仕事で作成する資料やメールの日本語の間違い

質問

管理職ですが、資料の日本語がおかしいとよく指導されます。
管理職になってまだおかしな日本語で文章を作っています。
読み直しているのですが、あとでみると確かに意味が通らない文面になっています。
何回もあるので、指摘されるたびに落ち込んできます。　自分では読み返しているのですが
何か良い方法がありませんか？

回答No.4

gisahann · ベストアンサー

・既成のひな型を出来るだけ利用する。

・相手の立場になって疑問点がないか読み返す。

・文や文体の形式（結語の言葉）を統一する。

・（思いの重点はどこか）人の作ったものと比べてみる。

お礼

回答ありがとうございます。

相手の立場に立って疑問点を確認してみました。
そもそも、考えが足りないのか、疑問点が見えてきました。
このままでは、まずいと思い、修正しました。

少し落ち着いて相手の立場にたって見直すことの大切さを
忘れていた気がします。

ありがとうございました。

回答No.3

畑山 隆志（@deltalon）

5W1Hのチェックを必ず行う。
　基本として（ビジネス文章は特に）単文を積み重ねるもの。なので読み返して5W1H（いつ、どこで、だれが、なにを、どんな風に、どうする）ということが読み取れたらOK。

　それと書き手（つまりアナタ）の視点を崩さないこと。作家のスチィーブン・キングも言ってますが、要するに「主語に責任を取らせろ。」ということ。

　このサイトの他の分野、「国語」とかにあたってみたら、もう少しわかるかも。

お礼

回答ありがとうございます。

今日、資料を作りながら、落ち着いて資料を見直してみました。　
自分の視点を崩さないこと。　少しわかった気がします。

ありがとうございました。

回答No.2

hanabutako

普通に考えると次の3点くらいでしょうか。
1. 勉強をする
2. 社内の方に校正をしてもらう
3. 校正機能が付いたかな漢字変換ソフトやワープロソフトを使用する

勉強の仕方にも、書籍などで勉強する方法、講座を受ける方法があると思います。
自分が受講したことはありませんが、日経新聞など様々なところがビジネス文章の書き方の講座をやっています。そういうところで受講して実際に自分の文章を直してもらうというのが、まず勉強になると思います。費用や時間を書けるのが難しい場合はロジカルシンキングなどについての書籍で文章のまとめ方を勉強すると良いと思います。

社内の方に校正をして貰う方法については#1さんの回答で述べられているのでここでは触れません。ただ、これをする場合に大事なのは間違いを指摘された時にちゃんとお礼をいうことだと思います。相手が間違っているように感じても「自分は間違っていない」という態度ではなく、「よく教えてくれたね」と感謝する態度で常に接しましょう。あなたが強情な態度を取っていたら、あなたに叱責されるのが嫌で、誰もあなたの間違いを指摘したいとは思いませんから。

Wordや一太郎を使っていなかったら知りませんが、これらのソフトには日本語の校正機能が付いていると思います。文章を書くときにワープロソフトで書くようにするとその校正機能で見つかる程度の簡単な間違いは見つかると思います。
また、回し者のように思われそうで恐縮ですが、日頃から文章の誤植をチェックさせるという点ではATOKを使うのも手でしょうね。常に指摘してもらえるわけではないので、過信は禁物ですが、簡単な間違いはこれで見つけられますので。多少お金がかかりますが。

というわけで、勉強をしてスキルアップし、人やソフトに校正をしてもらうことで日本語がおかしい文章を書くことは無くなると思います。
頑張ってください。

お礼

ご返事ありがとございます。

やはり、勉強ですね。　論理的思考など現在よく言われますが、まとめ方を一度勉強し言葉の意味も
よく考えて書くように心がけていきます。　やはり、もう少し深く考えないといけないんですね。

考えていないと、いつも感じています。

ありがとうございました。

回答No.1

hiwhr34

こんにちわ。
若輩者ですがコメントさせていただきます。

改善策としては、部下に資料チェックを依頼するのはどうでしょうか？

(1)文章表現チェック
「意味が理解しにくい場所があれば教えて！」、と依頼可能かと。

(2)文章表現の修正
「修正案を書いておいて！」と言っておけば、文章修正の作業負荷を減らせると思います。

(3)内容教育
業務としては、部下が資料内容を理解するための教育の一環である、とすれば良いのではないでしょうか？
その後も話が通じやすくなりますし。

以上、長文失礼しました。

お礼

早速の回答ありがとうございます。

部下に資料チェックさせる発想はなかったです。

確かに育成目的なら本人も納得してくれると思います。

ありがとうございました。