思い込みの強すぎる主任とどう付き合うか

質問

思い込みが強すぎて全く会話すら成り立たない主任がいて困っています。

　まずは部署内構成を綴らせて頂きます。
　所属する科には科の最高責任者となる係長(50代前半 男性)を筆頭に、携わる仕事の内容から2部門に分かれています。
　その中の私の所属する部門の責任者となる主任(59歳 女性 今年度いっぱいで定年)、来年度からこの部門の責任者になる副主任(50歳 女性)、その下に私(36歳 男)と同期(同じく36歳 男性)、1期あとに入った後輩(35歳 女性)、本年度から異動で配属されたAさん(40代半ば 女性)がいます。
　今年度いっぱいで定年となる主任の問題で困っています。

　「責任者なので一切を知らないのは困る、また全員が情報を共有していないのは困る、そこで一切の情報は報告し、全員で協議の上で私(主任)が全員に最終的な取り決めとして申し渡しをする」と言っています。「私の担当していない業務内容でも担当者同士だけで決めずにして欲しい」と。
　そして「対外的な問題になる場合には折衝役になるので職員個人での他部署とのやりとりはせずに、私(主任)を通し、必要に応じて上司(係長)も含めた上で折衝していく」とも言っています。
　もちろん、この言い分に全く異論はなく誰が聞いても正しいことなのは分かります。組織の原則として当然でしょう。
　また問題が発生した時には、まずは主任に報告、そして係長に報告、その上で相手先との話し合い、更に再発防止やルール徹底のために全員にその事実を公開して共有する。こう言う話もしていました。これもまた当然のことだと思っています。

　ところが当の主任は、おそらく加齢変化なのでしょうが、ここ数年になってことごとく物事を忘れてくれます。それはもう「報告の9割はなかったことになっている」と言っても過言ではないくらいの確率です。
　提案・相談・報告、他部署からの申し入れ、係長からの指示での作業、ほとんどの案件について報告しても「聞いていない」と。「口頭だけでは分からないので書類にして欲しい」と言うのでそれも遵守して書類にまとめて提出しつつ話をしています。
　しかしその書類に目を通しておいても「見てない」「もらってない」「聞いてない」と。更には「受け取ったが紛失した」と平気で言ってしまう。控えのない他部署からの書類すら紛失して再請求をすることもたびたびです。
　忘れてしまうだけならともかく、「聞いてない」「見てない」「もらってない」と言い出したら絶対に後に引いてくれません。その状況を副主任も同期も後輩もAさんも見ていても、あるいは当事者が誰になってそれを他の全員が知っていても後に引きません。
　運良く伝わったとしても全員に展開していなかったりすることも多々あり、そうなると「言ったはず」と言って後に引かない。
　更に「全員で共有」と言いながら、自分が受けた案件や自分が起こした問題については誰にも展開せず、それも「言ったはず」と。
　自分が起こした問題は展開してないどころか係長にさえ報告してなくて、「他部署からのクレームで発覚して係長が知り、その上で全員が知る」と言う状態もしばしばです。
　更にどれほど深刻な問題を起こしても、それを「問題だ」と言う認識がなく危機感を持たないのです。その割に小さなことでも他人には「どうしてそれを問題と思わないのか?」と詰め寄る。他の人が問題を起こした時に「報告をしていない」と責めるのはあって良いでしょうが、自分の起こした問題に問題意識も危機感もなく、係長にすら報告がないと言う。

　他部署から部署責任者同士の申し入れで、主任に話を通しつつも係長からの指示で行った作業について、「何それ? 私聞いてない、説明して」と係長からの話を覚えてない。そう言うこともあろうかと「係長から話があったと思いますが…なので…の作業をします」「先日の…できあがりがこれで係長に提出する前に確認して下さい」と言う流れにしていますが、必ずと言って良いほどその過程のどこかで脱落があり「聞いてない」「見てない」「知らない」と。　

　こう言う状態ですので、下のスタッフ同士では「事前に全員に周知してから報告し、報告内容を再度全員に周知。主任からの回答は全員宛でなかったとしても聞いた人が全員に予め周知しておく」と言う取り決めを密かにしました。
　そうすることで、主任が忘れていても全員は理解して共有できている、主任が周知し忘れている自覚がなくても周知された状態にしておく、と言うことが出来るかと考えたからです。

　ここまで各個人が配慮しつつ、下のスタッフ同士で協議して連携してできるだけのことはしているのですが、やはり「知らない」「聞いてない」「見てない」「もらってない」と言いだしたら、何もかもが否定されます。
　私だけでなく、当事者となったスタッフの誰もがそう言う扱いを受けるハメになります。これが他部署との絡みや係長との絡みになると話が進まなくなってしまうので余計に厄介です。

　係長は…と言うと…。状態は理解していて深刻に考えてはいます。しかしさすがにここまでくると手をこまねいているようです。
　「私からも話しはしている。しかし相当難しい。スタッフ同士の連携でカバーして欲しい。あと1年何とか耐えて欲しい。それしか言えないのが申し訳ないが」と。
　もちろん係長ですらどうしようもないのは理解できますので、「係長の管理能力の問題」とは思えません。
　それなりの尽力をしており、私たちのことを理解して気遣ってくれ、なんとかバランスをとろうとしている姿はスタッフ全員も理解しており、係長にどうにかしてもらうにも限界だというのは察しています。
　「かなり問題のある状態ではあるが、決定的な問題を起こしてはいないので強制的な手法がとれない」と言うのが管理職側の都合だとは思いますが、確かに「強制的な手法を考慮するほどの決定的な問題」がないので、「いっそ係長を飛び越えて上層部に我々が訴え出る」と言うほどの材料がないので手詰まりです。

　言い出すと絶対に引くことはないので、全員が戦々恐々としています。
　もう「仰せの通り…」と言うことにしようかと思って言われるがままにしてみたのですが、それはそれでまた都合が悪いのです。
　と言うのも…「知らない」「聞いてない」「見てない」「もらってない」と言われたら、「すみません、キチンと話をしてませんでした」と言う姿勢しか受け付けない状態ですが、一方でそうすることによって「どうしていつもいつも報告がないのか」「どうして口頭じゃなくて書類で出してこないのか」と、「ちゃんとした筋を通してない人間」と言う扱いになります。
　一方で、それが困るからと言って「言ったはず」あるいは「それは聞いてませんが」は通じません。
　挙げ句の果てには「自分の思い込みでやったつもりで非を認めない態度は失礼すぎる」と触れて廻ります(なのでそこに居合わせると不実の内容の中傷批難のグチを聞き続けなければならない)。
　他のスタッフ全員がその事実を知っていて「いや、確かに昨日の夕方に○○さんは書類にして渡してましたよ」と言っても「いや、もらってない」と譲らない。
　追い詰めるのも忍びないと思いつつ、不実の内容で責めを受ける人を思って多くのスタッフが「いや、それは報告があったはず」と言う風になると、今度は「私だって完璧ではない」と開き直ってしまいます。
　もちろん完璧さなんて求めていません。誰に対しても。
　ただ、そこまで開き直るなら、「じゃぁ忘れてしまったのかも。もう一度説明をして欲しい」と言ってくれれば「毎度のこと」だとしてもみんな我慢して対応できます。

　もう全員が戦々恐々として、「どうせ今年度いっぱい、係長は分かってるし最終評価者は係長」だと割り切って、非難・中傷されながらダメ人間の烙印を押されながらへいへいとしているしかないのでしょうか?
　スタッフ同士で根回しをして本来的な流れを暗に作りつつ、持久戦で耐え抜くしかないのでしょうか?
　自分だけではなく全員が消耗してきています。係長もかなりツラそうではあります。ある意味では「身内だけでは対策が思いつかない」と言う状態です。

回答No.3

noname#159916

そんな有様では取引先があればそこにも相当な迷惑をかけてると思いますが
質問にはその事は皆無書かれてませんね。もし取引先(や顧客)あってこれなら
質問者さんも経営者も相当オメデタイと思いますが。もしやお役所ですか？

＞それはもう「報告の9割はなかったことになっている」と言っても過言ではないくらいの確率です。
＞　提案・相談・報告、他部署からの申し入れ、係長からの指示での作業、ほとんどの
＞案件について報告しても「聞いていない」と。
＞「口頭だけでは分からないので書類にして欲しい」と言うのでそれも遵守して書類にまとめて提出しつつ話をしています。

書類を渡した証拠に「受領印」をもらって保管し、「受け取ってない」と言ったら「受領印押しましたよね」と追及する。
世間では別に特別な方法ではありません。
本人が受け取った認識がなくても「受け取って受領印押した事すら忘れて」ても受領印が本人のであれば
言い訳はできません。
そしてそれが積もって経営？に不利益を与えてるなら経営者も放っておきませんけどね。
はっきり言って能力がないのにその座に居座ってるんでしょ？
そして周りが理由はわかりませんが、「迷惑」なんていいながらかばってるのかそこに居続けさせてる。
もしお役所なら、内部だけの事情といいつつもそんな無駄なことしてるなら納税者に不利益を与えてるのですから
さっさと対処しないとそれは「怠慢」って事ですよ。

お礼

早速のご回答ありがとうございます。
　「直接の取引相手がいる」と言う状態はないのですが「他部署とのやりとりや連携はある」と言う環境です。

　本日も色々ゴタゴタがあってだいぶ大変な思いをしました。
　書類に関しては提出するものや預けた後に担当者に返してもらうものや回覧するものがあります。
　そう言うのは基本的には共有テーブルの決まった場所に置いておくことにしているのですが、回覧のはずがまだ見ぬ人がいるままに消え去っていて、探すと主任の個人デスクに埋もれてた、と言うこともしばしば…(他のスタッフはちゃんと定位置に戻している)。
　そこで、本日の申し合わせとして「テーブル置きは埋もれる、どっかいってしまう」と言う懸念から「掲示板に掲示、貼り付け、ぶら下げ」と言うことにしました。
　まぁこれで回覧・閲覧後返却の書類はどうにかなるでしょう。
　さて…提出の書類は…。
　もう…悲しく恥ずかしい話ですが…「当たり前」が主任には通用しないんです。「全員のため」「リスク回避の初歩的なルール」などと言う名目で「実は主任対策」と言う絵図描いてあれこれ対応を考える状態です。
　主任以外のスタッフ同士であれば、1回のミーティングでの取り決めで周知・徹底は簡単にできるのですが、主任だけが乗れてない。そう言うルール決めをしても「知らない」「勝手にあなたたちで決めたことでしょ?」と。
　そうなれば「議事録が…」と行きたい所ですが、回覧書類もどこへやらの人です。
　さらに全員回覧で協議して作り上げた部門マニュアルがあるのですが、何かの手順やルールについて「何それ? 知らない」と。それでマニュアルを引き合いに出せば「勝手にあなたたちが決めてまとめたものでしょ」と、全員回覧の上で全員の校閲・了承を得て作ったマニュアルなのに…。
　その「全員回覧での校閲・了承を得て作ったマニュアル」と言う説明をしても、「細かい所まで見れるわけないじゃない」との開き直り、「具体的に確認されたわけじゃない」と言わんばかりです。

　釈明とか状況説明とかではなく、グチのようになっているのが自分でも悲しく恥ずかしいのですが…。

　普通の人から見ればこの状態は常軌を逸してますよね、分かりますよ。どうしてそれがまかり通ってしまうのか理解できないのも分かります。
　「普通」が通じない上に、何を言っても地雷、それでいて上に立たれている以上は従わざるを得ない。
　ところがこれだけヒドくても決定的と言うほどの問題まではそうそう起こさず「周囲のフォローで回避できる」と言う程度だったりするので「チームでカバー」と言う扱いなんでしょうか。
　職責怠慢の給料泥棒、その通りですよ。しかしながら解決させるのに非常に労力が必要な割には、解決しなきゃいけない問題が単純すぎるんです。その上、今年度いっぱいで定年退職。
　ここしばらくの問題で、それまではキチンとやってはいたので、上の方では「労力使ってヘタにもますよりも、1年間チームでカバーして来年度に刷新、それまで何とかしのげ」と言うのがあるのかも知れません。
　「あと1年、身内でカバーできる程度で、困るのは身内だけ」って扱いなんですよね。

回答No.2

sunsowl

長ったらしい質問文なので全て読んでいませんが、超要約すると

「業務案件全ての決裁権を持つ主任が、部下から報告されたことや通達事項を忘れてしまい、現場が混乱しているが、どうすべきか」

ということですよね。

毎朝定例ミーティングで、報告事項を部員全員で共有・確認し、主任にその場で決裁してもらうのはどうでしょう。
報告事項も、定型フォーマットに簡潔にまとめて、事前準備しておく。

要は、「主任に一旦お預け」が危険なので、朝の定例会議で一度にまとめて報告→即決裁という流れにすれば、丸く収まると思います。

まあ、どこの職場でもやっているようなことなので、敢えてここで書くことでもないんですけど。
ただ、質問文が異様に長く、内容的にも、もしかしたら「普通」が通じない職場かなと勘ぐってしまう訳ですが。

お礼

早速のご回答ありがとうございます。
　まったくもって要約の通りなのですが、私自身も何をどうして良いのか混乱した毎日で、今回の相談も何からどう説明して良いか整理すら出来ずに長くなってしまいました。
　それでもお付き合い頂きありがとうございます。

　確かに「決裁待ち」と言う状態の間に葬り去られている、と言う感じでしょうか。
　「毎朝のミーティングで報告、その前に整理しておく」と言うのはだいぶ確実性は上がると思うのですが、発生した事案を翌朝まで待つわけにはいかず、「発生次第報告」なのです。
　「まぁどうせ忘れるだろう」と言う前提で、「即時報告」をしておいて「翌朝に正式報告」とでもすれば良いかもしれませんね。

　ただ、朝は科内全体のミーティングがあり、その後に部門ミーティングをするほどの時間がありません。
　「そのために全員が早く来てその時間を作る」と言う手法もありますが、それは「今の主任」だからこそやらざるを得ない事情であり、「今の主任」のためだけに全員が早出を強制される仕組みは作りにくいです。
　当然、そのために主任まで早出させるとなると「なぜ早出をしてまで…」と本人に言われかねない。
　そして「何か最近部門内がうまくいってないので…提案として考えました」としたなら、「あなたたちがキチンと報告も何も出来ないからうまくいってないのであって、あなたたちの姿勢の問題。そこに巻き込まれる筋合いはない」と言う風になるでしょう。
　何せ、9割の事案は忘れ去られ、9割の発言は否定されるので。

＞質問文が異様に長く、内容的にも、もしかしたら「普通」が通じない職場かなと勘ぐってしまう
　冒頭にありますように、私自身がもう整理能力を失いかけてる状態のために長い、と言うのもあります。
　もう一つは「一言が地雷」なので、全員が「常々言葉を選びながら過ごしている」「言葉通りのまま受け取られないように補足をあれこれ用意しておく」と言う状態です。
　つまり「職場」と言うか「現状」が「普通が通じない」とも言えます。

回答No.1

morepositive

こんばんは。

皆で示し合わせて、「お体が心配です。大丈夫ですか？」と言ってみてはいかがですか？

「この前も言ってない・知らない・聞いてないと仰っていましたが、ここにいる皆は聞いています。
○○主任らしくありません。心配なので、病院へ付き添います。」
等みなさんで小出しに「お体が心配」といたわってあげてはいかがでしょうか？

すこしは違う反応をするかもしれませんよ。

お礼

早速のご回答ありがとうございます。
　できれば…そう言う方向に持っていくのも検討はしてみたのですが…。

　1つの事案に対して初めての「それは話したはずですが…」と言う言葉を発した途端に、受け付けないどころか「あなたは自分がちゃんと報告してないことを棚に上げて私が忘れていると決めつける。それは失礼な態度よ」となってしまうこともあって、その後にどんな話があっても会話をぶった切られてしばらく口をきいてくれなくなったりします。

　そう言う事例も踏まえますと、たとえその後に「主任らしくないですよ、何か頭を痛めていることでもありますか?」と言う言葉が続くとしても、「この前も…」「みんなは聞いている」と言うその一言だけでも地雷になりかねないのです。
　ウマく伝わったとして、「心配です」だとか「みんなが…」と口々にみんなが切り口が違っていても同じような内容で迫れば「みんなで私を悪く言っている。良いのよ、私は憎まれ役だから。でも失礼な話よね」と返されてしまいそうです。

　色々ありすぎて書き切れてないお話もありますが、たまたまなんでもない雑談で2～3人が集っているだけで、「また何かそうやって勝手にあなたたちで何かの決め事をしているの?」と言われることもあるのです。
　まぁそう言う被害妄想的な発想自体、ホントに病み掛けている状態と言っても良いような気はしています。