ビジネスメールについて！

質問

役職付秘書を突然任命され、テンテコ舞状態です。
前職は長く社内業務ばかりを担当していた為、ビジネスマナーを一から勉強しており、取引先へのメールを打つのにもネットで検索しながらやっとの事で送信しています。
そんな折り、取引先の方から上司宛に同行願いのメールが届きました。
指定されいる日程では調整が難しく、お断りのメールを送るように指示されています。

お断りのメールは初めてです。
どういった文章でご連絡差し上げれば良いでしょうか。

自分としては
「指定されているお日にちでは○○(上司名)のスケジュール調整が難しく、ご同行致しかねます」といった風に送ろうかと…
しかし、何か失礼な感じもします。
どうか、助けてください！！
お願いします！

回答No.4

40871

-------------------------
（例）
ご連絡をいただきました日付につきましては、○○のスケジュール調整が難しいため、
誠に申し訳ございませんが、○○様とのご同行ができかねる次第でございます。

なにとぞご理解をいただけますようお願い申し上げます。
-------------------------

拝見した限りでは、敬語を何となく使っているので、失礼な違和感が残る表現になっていると感じました。
「指定されている」←先方への敬意　
「お日にちでは」←日にちの丁寧語
○○(上司名)のスケジュール調整が難しく、
「ご同行致しかねます」←先方への二重敬語

一文の中に、人や物に対する敬語表現が混ざっているために、気持ち悪い感じになっているのかと・・・
原則として、社内の者や、物に対する敬意は不要ですので、相手に対する敬語表現になっているかを意識して文章を作成してみてはいかがでしょうか。
また、クッション言葉をお使いになっていないので、読み手側の受け取り方次第で、「この１回で取引はお断りします。」という誤解が生じないとも限りません。

一度、新入社員向けの敬語の使い方の本などを、お読みになってみてはいかがでしょうか。

回答No.3

Gletscher

その文章では日本語的にもおかしいし、敬語の使い方もおかしいですね(-_-;)

「お日にち」って何ですか？
敬語を使うなら、相手の意思に対してですよね？　「日」ではなく「指定」ではないでしょうか？
つまり、「ご指定の日」ではないでしょうか？
また。「同行」するのは相手ではなくこちら側ですよね？
自分に対して敬語を使うのはおかしいですね。

「スケジュール調整が難しい」のであれば不可能ではないですね？
無理すれば可能との返事になりますね。
また、いつなら良いのでしょうか？
そこを明確にした文章が良いですよ。

回答No.2

noname#164823

「致しかねます。」はきついですね。
他の日なら可能ということでしたら、以下のような文で。

「指定されているお日にちは、○○(上司名)のスケジュール調整が難しく、
ご同行は無理かと存じます。
もしお差支えなければ、他の日時をご指定いただければ、
極力調整させていただきます。
お手を煩わせて誠に申し訳ございませんが、なにとぞ宜しく
お願い申し上げます。」
などで、いかがでしょう。

相手に、他案を提案する事で、婉曲に断れます。

回答No.1

AkiraHari

△△（伺う場所や要件）への○○(上司名)御同行の件

まことに勝手ながら、ご指定の日時には○○(上司名)のスケジュール調整が出来ませんでした。
つきましては、別の日時にご変更頂ければ幸いです。。
なお、勝手ながら下記日時のいずれかにお願いできれば幸いです。
１．ＸＸＸ
２．ＸＸＸ
３．ＸＸＸ

そもそも同行する意思がないために断るのであれば変更依頼の部分は不要です。
日時変更ができないのであれば、同行に変わる何らかの対処はどうするのか上司からの指示はどうなっているのでしょうか？

敬語などの前に内容を明確にしましょう。上司が不十分な場合、カバーするのも部下の役割です。秘書に限らずどのセクションでも同じです。

なお、私は秘書ではないので秘書らしい文面かどうかは自信ありません。内容が必要十分で失礼にならない文章レベルです。