施設入所者等のマイナンバー使用について

質問

いつもお世話になっております。

社会福祉法人で人事労務事務をしているものです。
当法人の職員のマイナンバーについて管理責任者をしています。

さて表題の通り、施設の利用者のマイナンバーの運用で困っております。

現在のところ、入所の方のマイナンバーについては各事業所で未開封のまま金庫で保管しております。
先日、現場の職員から利用者のサービスの更新の書類？（この辺り詳しくありません。。）でマイナンバーの記載が必要だ、ということで問い合わせがありました。
おそらく今後も各種申請書等において利用者のマイナンバーの記載が必要になってくるかと思います。

いま検討しているのは、
利用者の保護者に対して「マイナンバーを施設で管理し、必要によっては代理で使用させてもらう」といったような旨の同意書を取ろうかと考えておりますが、はたしてそれが適切なのか。
他にご助言・実例等ありましたらご教授ください。

回答No.3

drum_KT

＞利用者のサービスの更新の書類？（この辺り詳しくありません。。）でマイナンバーの記載が必要

とありますが、その書類（業務）は本当にマイナンバーが必要と「法律で定められている業務」ですか？　法律に定められていないのに勝手にマイナンバーを収集することはマイナンバー法に違反する行為として罰せられます。詳しくありませんで済ませずよく確認してください。私の記憶が確かならば、現時点では、社会福祉法人にマイナンバーの収集が義務づけられている業務はなかったと思います。

ちなみに、Google検索してみたところ、社会福祉施設に入居している方に届いたマイナンバー通知カード等をどのように扱うべきかを解説した税理士法人のブログを見つけましたので、よく読んでみてください。

マイナンバー解説◆第12回：社会福祉法人のマイナンバー取扱い[前編]
http://www.m-staff.com/personnelaffairs/mynumber_12/

マイナンバー解説◆第13回：社会福祉法人のマイナンバー取扱い[後編]
http://www.m-staff.com/personnelaffairs/mynumber_13/

回答No.2

kimamaoyaji

マイナンバーと言っても通知書ですよね、実際のカードは通知書をご家族が申請するべきものですから、ご家族にお渡しするのが常識です、またマイナンバーの番号は手続き上必要なので、コピーの同意書を書いてもらい、コピーを保管するのが普通だと思います、現物の必要性はありませんし（更新申請で必要なら家族からその時だけ預かれば良いだけ）、それに施設で持っていたら、マイナンバーカードの作成申請が出来ませんがどうするのでしょう、今後申請にマイナンバーカードが必要になると思いますが。

回答No.1

maiko0333

＞現場の職員から利用者のサービスの更新の書類？（この辺り詳しくありません。。）
いけませんね。これでは管理責任を問われますよ。
役所の担当に聞いてマイナンバーが必要な場合かどうかいちいち確認して
開示するようにしてください。
＞利用者の保護者に対して「マイナンバーを施設で管理し、必要によっては代理で使用させてもらう」といったような旨の同意書を取ろうか
これは必要でしょうね。
しっかり必要な場合とそうでない場合と分けて管理できるようになってください。