>題名：参考になるオススメ本
の質問は消されてしまったようですね。私は、少し書いて、所要でパソコンから離れていたら、なくなってしまっていました。ここの掲示板を頼りにしている限りは、当分、上達は期待できないのですが、少し思いついたことを書いておきます。
私は、 藤田栄一さんという人の貿易の300例文が載っている本を持っていましたが、今は絶版な上に、この本はほとんどお飾りでした。安心の材料のようなものです。良いと思った本もありますが、どれも古くて絶版になってしまっているので、それ自体は、ご紹介できそうにもありません。
長年、貿易をしていた者のアドバイスとして、丁寧な、とか失礼のない英文とかは不必要だと思います。昨今は、英語ができる方が多いように思いますが、その割には、さっぱり要領を得ないように感じています。大事なことは、理路整然としたモノの考え方を伝えることです。#1でいう、「シンプルに徹する」ということです。
「調べてみたが、あなたの指摘した部分は、間違いであったが、自分たちは、こういうミスを発見した。だから、こうして見て調べてほしい、すみません。」
というような論理って、変だと感じませんか？
通常、「正しく直したので、これで検証(check)してほしい。」とだけ言えばすみます。
なぜ、そのような問題が起こったのか聞かれたら、その内容を教えればよいです。
Excel Fileについては、お互いに約束事が出来てない限りは、相手に最初に送ったフォームと同じものを送るなり、テキストファイルにして、メール上に貼り付けるなり、PDFで送るというのが普通だと思います。
貿易の英語は、いかにもツッケンドンに感ずるかもしれないけれど、一番いけないのは、日本文を英文に直すことだと思います。もちろん、英語に腕のある人は、それなりの文章は書けるでしょうけれども、私は、国内営業の延長のように考えて文章を書いてはならないと思っています。日本人は、何も問題がないのに謝罪の文言を入れれば、相手の感情を害さずスムーズに進むように思っていますが、そんなことは関係ないと思ってください。
#1の方がご指摘のように、「同僚や先輩のメール」を参考にすることと「相手側の文面」をよく読むことだと思います。もう私は現役ではありませんから、良い書籍などは分かりませんが、相手の反応が思ったようにならないことも勉強の一つとして、"On The Job" で学んでいくしかありません。
ただし、相手側の文章の中には、意図して底意地の悪い内容のものもありますから、そういうものは要注意です。相手のミスに乗じて、値引きなどを交渉する引っ掛けのようなものもあります。また適当なことを言って、支払わない業者や再度商品を送らせるような内容のものもあります。
さて、私自身は、学校を卒業して、すぐに貿易の仕事を任された時に、高校生が使うような英和辞典（三省堂-New Crown)をよく使いました。それは、簡単な例文が多く載っているからです。和英辞典は使い物にはなりませんでした。凝った言い方や難しい言い回しは不要です。また、貿易英語の短文集を用意すれば、通常は困りません。たぶん、私の持っている本も絶版でしょうから、大きな本屋さんで探してみてください。
なお、貿易手続きは、きちんと抑えておいてください。ご質問者さんは輸出業のようですが、貿易用語は当然のことですが、相手の輸入手続きをどのようにするかぐらいまでは、想像できるようにしてください。万が一、トラブルがあった時に説明がしやすいです。
>仕事は海外との輸出入の業務です
大会社でもなければ、輸入担当は、輸出とは違った知識が必要になります。本当に小さな会社でなければ、両方同時というのはありえないし、よほどのベテランでないとこなせないと思います。もし、両方なら、当分、一本に絞らないと混乱してきます。
