紙書類をPCで管理したい

質問

こんにちは。

省スペースと検索の高速化を図るため、会社にある過去の紙資料をスキャナでPCに取り込み管理することになりました。コピー機はXEROXでPC（WinXP）には付属ソフトであるDocuWorksがインストールされています。

現在会社の棚には、各ユーザー毎に1つのファイルがあり、ユーザーへ納めた製品の関連書類をファイルしています(A4～A3、約200～500枚)。又、その中にも10以上のインデックスがあります。

希望としては、現状と同様に各ファイル毎に閲覧できることはもちろん、様々なキーワードを設けファイルの枠を超え必要書類を直ぐに引き出せるようにしたいのです。また各支店ともネットワークを繋いで同じ環境を作ることも考えています。

自分なりに調べているのですがイマイチいい案（ソフト）が見つかりません。よろしければアドバイスをお願いしますm(..)m

回答No.3

dokosoko2 · ベストアンサー

No.2です。

PDF加工・編集・抽出等できるフリーソフトです。フリーでも
この程度はできます。有料なら当たり前のようにできます。
http://freesoft-100.com/pasokon/pdf_editor.html

＞各ファイルや書類への関連付けというのは市販のソフトで可能なのでしょうか？

一般に言う「関連付け」は、拡張子に対して行われ、編集、開く等の
アクションが自由に設定、カスタマイズできるという意味で、書類
、ファイル毎に関連付け云々ではないですし、Windowsだけで可能。
http://support.adobe.co.jp/faq/faq/qadoc.sv?212949+002

大抵のことは、DocuWorksで出来るはずですが、ご自身も使いこなせ
ない、そういう人がいないという状況ではないですか？
ネットワーク、情報等を管理する部門や責任者はいないのでしょうか？

それ相応でない人が陣頭指揮とると現場は混乱するだけですので
情報通信管理に長けた人材を採用するか、外注に任せるのが現実的に
思えますけど。

お礼

全く仰るとおりで、PCに詳しいものは居るものの、ファイリングシステムに関しては皆ゼロからのスタートですので大いに困惑するものと容易に想像できます。システム導入と外注に関する経費は確保できていますが、正直なところそう難しいことではないと軽く考えていたのが実情です。紙をPDFにして規定フォルダに入れてそれを関連付ければいいんじゃないの？という具合にです。

まずは早期にソフトを導入し取り組んでみます。

ご提供いただいた参考HPはとても参考になります。

アドバイスありがとうございます！

回答No.2

dokosoko2

＞各ユーザー毎に1つのファイルがあり、ユーザーへ納めた製品の関連書類をファイルしています(A4～A3、約200～500枚)。又、その中にも10以上のインデックスがあります。

多分、量の多さと整理・スキャンする作業で疲れているのでは？
とても地味な作業なんで心中お察ししますが、一度きりだと考えれば
コツコツやるしかないです。

インデックスの内容は、修理、メンテ、作業内容や納品状況等が
記載されているのでしょうか？
業種が不明なので何とも言えませんが、ファイリング自体は
合理的で誰が見ても見やすければ、そのまま地道にスキャンするのが
いいので、保存する際、ページやファイル名に配慮すれば検索して
探せるのでいいと思います。
PDFにすると、A4に統一でき、必要に応じて拡大・縮小、データや
数値のコピペができ見積もりやその他で再利用しやすいです。

画像として保存するなら、漫画や本をめくるようにできる
フリーソフトも多いので案外重宝します。
「マンガミーヤ」というフリーソフトを愛用していますが
現在公開していないようです。（再配布は各所でやってます）
http://www.geocities.jp/comicview7/

お礼

仰るとおりでスキャンが大変であることと、もし毎頁に図番を入れるとしたらそれは気の遠くなる作業になりそうです。

No.1の方へのお礼にも書きましたが、各ファイルや書類への関連付けというのは市販のソフトで可能なのでしょうか？また、技通などで仕様の変更があった場合、以前の書類全てにそれを注意書きのような形で反映させることはできるのでしょうか？あくまでもPDFなので書き込みが出来ないものと思いますが…

フリーソフトもいいですね。ただ遠方の他支社との情報一元化も視野に入れているので、相応の機能が必要になりそうです。

アドバイス有難うございます！

回答No.1

mk48a

DocuWorksでできると思うのですが、何か足りない機能があるのですか？
http://www.fujixerox.co.jp/soft/docuworks/overview.html

お礼

例えば色々な検索項目を設けたとして、更に項目から項目、ファイルからファイルへとジャンプすることは可能なのでしょうか？私の感覚としては、そのような環境を整えるには、HP作成のように全ての資料に「関連付け」を施さないとならないと思うのですが、DocuWorksでも可能なのでしょうか？自分でも踏み込んで調べてみますね。

ご回答有難うございます！