理事長交代により個人情報の取り扱い

質問

教えて下さい。
今、賃貸で現在のマンションに住んでおります。
最近、マンションの理事会の選任がローテーションとなりました。
（私は賃貸なので、ローテーションに入っておりません。）

また、何年も前なのですが、前任の理事長から名刺を渡して欲しい、といわれて渡しております。
もちろん、その他には携帯電話番号などもです。

そこで、疑問なのですが、
理事長が交代した際に、私の名刺及び携帯電話番号等は、本人が知らないとこで継承されてしまっているものでしょうか？
また、その様に本人への告知なく、個人情報が継承されることは良いのでしょうか？

また、仮に継承されていないとしたら、
前理事長が持つ私に関しての個人情報は、理事長から外れた今保有していてもよいのでしょうか？
また、前理事長に個人情報を削除もしくは各住居者に返却（名刺の場合）させることは可能でしょうか？

さらに、まだ先の話なのですが、下期に会社の移転があり、異動が確定しており、今住んでいるマンションを出ることも確定しております。
余計に、個人情報の取り扱いが疑問というか怖いというか、という状況です。
（理事長のローテーションで、退去した後も私の名刺が多くの人に晒される少し気持ち悪いのです）

ご意見頂けると助かります。
よろしくお願い致します。

あと、理事長に直接聞けば？という議論が発生するかと思いますが、
直接聞くのは難しい状況ですし、理事会の人数も多くどの程度の範囲まで情報が出回っているのかも分かりません。
また、私以外にも名刺の提出を求められた方も何人かおり、同じような疑問をもっています。

回答No.2

risunotorasan · ベストアンサー

入居の際に　入居届の提出は求められませんでしたか？

本来　区分所有者は管理組合宛てに「入居届」と言う　
家族構成他もろもろの事項を記載した書類を提出しています。

区分所有者が自己の都合で遠方で暮らすことになり賃貸に出した場合など、
管理組合として賃貸入居者の情報が必要な場合があります。

当然、賃貸契約は本人同士の契約　或いは不動産会社を通しても
最終的には本人同士の契約になります。

その契約に基づいて、入居する訳ですが、
管理組合は　双方が了解のもとで入居したことを証する「誓約書」の提出を義務付けています。

しかし、
居住者の家族のことは残念ながらここには記載されていませんし、緊急時の連絡先すら記載する項目がありません。
したがって、賃貸契約に基づく書面以外に、入居届の提出を要請する管理組合も当然あります。

また　あなたの管理組合のように　それに代わる何かを求めてもおかしくは無いわけです。

緊急時の連絡先　家族構成などは管理組合として必要不可欠な情報ですから・・・。

勿論要求された情報は　個人情報には違いありません。
しかしそれを悪用するためのものでないことについては、管理組合とて　賃貸入居者に対して何らかの書面を差し入れるべきでしょうね。
貸主（区分所有者）にその件を伝えて　何らかの対処を今からでもしておくべきだとは思います。

参考までに　個人情報保護法で言う
「過去６ヵ月以内のいずれの日においても５千を超えないも者」という文言に関しては、マンション管理組合は　まず個人情報取扱事業者には該当しないことになり、個人情報保護法と言う法律の対象外になります。
もし管理会社が有って　管理会社がその情報を把握して居るのでしたら、彼らは個人情報取扱事業者で有るのでそこからの　保護法に基づく案内が別途有ってもおかしくない話です。

情報不足でそれ以上のことは　必要ないと思います。
あなたの情報を何処まで把握して居るかに付いては、
個人情報の開示の手続きがありますので、事業者は公表する義務があります。

回答No.1

histrie22

本来であれば、個人情報の保有者は「管理組合」です。
「個人情報のファイル等」は管理事務室等に保管し、
「理事長」は必要に応じてその閲覧、使用権限を持つだけです。

なので「新理事長が個人情報を継承する」というのは語弊があります。

「名刺の提出を求める」という行為が、管理組合の業務として行われたのか、
理事長の独断で行われたのかを確認することですね。

そのあたりをはっきりさせておかないと、そのマンションの為にもなりません。