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仕事の効率を上げたい相談
- 社会人1年目で困っている方が仕事の効率を上げるための相談をしています。自社サイトの運営や管理を一人で行っており、上司が長期出張のために連絡が電話やメールだけになり、忙しくミスが増えてきています。依頼や確認事項が増えて紙のメモが追いつかず、ノートやToDoリストも非効率に感じます。どうしたら効率的に仕事をこなせるかアドバイスをお願いします。
- 社会人1年目の方が仕事の効率を上げるための相談です。自社サイトの運営や管理を一人で行っており、上司が長期出張のために連絡が電話やメールだけになり、忙しくミスが増えてきています。頼まれた仕事や依頼事項が増えて記憶に追いつかず、メモやノートも非効率に感じます。効率的に仕事を進める方法を教えてください。
- 仕事の効率化の相談です。社会人1年目で自社サイトの運営・管理を一人で行っていますが、上司が長期出張で連絡が電話やメールのみになり、忙しさとミスが増えています。さまざまな依頼や確認があり、メモやノートが追いつかずに困っています。効率的な仕事の進め方をアドバイスしていただきたいです。
- yue034
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質問者が選んだベストアンサー
僕は仕事は速くないのですが、沢山抱えた時にやったことです。 アドバイスにならないかもしれませんが。 ○まず溢れることをあらかじめ上司に報告すること →アドバイスをもらえればそれを実行する。 もらえなければ、上司の管理責任になります。 ○優先順位をつける。もしくは上司につけてもらう。 →ただ若い方には決定権が無いので難しいですが・・・ 簡単にいうと、すべてを抱え込まないことです。 これは今後あなたが出世なされて仕事が増えた時にも同じです。 一人の力なんて大したことありませんから。 一日は24時間、手は2本しかありません。 仕事はどんな方法でもいいから、きっちり終わらせるのがプロです。 自分の仕事だとか、努力がとか、責任も大切ですが・・ 誰かの助けを求めてでも、プロジェクトをスムーズに進める能力が 必要なのだと思います。 まずまわりに、自分がどういう問題を抱えているのか 話して、一つ一つ、解決していきましょう。 こういう問題解決能力って上司になってから役立つと思います。
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- Hirorin_20
- ベストアンサー率20% (136/648)
まず、電話は極力減らし、メールにします。 理由は電話はその場限りですので行き違いが生じます。 メールは文章になっているので明確です。 少なくとも社内、下請けとの間ではメールにできるはずです。 上司といえども社内の人ですから作業効率を持ち出せば反対できません。 反対するようなら非効率なことを行う上司は会社に損害を与えるものとして減俸処分にまでなります。 クライアントに対してはクライアントにとっても内容を明確にすることのメリットをアピールすれば理解を得られるはずです。会議を行った場合、必ず議事録を作成し各自確認承認すると思います。電話のみということは会議をしっぱなしのようなものです。どうしても電話で内容を言ってくるなら、内容をメールにして確認メールとして送りましょう。 なお、会議とか、業務指示を受けるとき録音して再度確認したいという誘惑に駆られることがあります。仕事を始めたばかりで仕事に熱心な人が陥りやすいことです。これはダメです。１０聞いて１しか理解できない人は再度聞いても２しか理解できません。ポイントがわからないから理解できないのです。そのようなレベルの人は結局１日の労働時間８時間（大手は７時間半）全てを録音し再度聞きなおすことになります。これでは１日１６時間必要になります。しかも音声だけの再確認は生の会議より身につきません。必要なのは１０聞いて３理解できるレベルになることです。会議であれ電話であれポイントを抑えメモを取れるスキルを身につけることです。 書くことは指示する側も内容を明確に把握していないとできません。読み返してみて不明確な指示であれば手直しします。受けて側も反芻しながら内容を把握できます。不明確であれば質問できます。 多くの人はメモを取っているでしょう。具体的詳しいメモを取るべきです。メモはその場限りのメモでしたら不要なコピー用紙に裏書でもＯＫです。でも、後々まで必要になるメモは手帳とかノートに取ります。「ノートが２０冊」とは多すぎますが、業務ごとにノートを分けたいならそれでもＯＫです。学校のノートが教科ごとだったような感じです。ただし、インデックスは１箇所で管理しましょう。ＰＣでＥｘｃｅｌでメモインデックスブックなどを作ってもいいですし、リアルのノートでもＯＫです。 とにかくそれを見ればいつ、なにが、どこに、記されているか程度はわかるようにします。ステータスとして未処理、処理中、処理済みなどを持つのも良いでしょう。Excelで日付、業務、相手、タイトル、詳細記載場所１（ノート名称など）、詳細記載場所２（ノートのページ）、要求アクション、ステータス、このような項目があれば必要な検索ができますし、どこを見ればいいか解ります。
- diode5
- ベストアンサー率50% (37/73)
皆さんと回答が重なりますが私からもアドバイスを。 #2さんと同様、仕事に前向きに取り組む姿勢を高く評価したい旨をお伝えしておきます。 さてどうするかですが、時間に余裕があればPCでの管理をお薦めするところです。 しかしながら入力する時間もないようですから機動性を考えて手書きのままでいきましょう。 次に履歴を残すためにA4ノートは良いと思うのですが、業務量を考えると見直しに時間がかかるのでこれも捨てます。 残るのはA4のいらない紙です。 これをうまく使います。 １．その都度A4の紙にメモをする。 メールもプリントする。 ２．案件ごと、優先順位をつけてクリップする。 ３．終わった項目は日付を書いて塗りつぶす。 ４．全部塗りつぶした紙はクリップから外す。 ５．終わった紙は案件ごとにクリップする。 履歴を残すために数ヶ月机の下などで保管して時期をみて捨てる。 ６．フォローが必要な項目は塗りつぶさずに丸で囲むなど印をつけて別にクリップして置く。 ７．毎朝クリップした紙を見直して忘れている物がないか確認する。 このやり方のメリットは見直しが容易なことと紙の量が減れば仕事が進んでいることがわかることです。 さらに#3さんから指摘がありますが、上司に状況を報告しておくことは重要です。 仕事が溢れる場合には手遅れにならないうちに早めにアラームを上げます。 仕事のリストを作って期限までにできる物できない物をはっきりさせた上で相談します。 うまくすれば業務の分担や人手を借りることができます。 これは自身が部下に仕事を割り振る際に必要になる能力です。 無事切り抜けられることを願っています。
- matumotok
- ベストアンサー率35% (431/1203)
こんにちは。 まず最初に、貴方はしっかりとご自分の責務を果たして「社会の一員として大いに貢献しています」ということを明言しておきます。おつらい事もあると思いますが、しばらくがんばっていただければと思います。 さて、まずは電話の対応ですね。可能な限り録音しておくと後々のトラブルを回避できます。通話をそのまま録音できる機器を用意できるとよいのですが、なかなかそうも行かないこともあるでしょう。であれば、電話機のそばに録音機器を置き、貴方のしゃべり声を録音するだけでも済むように電話の対応方法に工夫を凝らすと良いと思います。貴方から先方に伝えるべき用件は当然のごとく貴方の口から発せられるので容易に録音可能です。しかし、先方の発言を録音するためには貴方が復唱しなければなりません。ここがポイントなんです。復唱は録音のためだけではなく、先方の意図を誤解無く確認するうえでとても重要なことです。いざ復唱してみたら先方の意図は違っていた、というケースは珍しくありません、そんなとき電話口で誤解に気づくことが出来れば、何千万円もの損失を相互に負うことなく「失礼いたしました」の一言でトラブルを避けることが出来ます。 次に、紙やメモではどんなに丁寧に記述しても紛失などの恐れがあります。 OutlookなどでスケジュールやToDoリストを一括管理できるPC上の管理システムを構築しておくと良いと思います。後日にあなた自身がいつどんなアクションをしたのかの記録にもなります。スケジュール管理上で一番厄介なのは予定の変更ですが、PC上であればキーボードやマウス操作で簡単に変更が可能です。一方、紙の場合には変更前と変更後の予定が混在しやすく、正しい予定がどれなのかを把握するのが困難になる恐れがあります。 最初の手間はかなりかかりますが、情報集約のシステム作りにある程度の時間をかけると長い目で見た場合に大いなる経費節約と仕事の効率化につながります。
- saltmax
- ベストアンサー率39% (2997/7599)
私は 普通のA4版デスクダイヤリーの 見開き週間の所にメモして 後追いで確認が必要な事項には付箋を貼っています。 いくつかのポイントがある場合には複数枚貼って 終わった事から剥がして行きます。 付箋が付いているのは何か残っていることなので 忘れていればわかります。 アイディアは 車のディーラーで使っていたトリアージの様な 作業確認用の紙ですが 確認事項が終わればちぎっていく様になっていました。
