書類の保存方法―紙か電子か

質問

私の職場では申請書とかは、紙で打ち出してそれに各所属長の印鑑を押していく紙ベースの運用をしています。
質問(1)皆さんの所では、申請書を完全に電子ベースのワークフローで回して紙を廃するような運用をしてますか？

まあ、完全に電子ベースにするばかりが良いというわけでもないと思います。ただ、その紙ベースの申請書が、紙でだけ保管されています。後からその申請書のコピーが必要になったら、紙綴りファイルを棚から探し出し、ファイルの中から目的のページを探すというのに時間を取られているのが、気にかかります。その紙綴りファイルを誰かが持ってたり遠くに持って行かれたりしたら、他の人は使えないとかいうのもあります。

質問(2)皆さんの所では、スキャンなどにより、こういう申請書を電子で保管しておくというのは、やってますか？それとも、完全に紙だけで保管してますか？電子と紙の二重管理という問題にもなってしまうかも知れませんが、利便性の点から個人的には、電子が主で紙が従として管理するのがいいのではないかと思っています。後で検索したりするのにも便利だし。こういった文書管理について、考え方とか意見をいただけると幸いです。

回答No.3

kadusaya2 · ベストアンサー

No.2です。

スキャンした紙の画面での見やすさを「見読性」と言って、医療関連では400dpi、税務関連では300dpi、それ以外では200dpiが規定されています。
詳細はJIIMA(日本画像情報マネジメント協会)からガイドラインが出ていますので参考にしてください。
http://www.jiima.or.jp/publishing/hanbai_cd2.html

印鑑の代わりに画像を貼り付けている場合は、証拠にはなりません。
電子証明書を使った電子署名であれば、「電子署名法 第3条」により捺印と同等の効力を持つと法律で規定されています。
http://www.e-文書法.jp/html_Legal/00001.htm
ただし、先にも書いたとおり申請書は法定文書ではないので、そもそも“捺印しなければ無効”という書類ではないです。
なので申請システムに限れば、会社がOKならどんな方法でもOKです。

機械嫌いの人たちは非常に難しい問題です。
あなただけの問題ではなく、昔から日本国中で問題になっていて、コンピュータ化して効率化しなければ企業は成長しないばかりか生き残ることも難しくなります。
それでも「今まで通りで良い」と言い張りますし、それが成長の足枷になっていると言えばさらに意固地になります。
「こうすれば考えを改める」という決定的な手段は無いので、いろいろなやり方で少しずつ説得していってください。

最後に、文書情報管理士について。
テキストとセミナーはJIIMAのものです。
2級はあまり勉強しなくても合格しますが、上級は合格するまで何度も受験しています。
認知度はまだまだ低いですが、政府系のお仕事の条件で「社内に文書情報管理士がいること」という場合があるので、もう少し時間があれば認知度は上がると思います。
一番重要なのは、「情報武装」ですかね。
正確な知識と、国策や経済界の進む方向と一致している、それが “自分は間違っていない” という意識と自信に繋がります。
確かに免許ではなくて資格認定なので、取っていなくても仕事はできます。が、知識と自信はそのまま説得力になります。
興味があるようでしたら、取得しておくことをオススメします。

お礼

有難うございます。私が紙を削減すれば良いと考えているのも、資格を取ってないと、所詮は自己流の理論でしかないなと悩んでいたところです。文書情報管理士の勉強をしたいと思います。
Excelで計算式を組み合わせて作成したファイルまで「紙に出したものさえ保存しとけばいいじゃん」で、元のExcelファイルを平気で上書きし復元不能にしてしまっていて、ちょっと危機を感じてます。スキャナを使いスキャンファイルを保存する方法など、まずそこから皆分かっていなくて(スキャンを滅多にしないから)、先は長そうです。

回答No.2

kadusaya2

文書情報管理士をやっています。

質問 (1) に対する回答

もちろん電子ベースです。
それをコンサルティング＆システム構築するのが仕事ですから。

質問 (2) に対する回答

他社の事例で言うと、やはり二重管理は多いですね。
「捨てても良い」と言われても、なかなか心理的にはムズカシくて、「一応、○○年間は残しておく」という会社はあります。

以下、文書情報管理士という文書電子化の専門家からのアドバイスと思ってください。

まず、日本政府や経済界は文書の電子化を後押ししています。
小泉元首相が制定した「e-文書法」を中心に、文書の電子化に対する法律の整備・優遇策は諸外国と比べてもかなり進んでいます。
政党や官庁の区別無く、「日本は電子化しないと生き残れない」という意識があるからです。
しかし、それでも普及がなかなか進んでいないのが実情です。

また、申請書などは法定文書ではありません。
ですので「紙でなければならない」という規定はありません。

あなたが考えている文書の電子化は、国策でもあり、経団連などの考えとも一致していると思ってもらってＯＫです。

ただ、問題は山積です。

面白いことに、国や人種・業界にかかわらず、最大の難関は「人」です。
人は新しいやり方に拒絶反応があり、今までのやり方を変えることを拒みます。
文書の電子化にメリットがあり、効率が良いことを説明しても、様々な理由をつけて反対します。

難関を乗り越える方法として、
1.無理せずゆっくりと説得する。
2.反対者をプロジェクトに巻き込む。
他にもいろいろと方法はありますが、万能策は無いので、あれこれとやってみるのが良いと思います。
「人を説得する」タイプのビジネス書が参考になるでしょう。

ちなみに、人が乗り越えられれば、システムなんかはどうにでもなります。
がんばってください。

お礼

有難うございます。
完全な電子化というのは、やはりかなり難しいんじゃないかと思っています。それは、提出時にはどうしても、電子画面では見づらく紙が分かりやすい。また承認印なども、電子で作ったものなどはやはりまだまだ証拠として受け入れにくいのではないか？・・・と思うのですが、どうでしょうか？ってか、電子ベースで申請書をワークフロー化できるご立派なシステムも社内にあるのですが、周囲はそういうのを難しいと言って手も付けない機械嫌いばかりなんですよね。その立派なシステムの管理部署(作成部署ではない)の人達からして「そんなの使って何すんの？」と無関心・無責任状態で、本格的にそのシステムを使うのは難しそうです。システムだけはいいのがあるんですよマジで。システムだけは。

あと、文書情報管理士については私も結構興味があるのですが、テキストは何を使って勉強されましたか？5,000円するようなテキストがインターネットでは紹介されてて、何を使えばいいのか分かりませんでした。勉強期間はどの位でしたか？
また私の認識では文書情報管理士とは、行政書士みたいな職業名に直結するものではなく、建設業経理士とかみたいな資格名としての性質が強いものだと思っているのですが、「文書情報管理士をやっています」と言って世間に認知してもらえるようなものなのでしょうか？

回答No.1

aokii

いずれ、全ての紙（情報）が電子化されて、紙は廃棄されるのが普通でしょう。
紙は資源の無駄ですし、いずれ風化します。
電子と紙の二重管理を行うぐらいなら、バックアップでOKです。
完全に電子ベースにした会社のみが無駄な経費を無くして生き残るでしょう。
まずは官公庁と法律を変えましょう。

お礼

完全に紙を廃するというのは、まあちょっと厳しいですね。証明として提出しろとか言われることが多いし、システム構築も必要になってくるし。電子を主とする保存をするよう、働きかけるようにはしてみます。

補足

補足として、私の職場でも、スキャンして電子保存する仕組み自体は結構いいのがあるんですよね。ただ周りがそれを認識しておらず空気となってるだけで。それを私としては有効活用したいのです。