アポを取ることについて２点お伺いしたいですが

質問

アポを取ることについて２点お伺いしたいです。

その１もし相手に冷たく拒否されたらどうしよう。今後どういう形式で相手との連絡を取りますか。　

その２　断れることを防ぐため、何かコツありますか。

宜しくお願いいたします！

回答No.1

bfox · ベストアンサー

その１
相手が今後必ず連絡を取り合わなければならない相手なのであれば、必要に応じて必要な連絡をとるしかないでしょう。
こちらが一方的に相手に会いたい場合、要するに相手を見込顧客だと思っている場合は、その考えを変え、その顧客から一時撤退する方が良い場合があります。
いずれにせよ、必要であるならば普通に必要な連絡をとれば良いでしょう。

その２
あいたい会えない理由は「多忙」ってのが多いですよね。
しかしそれが本当の理由である事はまぁ希です。
裏には「その人に会いたくない」「会うメリットが無い」と思われているからだと推測します。
というか、自分がアポを断る場合はそうです。
そう考えると、相手に会うメリットを作って「会ってもいいな」と思わせれば良いわけです。
アポのとり方が電話にしろメールにしろ事前準備が必要です。

電話アポならば、電話をかける数日前にアポの内容に関わる資料等を作成して相手先に送付します。
その際にちゃんと手紙を入れておきましょう。
私の場合は手書きの丁寧な手紙を入れるようにしています。
ワープロソフトでの出力よりも丁寧で心がこもってる感が伝わりやすいからです。
そしてその資料と手紙を相手が見た頃を見計らって（到着した頃）アポの電話を入れるようにしています。
資料を見て相手に「会うメリット」を見出させればアポは必然的にとれるでしょう。
それでも断られる場合は、2～3回同じ事をしてみてダメだったら諦めます。

メールの場合は、会って話したい内容のトピックを箇条書きにでもしてメール本文に記載します。
この場合も丁寧な文章をつけましょう。

そしてどちらの場合も選択枝を作ります。「お会いしたいのですが、いつがよろしいでしょうか」と聞くより、「今週と来週ではどちらがよろしいでしょうか」と聞いた方が答えやすいです。
また、「今週も来週もダメ」って言われたら「じゃ、再来週はいかがですか？」と返せます。

私は以上の事を実践してました。

まずは相手の立場に立って考えてみましょう。
自分だったら仮に知らない人からアポが欲しいという電話が来たりした時に、どういう感じだったら会おうと思うかを考えてくみてださい。
常に相手の立場に立つ事によって、だいたいの答えが見えてくると思いますよ。

お礼

返事が遅くなり大変申し訳ございません！
貴重ななアドバイスを頂き、心より感謝しております。

回答No.2

noname#155501

相手の時間は貴重です。そのため、相手のためになるもの（物だけでなく情報など）を用意することが重要です。

　＞その１：もし相手に冷たく拒否されたらどうしよう。今後どういう形式で相手との連絡を取りますか。

単にタイミングが悪かったのかもしれませんし、あなたの持っているもの（物や情報）が、相手の貴重な時間に対して、効用が小さかったのかもしれません。
相手のためになる、より良い「物や情報」を準備すれば、違った答えが出てきます。同じ状態で同じお願いをしても、相手の対応の変化はあまり望めません。

　＞その２：断（ら）れることを防ぐため、何かコツありますか。

とにかく相手の貴重な時間に見合うものを用意することです。お金を掛けないのであれば、情報でしょう。相手の興味のある分野について、高度に詳しくなり、ネット等で得られないヒアリング情報等をまとめた報告書を持参するなどすれば、逆に喜ばれるケースが多くなります。

お礼

返事が遅くなり大変申し訳ございません！
貴重ななアドバイスを頂き、心より感謝しております。