事務・仕事がうまくできない

質問

最近、仕事でミスを連発して落ち込んでます。

事務職、23歳女です。
今の会社に入って1年半ほどです。

ミスの原因としては、

・周りが見えていない。
物事を一点だけしか見ないので、色々見落としやすいです。
請求書のある文章だけを読み、他に大事な文章があるのにそれを見落とし、変な支払いをしたこともあります。

・気が利かない。
上記の周りが見えていないことも関係していると思います。

・ものをなくす。
書類をなくすことがあります。以前、請求書をなくしかけたことがありました。ものをよくなくしたり、探し物が下手なのは小さい頃からよくありました。

・すぐ忘れる。
言われたことはすぐメモしていますが、メモができない状況で頼まれると、いつの間にか頼まれたことを忘れてしまっています。

ミスではありませんが、1ヶ月くらい前にやった仕事を思い出せなくて、先輩に呆れられたこともあります。

TODOリストを作るようになってからは、仕事のやり忘れは減りました。

しかし、自分のやるべき仕事に気づけないことも多くあります。

社会人というか、人間としてダメな私に何かアドバイスお願いします。

長文な上に稚拙な文章ですみませんが、よろしくお願いします。

回答No.2

doorakanai

事務4年目です。ほとんど回避出来る事です。

＞請求書のある文章だけを読み、他に大事な文章があるのにそれを見落とし
完成品をコピーして
請求日、納品日、宛名、相手先担当者名、自社担当者名、内訳、単価、税込税別
書いてるのは大体これぐらいですか。赤で番号をつけます。
毎回サンプルと照らし合わせます。この場合チェック項目は8。
電車の運転手さんのように、画面上(?)で指差し確認します。
私はハンコを押し忘れる時があったので、これにも番号をふった。

請求書の控えを保存していないのなら、スクリーンショットで保存します。
発送してしまったものはどうしようもないが、ここが抜けてた　と振り返る事ができるので
次回からは同じ事をせずに済みます。
弊社では請求書のコピーを控えとして置いておきますが
私は当月分のコピーを、客にもらったギラギラ光るクリアフォルダに必ず入れてます。

＞請求書をなくしかけたことがありました
No,1の方も書かれていますが、何をどこに置いた　と全て記憶するのは無理なので
置き場所を決めます。これは意地でも守ります。
何も覚えていなくても「自分ならこうする、ここに置く」という
パターンだけ分かっていれば、探せます。

＞メモができない状況で頼まれると、いつの間にか頼まれたことを忘れて
よくありますが、スケジュール帳やノートに必ず書きます。
決まったところに数時間書けなくても、そこら辺の紙にすら書けない状況が数時間続く
というのは、事務員にはあまりありません。
そこら辺の紙に殴り書きしたものを、後で決まったところに書き直します。

頼まれた時に「書かなきゃ」と思っていたら、一息ついて「さあ書くぜ　…なにを？」と
内容は忘れてしまっても、頼まれた事自体は忘れません。
頼まれた事そのものを忘れるのはマズいが「なんだっけ？」は許されるでしょう。

＞ものをよくなくしたり、探し物が下手
なくす人って何でもその場に放り出しています。手を放すのですね。
手放してしまったら、もうその存在は忘れてしまいます。
置き場所決める　と、そこら辺の紙に殴り書き　に通じるものですが
決めた場所に置いたら手放してもいいし、
決まったノートの側に置いてしまえば、もう殴り書きは手放してもいいのです。
そうでない限りは手放してはいけません。
あるかないか知らないけどポケットに入れるとか。

私は忙しくて殴り書きを数時間文字通り手に持ってて、手の脂がオッサン並みにひどいので
気付くと判読不能になってたりしますが、これですら記憶を辿るよすがにはなるのです。

＞1ヶ月くらい前にやった仕事を思い出せなくて
これはミスです。1回やったきりだもん　なんて言い訳は通りません。
一切を覚えていなかったら、先輩は呆れるでしょう。
「こうでしたっけ？ああでしたっけ？」程度でも覚えていたら呆れません。
頭を素通りしないために記録をとりましょう。書くしかないのです。

＞・周りが見えていない。・気が利かない。
こればかりは何ともかんともですが
聞こうと思えば、周囲の雑音は単語を拾う程度でも聞こえるのではないかと思います。
聴力の問題等や個人差はあるかも知れませんが、
単語程度でも拾うのと全て耳を素通りするのとでは多少違うと思います。

＞物事を一点だけしか見ない
事務員には必要な素養ではないかと思います。
数字をいじるのって集中しないとどうにもならないのに
注意力散漫な私にはこれが出来ない、2桁の暗算も出来ない、電卓もまともに叩けない

と、色々致命的ですが記憶力に多少の自信(といってもメモ魔なだけ)はあるのと
パソコンやプリンタの不具合を直す程度でも、その辺りは社内の者より詳しい便利屋
というので、どうにかやっていけてます。
今気付いたが、事務員って便利屋の要素が多いよね。

こうでなければダメというのはないと思います。
得意分野を見つけられれば、それを根っこにしてやっていくのは可能かと。

お礼

とても詳しい回答ありがとうございます！
回避できることだとわかって安心しました。
事務員って、確かに事務以外にもやることが多いですよね(汗)
一つ一つ頑張っていこうと思います！
ありがとうございました！

回答No.1

y-kousaku

私は、事務職として25年働いております。

以前、一緒に働いていた同僚や後輩も同じように悩んでいましたので何かお役に立てればと思って

回答させていただきます。

5kaede5coさんの机は、整理整頓されていますか？

勿論、引き出しの中もです。

これって、とても大事なんです。

そして、書類は机の上で整理して決めた場所に保管することを毎日、何時でもすることです。

今日中に処理するもの、明日でいいもの、月末まででいいもの…と常に整理するのです。

（クリア整理箱よりもクリップで留めていくのを勧めます）

一日の業務の時間内に必ず、整理する時間を１０分でも作るのです。

（朝一番で整理した上に、再度整理するという意味です）

出来る限り誰にも邪魔されない時間にです。

それから、自分だけの月間予定表を作るのです。

多分、これだけで物を探す時間は短縮され、今までよりも多少は余裕を持って仕事に集中できるはず。

ここまでで、物をなくす、変な支払いをすることはなくなるはずですよ。

次に「忘れる」ですが、メモをするとありますが、メモはＡ４の四つ切くらいのポストイットに

書き増やしていく方がいいですよ。

後輩は、メモをとる度に一枚使うので机の上はメモだらけ、そのメモだらけを見て精神的に追い込まれて

ました。

すると、仕事を片付ける気力が湧かなくなるのです。

私は、Ａ４の四つ切メモ紙に最低でも5つ記入して優先順位を見ながら片付けます。

最後に、1ヵ月前にやった仕事を思い出せなくて先輩に呆れられたとありますが、これは仕方がない

です。

それは経験していくことで解決できます。

それに、それ以前のことが出来れば自然と解決していくと私は思いました。

とにかく、整理していく→仕事を片付ける→整理していくを繰り返すことがいいです。

自慢ではありませんが、私は「よく気がきく」「記憶力がいい」「物を無くさない」と言われて

います。

それは全て「整理整頓」からきています。

勿論、綺麗好きとも言われていますよ。

頑張ってね。

まだまだ、２３歳です。めげないで、着実にこなすことだけですよ。

お礼

とても詳しく教えていただきましてありがとうございます！
整理整頓はちょっと苦手だったので、気をつけていきたいです。
あまりの仕事のできなさに仕事辞めようか、とまで考えていたのですが、頑張っていきます！

本当にありがとうございます。