会議の議事録作成方法

質問

初対面の人ばかり30人程度が参加する会議（討論会）の議事録を作成するとき、後から誰がどのような発言をしたかを明確に記録するための良い方法はあるでしょうか？
議事録をとる側は、録音は可能です。座席表があり、会議場でどの人が発言しているかを現地で確認することができます。

回答No.1

hue2011 · ベストアンサー

議事録チャートを作ります。

表形式になっている用紙をつくります。Excelでつくれば簡単でしょう。
縦が時刻、横が発言者というかたちです。

　時刻　　山田　田中　鈴木　小野　山谷　篠原　・・・

というようなタイトルの表だと思ってください。
座席表と対応できるように人間は並べましょう。
枠は幅も数文字ぐらいあればいいし、1行だけ記載できればいいです。
30人参加であれば、ヨコに全員並べるためにはそんなに広い枠は作れません。

そして、会議が始まったとき、この用紙に記載を始めます。
誰かが何かいったとき、時刻（普通は時表示は不要。分表示だけでいい）を書いて、発言されたことが判別できる短縮文字を書きます。

たとえば、10時25分に発言したのが鈴木課長だとすれば
「複数部署がどうしてもかかわることになるし、ここに居ないサポート課の意見も聞かなければいけないのではないか。むかしこれこれのことで問題が起きたことがあり・・・」
というような発言があったとすれば、
25　部署間
というように記載します。
「25」は時刻欄、「部署間」は発言者欄の当人名の場所に書きます。

これが議事録の枠になります。
録音しているのであれば、書き写すときに、10:25　鈴木　複数部署の意見を聞き取ることが必要ではないか
というように具体的な聞き取り内容のまとめを割り付けていきます。

こうすると、中途から参加した人、中座した人の場合でも枠に「入室」「退室」とかいておけますので、取締役議事録だとか株主総会議事録にも対応可能です。

お礼

ありがとうございます。教えていただいた方法でうまくいきました。