同窓会の開き方

質問

ネットで同窓会の開き方を色々調べましたが分からない事だらけです。皆様の意見をお聞かせください！詳細は以下の通りです。

お世話になった担任の先生が来年の３月で、定年退職を迎えるので先生を喜ばせるのに同窓会が良いのではないかと考えました。
幸い先生は自分達が入学した時に赴任してから離任せず、私が卒業してから今も同じ学校にいます。

私は正社員で子持ちの主婦をしてるのでフットワークは重いし、事務職だし会社の幹事をやった事はある位です。
同窓会名簿はなく、前回の同窓会はチェーンメールのような形でお知らせが来ました。
しかも幹事が親しくない方だったので私は参加しませんでした。

１．どうやって参加者の住所を確認するべきか？卒業した学校に聞くのも有りかと思ったが、仮に名簿借りれたとして、コイツなんで俺の住所知ってるの？と思われてしまうし個人情報に厳しいから簡単に教えてくれないだろうし教えたくない人もいるだろうし。
mixiに自分達の代の○○期のトピがあるが参加者が偏っている。ネットで呼びかけたとしても全員は難しい。メールも同様。

２．仮に名簿が出来たとして往復ハガキを出すとしたら自腹？
会費にハガキ代を上乗せしたとして送付した全員が参加するわけじゃないから一定に設定出来ないから難しい？

３．参加者が仲良しグループにならないように幹事補佐を募りたい。とハガキに記載するべき？でも案内状のフォーマットにそんなまどろっこしい事は記載されてない気がする。

４．来年の３月までの期間、いつに日程を設定すべきか？(季節や曜日、時間)
3月・4月・12月・1月は歓送迎会や忘年会があるので集まりやすい時期にしたい。

５．当日ドタキャンした人が出たら参加費は徴収出来ないから、ドタキャンした人数に関わらず出席した人達からひいて良いものなのか？でもそれだと会費と別途になるから皆、気を悪くするかな。

６．二次会三次会はどのようにすれば良いのか？同窓会を昼間に設定して夕方以降にカラオケや居酒屋等を手配しておくべきなのでしょうか？むしろ案内状に二次会や三次会の事も記載するべきでしょうか？

補足
田舎じゃないので地元付近にいる人が多数だと思います。幹事代行も考えましたが、自分でやればタダだしこうゆう事嫌いじゃない(ウガーって頭抱えるけど)‥

どうするべきか知恵を貸してください！
宜しくお願い致します。

回答No.1

noname#108157 · ベストアンサー

同窓会ですか。いいですね。
規模にもよりますが、まず、同窓会実行委員会を作ります。
これは特に役所への届け出はいりません。
会長1名、副会長1名、会計1名、委員に約10名。
この同窓会実行委員会発足の旨の書類を母校の現校長に渡し
了承をとって下さい。そうでないと名簿を借りる事が出来ません。
名簿の取得は原則的に原本を借りる事になりますが
その為には会長、副会長の署名と印鑑が必要になります。
ちなみにコピーは出来ません。
そして本人が名簿の確認をしなくてはなりません。
往復はがきやその他の必要経費は全て会費に含めるのが一般的です。
大規模同窓会ではホテルでの立食バイキング形式がドタキャンされても
赤字にはなりません。逆にお金が残ります。
二次会三次会は披露宴とは体質が違うので有志による
参加希望者での割勘で行うのが通例です。
市区町村、各自治体によっては「助成金」が出る所もあります。
まず、大きな組織作りから始めないと進みません。
私も再来年500名近くの同窓会の副会長をしていますが
もう、去年から動き始めています。
40周年記念同窓会なので去年一年で出来たのは絞り込みだけでした。
小さな同窓会なら卒業文集の名簿からでも住所は解るでしょう。
ご参考までに。

お礼

細かい情報を経験者と方に聞けて大変助かりました！有り難うございました(^_^)
500名はすごく大変だと思いますが頑張って下さい！

回答No.2

gh123-2009

＜来年の３月までの期間、いつに日程を設定すべきか？(季節や曜日、時間)
＝開催日時は結果的に幹事独断でいいんです。（自分らの都合の付くとき）
ただ、先生が主賓ですから先生のお休みの日、
寄ってくる人はｍ地方に帰って来ることがあるとすれば、連休前後か土曜日。
３月や４月は移動で頭が回らないないから、真夏は汗を多くかくから辞めた方がよろしい。
時間は、通常遅めの昼食で会場的には時間延長。　それから２次会？
（飲み食いの時間よりも、おしゃべりの時間を確保すること。
少人数ならスナックなどを借り切る（料理は持ち込み品も）手もあります。
連絡先は初めから皆にと考えずに、判る範囲で口コミあり。
会費は少し余裕を持って見込んでおき＊、
余れば返すか積み立てに金額次第。
（＊先生への記念品も考えても良いのかもわかりません）

＜参加者が仲良しグループにならないように幹事補佐を募りたい。とハガキに記載するべき？
＝参加募集の前に解決をしておく問題です。　
補助は人数によりますが２－３人位かな。
（受付＆名簿整理・代金徴収＆会計・会場雑務等。連絡・交渉の主役は正幹事です。）
集まった人の顔が変化してわからないようなときのために、名札など作っておくとよろしい。

お礼

()に補足が多々あって大変参考になりました☆rayさんと回答とgh123さんの回答合わせて知りたかった事が全部、分かったので助かりました！有り難うございました(^_^)