歓送迎会で幹事をやります。

質問

歓送迎会で幹事をやります。初幹事で要領が解りません。

まず,私が2月が終わるまでに幾つかお店を選んで【プラス同僚に相談】主役に選んで貰って決めようと思ってます。

宴会様の部屋を見て料理を見て選んでますが,実際に食べた事が無いお店を選んでます。

3月の2,3週目に開く事になると思うのですが,この決め方で間違って無いですか。
皆に掲示する時期はいつぐらいが適当ですか。

回答No.2

cocoro6_6v

1.まず歓送迎会に出席することになるおおよその人数を数えます。どの範囲まで声をかけるかは、部長に相談して決めます。
2.同僚、また前回の幹事に、おすすめのお店を聞いておきます。また、主役に｢何が食べたいですか｣と聞いておきます。女性はおいしいお店のことはよく知っている場合が多いです。
3.職場の近く・出席する人全員が一つの部屋におさまる・宴会場は座敷でゆったり座れるか・費用は比較的安くておいしいか・交通の便がよいか、などを店選びのポイントにします。
4.店を決めたら早めに仮予約します。予約する時会社名は出さず個人名で予約します。（全キャンセルになった場合決まりが悪いからです）
5.3月に入ったらお知らせを作り、周知し、参加人数を把握します。
6.人数が決まったら、おおよそ1週間前に店に人数をお知らせします。また追加・キャンセルはいつまで可能かを聞いておきます。

大雑把ですがこんな感じです。
あと当日は幹事は集金と司会進行があります。また、送る人にプレゼントを用意したり、主役は無料にする（残りの人で頭割りして）などしてください。プレゼントを渡すときに参加者一人ひとりに送る言葉を言ってもらうといいですね。
カンパイの音頭と最後の言葉は一番職位の高い人に頼んでおきます。大人数の歓送迎会でしたら、｢あいさつお願いしますね｣と事前に頼んでおくのが良いでしょう。

お礼

1,関係がある外部の方達で誰に声をかけるか上の皆に聞いてみます。
4,個人名で仮予約ですね。有り難う御座います。
5,1か月前ぐらいですね。
6,予約決定時期や変更がいつまで出来るか聞いてみます。有り難う御座います。

回答No.1

natto5338

歓送迎会のやり方は、その会社によっても違うで、幹事経験のある先輩社員から教えてもらうのが一番間違いが無いと思いますよ。

参考になるかどうか分かりませんが、私の会社の場合は、幹事が店を探し、あとは上司と相談して日時と店を決定し、社員にお知らせを回しています。

店は幹事が行った事がある場合もあれば、ネットや雑誌で調べて見つけてくる場合もあります。

ちなみに、なぜ店を決める時、上司に相談するのかと言うと、うちの会社の場合は上司が少し多目に会費を出してくれている為、そんな上司に気を使い、最終的には上司に決めてもらうようになっています。

あと私が幹事で店を選ぶ時に気を付けているのは、以下の点です。

１.料理や飲み物のメニューのバリエーションがある程度多い店。
(例えば、魚介類専門店など特定の食材をメインに扱う店だと、魚介類が苦手な人は食べられる料理がなく困ってしまう為、肉、魚、野菜と色々な食材を扱う店をチョイスしています。)

２.出来るだけ個室を予約する。
(足が悪い方がいれば、堀こたつのあるお座敷が良いかも。)

３.駅が近く、帰りの交通の便の良い場所にある店を選ぶ。

あと、歓送迎会のお知らせをする時期ですが、私の会社の場合は、だいたい1ヶ月前、遅い時は２週間前という事もあります。

初めての幹事で大変だとは思いますが、頑張って下さいね。

お礼

有り難う御座います。上司に相談する事を忘れずに日程を決めて,後,主役が女性なので女同僚達にチョット頼ってみます。
2,確かに足が痛くなります。出来るだけ,堀ごたつがある宴会の部屋を選びたいです。
有り難う御座います。