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オフィスの書類管理でいい方法ありませんか？

2004/06/04 23:03

うちの会社は整理整頓にこだわっていて、年々過激化しています。たとえば、ひとつのファイルがあったとして、そのファイルを誰が見ても、どの棚のどの列にあったものかをわかるように、棚番、段、列をラベルで表示しないといけません。 9A-5-2(9階のA棚5段目左から2つめという意味）しかし、そのシステムも行き詰っています。というのは、その場所にずっとあるようなファイルならばいいのですが、量が増えたために棚を移動したりとしているうちに、その表示も変更しなくてはならず、あまりにも手間なので、あってないようなものになっています。ちなみに、ｗｅｂ上で管理するという方法も平行して取り入れているのですが、ラベルも張替え、ｗｅｂ上でも変更しとさらに手間になっただけで、ｗｅｂの方もあってないようなものになってしまいました。新しいアイデアが出ないうちはそのシステムが続けられるのでなんとかいいアイデアがないかと思い相談させていただきました。うちの会社はもっと画期的な手法で管理しているよ。なんてことありましたら、教えてくださいよろしくお願いします。

noname#9776

財務・会計・経理
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yko_
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2004/06/04 23:55 回答No.2

こんばんは！折角の整理整頓もその作業の為に時間が膨大にかかるならば本末転倒ですね。(^^;) お察しします。頑張ってください！！基本はスキャン→PDF化でしょうか…。各メーカーで色々なタイプのものが出ていますが、規模や内容によって値段も様々なので体験版等をご利用なさるのが良いかと思います。少し知っている例をあげておきます。 >楽々ライブラリ<PFU> http://www.pfu.fujitsu.com/products/raku2library/index.html >Ridoc<ROCOH> http://www.ricoh.co.jp/ridoc_ds/rds/option/rdr_shien/ >DocuWorks<Fuji Xerox> http://www.fujixerox.co.jp/soft/docuworks/ #ちなみに今の職場ではコピースキャナ複合機なのでそのメーカーのものが採用されております。

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kiriku
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2004/06/05 02:06 回答No.3

「文書管理」というキーワードで探せば、たくさんの製品や事例が出てきます。 1)紙のままの管理　コクヨ等でファイリングのコンサルなどもやっています。 2)電子化　XEROXやリコーなどが、コピー機(スキャナ付き)で文書を登録するシステムを扱っています。 IT系の会社の文書管理システムより安直に実現できるかもしれません。文書管理システムは、あまり細かく規定を設けると、実運用がついていかなかったり、かえって管理コストが増大するケースを良く耳にします。全社で画一的に管理するよりも、文書再利用の目的(法定保存用、修正改版が多い,めったに見る事はない、など)に合わせて管理の仕方を変えたほうが、現実的な運用ができるのではないでしょうか？　また、ITを使う場合でも書誌情報のみパソコンで管理して、検索すると該当するファイルの背がLEDで点滅して、どこにあるか判るといったシステムまであります。いろいろなパターンで、検討されて自社の実態にあったものを導入される事をお勧めします。体験版等で、操作性などを確認されるのももちろんですが、具体的に運用をどうするのか提案して貰い、自社に合うかどうか検討する事も重要です。参考URLは文書管理ソフトのリンク集です。