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同窓会は往復ハガキでないといけないのでしょうか？
小学校時代の同級会を企画しています。 現在24歳で、おそらく初なのでは？ といった状況です。 もちろん、幹事をやってしまえ！とおもっています♪ でもまだ構想段階で、夏頃開催したい！と思って いろいろとしらべているのですが… よく、同窓会のお誘いを往復ハガキで、とありますが 同窓会は往復ハガキでないといけないのでしょうか？ といいますのも、 ・封書で送りたく、封書で返信してほしい （当日迄に、文集のようなものを作りたいので…） ・こられない人からは集金できないので、 あまり通信費をかけたくない （出席者に負担させるのも…とおもうのですが、 往復ハガキの場合ってこれは暗黙の了解なのでしょうか？） ・メールでの出欠も受け付けようかと考えている 等の理由があります。 どうか皆様のご意見をお聞かせ下さい！ よろしくお願いいたしますm(__)m
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小学校ではありませんが，専門学校の同窓会（クラス会）を幹事持ち回りで毎年夏ごろ開催しております。中学の同窓会もたまに開催されていますが，専門学校の場合は，かれこれ２０年近くも続いています。毎年恒例の年中行事になってしまいました。で，初回ということで，やはり一番は往復はがきがよろしいと思います。名簿の作成という観点からも。 私どもが幹事する場合は，クラス全員集まっても３０人ほどなので，２～３人で幹事をすることが多いのですが，次のような手順で行なっております。 (1)まず幹事会で開催日時と一人当たりの会費をきめておきます。これは，往復はがきなどの通信費を含んだ金額設定をしております。 (2)次に名簿を元に，「同窓会開催のお知らせと出欠確認」の往復はがきを全員に郵送します。 その際，返信用はがきには，返信者からの一言メッセージを記入してもらうようにしております。これは，開催当日，出席者全員に見てもらうためです。 (3)返信はがきが期日までに届いたら，開催場所などの詳細を幹事会で確定します。期日までに返信されない人には，直接，電話などで確認をとっております。 (4)出席と確認された人に対して，日時や開催場所を記載した案内を送付します。このときの案内状は普通のはがきです。中には，突然出席できなくなる人も多々いるので，その際には必ず幹事まで連絡する旨の文言をいれております。 (5)当日，開催です。開催当日に参加費を徴収しております。 (6)同窓会が終了して剰余金がでたら，これを次回開催時における通信費の一部として運用しております。 最初の名簿作りが一番大変かと思われます。同窓会の成功をお祈りしております。
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- toro321
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小学校の同窓会ってことなので、かなり時間が経ってるわけです。 同窓会よりも、名簿の整理を先に進めて、はっきりしてから、クラス会開いた方がいいと思います。 名簿の整理の時点で、不明者が1/３ぐらい出ます。 その時に、メルアド、URLを知らせて、その返事にメルアドを書いてもらいます。（往復はがきで） そしてクラス会の希望時期などアンケートとっては？ 開催通知は、メールアドレス知ってる人にはメールで連絡すれば、コストがかからなく簡単に行くと思います。 ちなみに、今回不参加でも、通信費を負担しますと言う方はいますから、一言添えておけば、会費が集まりやすいかも知れません。（ちなみに、私の高校では１０万近く寄付がありました）
お礼
ご回答ありがとうございました！ 寄付！？ すごいですねぇー！ それほど同窓会をやりたい！ っていうふうに なれたらいいとおもいます。 わたしも、初めての同窓会ですので 連絡先をしらべることと同窓会を企画することの 二段でいこうとおもっていました。 ちょっと時間かかりそうですけれど 頑張りたいと思います。 ありがとうございました！
#4です。 #4のお礼文を読んだのですが・・・。 １．２．の行程はとても無駄が多いような気がするのですが。 とくにせっかく往復ハガキを使うのに出欠に使わないなんて・・。 それに、これだと相手は2度アクションを起こさないといけないようですし、 メールアドレスを持っているにしてもWEBが見られる環境があるかは別ですよね。 まあ、その辺りうまくいくならいいのですが・・・ちょっと気になってしまいました。 それと、もしかしてみんなの開催希望日とかを聞こうと思ってます？？？ もし、そうならそれは止めたほうがいいです。 絶対、収集が付かなくなります。 希望日通りの人はいいですが、そうでない人は事情が解っていても、答えた以上、多少気分が悪いものですし、幹事のあなたも、どの方の希望を取るか・・・なんて、変な所で悩まなくてはいけません。 以前、10人程度で集まる会で幹事をした時、希望日を聞いてしまったが為に大変な気苦労をしたことがありますので・・。 もし聞くなら親しい人、数人に相談する程度にして、 決定した日時・会場を伝える方がうまくいくと思います。 余計なことかもしれませんが、ご参考まで・・。
お礼
再度のご意見、ありがとうございました！ 私自身はこれを機にまた開催できればいいなーと思っていますので、 連絡先を調べることと、同窓会を開くことをやや離して考えることは 無駄にはならないようにしたいと思います。 もしかしたら、往復はがき自体使わないかもしれないですー。 また、希望日はとるつもりありません。 同窓会は初めてでも、24歳ですので幹事経験はありますので。 ご心配ありがとうございました。
- yu-taro
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こんばんは。同窓会は往復はがきが良いです。 以前、電話でも誘いがあったことがありましたが、私はその誘いがあったときに、精神的にも、肉体的にもとても苦しい時期だったので出たくないという心境でした。 電話での誘いは断わりにくいですが、はがきだと断わるのも気が楽です。 当然、今でしたら同窓会があれば出たいですが、人によっては出たくない人もいますので、そういう方の気持ちを察するためにもはがきが良いと思います。 はがきを出して、返送されて引っ越したとかで届かない場合を除けば、出した同窓会の案内が相手届いているものと思いますので、それで出席か欠席のはがきが来なくても、出たくないという意思表示する人もいるでしよう。 幹事の人はなるべく多くの人に出てもらいたいものですが、人によって人生いろいろな出来事がある物ですので、この辺りはお察し下さい。
お礼
ご回答どうもありがとうございます！ なるほど、疎遠な間柄には往復はがきが丁度良いということですね。 断りたい人 のことはあまり考えていなかったもので （封書で通知しても、無視されるものかと。。） 欠席でも返信しやすい方もいらっしゃるということですね。 これから、連絡手段は 往復はがきとメールの二段方法にしようかと 考えてみたいと思います。 ありがとうございました！
やはり、相手に切手を用意してもらうってのは、 返答率はかなり下がると思います。 （このご時世、切手を使うことから遠ざかっている方も多いと思いますし） ですが、年代が24才ということであれば、かなりの確率でメールアドレスは持ってますよね？ どうしても、返信用の切手代が用意できないのであれば、やはりメールで返答可にしておいたほうが便利かと思います。 ですが、このご時世、メールアドレスにしても個人情報の一部ですので、メールアドレスを転用しないこと、名簿など作成しないことなどを明記しておいたほうがいいかもしてませんね。 その上でメールか、郵便か好きなほうで返答していただくのは？と思ったのですが。 あ、それともし、メール可にする場合は返答用のフォーマットを記載しておいた方がいいと思います。 ----------- 1.氏名 2.出席or欠席 3.良ければ住所・TEL 4.コメントなど ----------- など。 メールの場合、氏名を書き忘れる方などがいると思いますので。 参考になれば幸いです。
お礼
ご回答ありがとうございます！ 今のところ、２段階で連絡をとろうかな～と考えてきました。 １．往復はがきで連絡先（メアド）をきく この後、同窓会用のwebサイトを作るつもりなので メアドのわかっている人にはそのURLをメールで伝える ２．そのサイトと、メアドのある人へはメールでも（携帯とか） 実際に行う同窓会の決まりつつある詳細を発表、 出欠をメールで取る のようにいこうかなー と。 コメントを手書きでほしかったですが、 郵便だとやはり積極的にはなりづらそうですね。 ありがとうございましたm(__)m
- TT250SP
- ベストアンサー率41% (2393/5813)
なるべく相手に負担をかけない手段がいいと思います （あたりまえですが） 「切手はソチラで貼ってください」 …は敬遠されるでしょうねぇ。 雑誌のプレゼント葉書でも切手貼れと書いてたら 「そこまでして欲しくない」 …と思ったりしませんか？ 実は似たような経験がありまして、 30歳になった頃、いきなり中学時代の同級生が幹事となって、一通の封書を送ってきたわけです。 で、中身はレポートノート一枚（！）に、手紙のマナーや書式はまったく無視で、そりゃもう事務的に 「同窓会を発足しました。つきましては同窓会費として500円を以下の住所へ振り込んでください。 ○月×日までに返答がない場合は、今後一切の案内はしません」 …と、書かれてた訳です。 怒りがこみ上げてきましたけど、子供じゃないんで、500円と近況を書いた手紙を返信しましたが、その後10年近く経った今もなんら連絡も無いし、同窓会名簿も来ません。 要するに名簿を作る（のが本来の目的）為と、同級生全員への封書代金の為にわざわざ500円と返信手紙を用意「させられた」のです。 「言いだしっぺ」が犠牲になる必要はありませんが、集金するなら、その内訳はハッキリさせましょう。 そして、それを公表しましょう。 「ネコババ」されたと思われたら嫌でしょう？ 今の時代ですのでメールでも構わないとは思いますが 後々「言った・言わない」でもめる原因となりかねませんので、ちゃんと書式に残すか、FAXなどを利用した方がいいかと思います。
お礼
ご回答ありがとうございます！ ご経験拝見致しました。 ひどい話ですね！ なにか負担をして頂く場合には 言葉を尽くして説明をする必要があるということが 大変良くわかりました。 どうもありがとうございますm(__)m
- mauro182
- ベストアンサー率13% (55/396)
出欠のための往復はがき（この場合は封書ですから、たんなるハガキ１枚になりますね）を同封しない理由を明記すればいいでしょう。 急な場合は電話だけでも出欠の確認を取るという形もありなわけですから、往復はがきにこだわることはないと思います。
お礼
早速のご回答、ありがとうございます！ 理由を明記、それは名案です！ 心をこめて企画をできるように頑張りたいとおもいます(^-^)
補足
それがですね、実は 復信のほうの封書は、返信者に切手を貼ってもらえないかなー…などと。 やはりそれですと、ぐっと返信率が下がるものなのでしょうか。。
- bobio
- ベストアンサー率18% (28/155)
同窓会に出席したい！という人はどんな方法でも、返信してくると思います。 しかしながら、そういったことが、めんどくさい、嫌いだ、という人も必ずいます。 しかし、どんな人であれ、消息は把握しておきたいものです。 すごく性格が悪く、絶対に同窓会に来ないような人も、あの人はどこで何をしてるのだろう？？？と気になります。 そういう人でも、気軽に、とりあえず返事だけは出しておこうか、と思いやすいのが、往復ハガキだと思います。
お礼
早速のご回答、ありがとうございます！ そうですよね、やはり初回という意気込みもあり 出欠席にかかわらず、出来るだけ多くの方に返信いただきたいものですね。 往復ハガキはいつからスタンダードになったのでしょう。ううむ。
お礼
とてもとても丁寧なご回答、ありがとうございました！ 手順まで教えて頂いて、感激です。 これから作業フロー（笑）などつくるつもりでしたので 早速参考にさせて頂きたいとおもいます！ 毎年恒例の同窓会なんて、すてきですね！ そんなふうに、「次いつやるの？」って後につなげるような 同窓会にしたいとおもいます！ がんばりますっ(^-^) ありがとうございました！