職場の歓送迎会 初幹事

質問

職場で初めて歓送迎会の幹事を初めて任されました。
退職される人一人（年齢近い）とインターンの学生さん一人がゲストです。

私自身、年齢は30を超えているのですが、いわゆる飲み会には数年に１回しか出たことがありません（いわゆる下戸です）。いい経験になるから、といわれましたが、少々気後れしています。

いろいろな手配方法がネットや本で出ていますが、不慣れな人で本人が気づきにくい起こりがちなミスはどのようなことがありますか。

会場に、チェーン店を選択するひとと個人のお店を選択する人がいますが、どのような理由で選択していますか。

また、メニュー選びなどは事前に隠れて食事に行くなどして下調べはみなさんされているのでしょうか。

以上、どうかよろしくお願いいたします。

回答No.3

hiromi_45 · ベストアンサー

他の人の書かないことで注意することは　お店のキャンセルや人数の変更が可能かどうかです。
一定人数の場合（例えば１０人以上とか）、お店によってはキャンセルは２週間前まででそれ以降は半分ないしは全額（一週間を切った場合）のキャンセル料が掛るとか　人数の減も同様に取り扱うとかです。
ココでの質問にも　直前の欠席連絡があり　そのキャンセル料をだれが負担するで　社内で揉めたという事例もありますので、キャンセルについてはしっかり確認しておくとともに、社内で案内するときにも○日前からの欠席連絡にはキャンセル料を負担してもらうことを書いておきましょう。
それと、記念品代と２人の飲食代については、参加する社員の飲食費とは別に書いておき　参加の有無にかかわらず全員から貰うようにしたらどうでしょうか。
例えば
　記念品代等１０００円（参加の有無にかかわらずお支払いください。）
　会費　５０００円（参加者のみ　ただし○○日以降に欠席連絡の場合はキャンセル料の関係で全額（ないしは半額）をお支払い下さい）
なお、会社が全額負担したり　社内共済会（社員と会社の積立金）から全額支出する場合は　これらの心配はいりません。

お礼

ありがとうございます。
>お店のキャンセルや人数の変更が可能かどうかです。
幹事の人がちょくちょく電話をしているのを見たことがあって、大変だなあと思いました。
急に休む人がいても、仕事だからしょうがないのですが、何とかやってみようと思います。

回答No.4

hkinntoki7

結構な回数、幹事の経験があります。
　会社によるので当てはまるかわからないので参考まで。
　まず、会場選びですが飲み放題付きのコースプランが楽で良いです。飲み放題がついていないと資金ショート起こすことがありますから。下見はする必要ないです。また、必ず個室を予約すること。
　会費は役職に応じて設定して女性は安くしてあげる。で、退職者へのプレゼント代は参加不参加関係なく職場全員から徴収するのが良いです。それと、仕事で当日欠席や大幅遅刻する人もいるので、集める会費は二人分くらい余るように設定するのがよいです（プレゼント代以外は取りません）。余ったら二次会費用に充てるか、翌日、会費額に応じて返金するのがいいでしょう。
　宴会当日、幹事はホスト役に徹すること。参加者の飲み物に気を配り、飲み物がなくなる前にオーダーするか、ボトルを頼むのなら割り物を作ってあげましょう。
　最初に幹事から開催宣言、次に一番偉い人から最初の挨拶、乾杯の挨拶は三番目に偉い人、お開きの挨拶は二番目に偉い人に頼む。最後に幹事からお開きの宣言で〆ます。
　贈り物を渡すのは一番偉い人、贈り物を贈った後に退職者に挨拶をさせること。贈り物贈呈は乾杯してから２，３０分後くらいかな。その後、インターンの方に挨拶させる。時間に余裕があるなら参加各人から退職者・インターンの方への自己紹介を述べさせるのも良いです。
　頑張ってくださいませ！

お礼

ありがとうございます。
流れがわかって安心しました。
やはりいろいろ経験しておかないと、あとで困るんですね・・・。

回答No.2

yuklamho

慣れないお役目ご苦労様です。
大事なことは、頑張らないことです。無難にこなすことだけを考えた方が良いです。いい経験になると言われたのはそういうことです。

１）予算は今までの慣例に従う。
２）その予算に見合った近場のお店を探す（オシャレなお店とか行ってみたったお店とかはダメです！）。
３）上司と退職される方の都合のいい日を訊いてその中から日にちを選ぶ。
みんなの行きたいお店とかみんなの都合のいい日なんて聞き出したらもう収拾着かなくなります。

送別会なら、宴会費と送別品（と寄せ書き）のお金を別々に集めても良いですね。そうすれば、都合が悪くって参加できない人も送別品の方は出してくれるでしょうし。

４）会のはじめか送別品を渡す時に上司に挨拶してもらう。

『チェーン店を選択するひとと個人のお店を選択する人がいますが、どのような理由で選択していますか。』
中にはチェーンのお店を嫌がる人もいますが、料理やお酒がそこそこ十分にあればどちらでも良いと思います。

『メニュー選びなどは事前に隠れて食事に行くなどして下調べはみなさんされているのでしょうか。』
そういうお店はデートの時に行ってください。職場から歩いて行ける普通の居酒屋でいいのです。ビヤガーデンとかでもいいと思います。下調べと言うか、店に行って打ち合わせはした方がいいと思います。

やってみると分ります。あなたがあれこれ考えるほど苦情が多くなります。ポイントは奇をてらわず無難にこなすことです。いいお店に行けば食べ物や飲み物の量が自ずと少なくなりみんな帰ってからもう一度晩御飯を食べることになるのです。それでは意味ないでしょ。もしかしたら勝手に追加注文されてしまうかもしれないし（誰が払うの？）。それにいいお店って人によっても分かれるし。みんなが満足することは無理です。だから、どうしても意見や希望を聞きたいのなら送別される人や上司にだけ訊けばいいです。

お礼

ありがとうございます。
>みんなが満足することは無理です。だから、どうしても意見や希望を
>聞きたいのなら送別される人や上司にだけ訊けばいいです。
そういうコツがあったのですね。
確かに、招かれる方が満足してもらえるのがよいとおもいます。

回答No.1

ele_sheep

＞本人が気づきにくい起こりがちなミスはどのようなことがありますか。

進行を全く考えておらず、挨拶も何もない
→全体の流れぐらいは考えておきましょう

もしくは、唐突にムチャぶり
→挨拶をお願いする人には一声かけておく

お礼

ありがとうございます。
>もしくは、唐突にムチャぶり
そうですね。気をつけて準備したいと思います。