書類の電子化について

質問

以前に
http://okwave.jp/qa/q7339595.html

で、書類の電子化について質問しましたが、追加で質問です。私の所では、書類の電子化には難色を示されそうなことが幾つかあるのですが、どうすべきか考え方のヒントをいただけないでしょうか。私の部署は管理部門であり、色んな部署から集めた書類が中心なのですが

(1)クリップやホチキス付き書類が多く、スキャンのためにホチキスを外すのが面倒。
(2)基本は片面印刷されているが、部署によっては裏表印刷してきて、スキャン時に判断が必要。
(3)各部署の所属長の押印が付いたものばかり。法的要請にかかる書類でなければ、これもスキャンファイルだけ保管しといて、紙の原本は破棄すればいいですかね？
(4)何より、各書類について枚数が多い。「その書類を見返すことって殆どないし～・・・」と言われ、重要度が低いくせに枚数が多かったりスキャンに手間がかかったりする書類は、電子化を皆したがらない。でも、それを紙ベースでは保管してて、定期的に段ボールに詰めて持っていくんですけどね。重くなるのに。

こういった事情は、多かれ少なかれ皆さんの所でもあると思いますが、どうしたらいいでしょうか？ある程度は妥協して、無理にあれもこれも電子化しない方がいいでしょうか？

回答No.2

kadusaya2 · ベストアンサー

以前、回答した者です。

ホチキスや印刷面などの問題は、業者に発注するなり、専用のスキャナを使うなりすれば何とかなるものです。
前回も書きましたが、最大の障害は『人間』です。

一度に色々な種類の文書を電子化すると、抵抗を示す人が多くなります。
まずは、実績とか、突破口を開けられた方が良いと思います。

今は『BCP(事業継続計画)』が注目されています。
災害が発生しても、事業が継続できれば生きていくことができます。
逆に、災害を生き延びても、収入が途絶えたら立ち直ることさえ難しくなります。

BCPをうまく利用して、
・自分たちの事業で、本当に必要な文書は何なのか。
・電子化して、バックアップを何所に保管するのか。
・災害が起きたとき、どうやって仕事を継続するのか。
などを、“電子化に難色を示す人たち” を巻き込んで検討してみてください。

たぶん、「電子化」を直接唱えるよりも、「災害があっても生き延びる」の方が説得しやすいと思います。

お礼

有難うございます。

＞まずは、実績とか、突破口を開けられた方が良いと思います。

「実績」というと、要は、文書管理以外でも仕事上の実績を重ねて、発言力を付けていくということですか？それは、凄く必要だなと感じていますけどね。

＞「電子化」を直接唱えるよりも、「災害があっても生き延びる」の方が説得しやすいと思います。

紙は何かあったらすぐ破れたり使いものにならなくなったりするけど、電子ならバックアップ性に優れるという攻め口が良さそうですかね。突破口を開けるよう熟考してみます。

回答No.1

noname#206023

破棄できないならムリしてでも電子化した方が良いです。ダンボールに詰めて保存しておくのは限界があります。

場所もとるし見直すことはありえません。１ケ月とか歳月をとってやるしかないです。

押印の付いたものでも何年保管かは規定できまっているはず。

外注に出しても何とかなるものは外注で電子化する。

やってしまえばあとはすっきりするし、その後は都度電子化しておけば良いのでそんなに苦にならないです。

あるとき事務所スペースを縮小する事になり、書類保管が大変問題になりました。

将来的には破棄するかもしれないけど今は破棄できないなんてものは沢山ありました。

お礼

やっぱり、電子化のメリットは大きいですよね。コピーの提示を求められて、慌てて紙ファイルを引っくり返すくらいなら、最初からスキャンしといた方がいいですよね。多少手間をかけ無理してでも。