デジタル化した資料の整理

質問

お世話になります。

事務系の仕事をしておりますが、紙の業務資料のデジタル化が
進んでおり、これを、(1)案件が発生した年月別(2)事案を担当した部局別(3)個々の事案の
名前-の３通りで検索できるよう整理したいのですが、なにかよい方法はないでしょうか

資料は
ワード
エクセル
ＰＤＦ
メール
が混在しています。ＰＤＦがあるとワードやエクセルと一緒には検索できないと聞きました。

文書管理は素人です。分かりづらい箇所ありましたら補足いたします。
慣れていらっしゃる方、アドバイスお願いいたします。

回答No.1

10momin · ベストアンサー

(1)エクセルで新たに表を作りハイパーリンクでリンクさせるのはいかがでしょうか？
※ハイパーリンクはリンクしたいセルで、右クリックすれば下の方にハイパーリンクと言うのが出てきます。

(2)すべてPDFに変換する。
変換時に保存名統一(yyyymmdd_部署名_個々の事案の名前)にして
起案された月ごとに保存(格納場所：2013年＞1月など)

(3)後々、検索しやすいようにするのであれば(1)と(2)の方法をMIXして管理するのが一番いいかと思われます。
【方法】
エクセルでまず管理元帳などの表を作る
↓
今混在している資料はすべてPDF保存する
（注意：その際(2)の時のように格納場所をはっきりさせた方が分かりやすい）
↓
管理元帳の案件別に、PDF資料をハイパーリンクさせる。

(3)の方法だと、作業が多くなり大変ですが完成すると、いろんな人が管理元帳で検索する事が出来るので便利かと思います。
資料の管理や整理は大変ですが、頑張ってください！

お礼

詳細にありがとうございました
お礼が大変遅くなりすみません
すべてをPDFにするというのは…なかなか難しいかもですが、
管理原簿のようなリストを作るのは
便利ですね
検討します

回答No.2

畑山 隆志（@deltalon）

あらゆる資料を一カ所にまず集める。
　一つのサーバー、一つのハードディスク。何でもいいので、とにかく置き場所を集中する。

　そのうえでファイル名を工夫して保管すれば、その置き場所を検索するだけですぐに引き出せる。

　ファイル名の命名の仕方。
　「日付」を先頭にして、あと「ファイル名」「部署名」と続くと分かりやすい。
　例
　「20131026第1課9月分営業記録・営業部」最後に部署をおけば目で追いやすい。

　ファイルの変換やリスト化など手間のかかることは後回し。とりあえず集中させて、検索できるようにする。
　それから会社と相談してリスト化するなり、変換するなりする。

お礼

ありがとうございます
お礼が遅くなってすみません！
ファイル名の付け方はポイントですね
さらに研究します