ルーチンワークを効率化したい

質問

仕事場での作業効率を高めたいのですが、何か良い方法をご教示ください。

実現したい内容は、主に下記の２点です。

（１）　自分が主務となっている案件の書類及びフォルダ管理の効率化
（２）　仕事関係メールの整理

まず、現在、書類を作成する際は、自分で作成したワードやエクセル等のテンプレートをもとに、書面を作り、必要に応じて上司や同僚、関係機関にメールしてリバイスを依頼。
戻ってきた書類の添付ファイルを「自分でフォルダを選択して」保存。
完成版になるまで、数回同様のやり取りが生じます。

この段階で、「自分で作成した書類の保存フォルダ」、「打ち合わせ記録フォルダ」、「稟議中・修正中のフォルダ」、「完成版のフォルダ」という最低４つのフォルダができてしまいます。
また、ほかの方が作成した書面が引用元になったり、逆に引用先になるケースもありますので、「参考書面」というフォルダも作っています。
一つの案件につき、最低５つのフォルダができるのは、あまり効率的ではありませんし、さらに自分でフォルダを選んでいかなければならないため、間違えて別フォルダに保存してしまうことも。

また、多くはメールでのやり取りが生じるわけですが、人によっては、滅茶苦茶なタイトルかつ、２、３種類の話を混ぜて送信されてくるケースもあり、その添付書類を、自分でフォルダを分けて保存しなければいけないケースも多いので、メールソフトによる振り分け機能は事実上、使いようがない状態。
（当初は、タイトル振り分けや送信者別振り分けをしていたのですが、細かく分けるとメールが探せなくなってしまったりとかするので・・。）

自分の管理する書類のフォルダにハイパーリンクを切って、Webページ風に管理することも考えたのですが、これも、効率という面では、どっちこっちという感じですよねえ・・・。
（書類を作ったり、修正するのと同時に、管理ページを修正する効率的な手法が見つからない）

こうなってくると、業務の効率化については、「基本設計」からやり直すために、皆さんのお知恵をお借りしたいと思ったわけです。

わかりにくい文章で大変恐縮ですが、何かよいお知恵がありましたら、お寄せいただければ幸いです。

ちなみに、職場のPC環境は
・XP-pro　SP3　制限ユーザー
◇ユーティリティ関係のインストールは、良く判らないルールでインストールが
できたり、できなかったりします。管理者権限が必須だと当然ダメ。

・Officeはエクセルとワードの2003
◇マクロは一応普通に動かせる環境です。

・メールソフトは手裏剣（バージョンは？？）

回答No.1

qq0000pp

マクロどころか、メジャーな関数くらいしか使わない者ですが…　とりあえず（1）について。

＞「自分で作成した書類の保存フォルダ」、「打ち合わせ記録フォルダ」、「稟議中・修正中のフォルダ」、「完成版のフォルダ」

とありますが、現在の状況はこの4つのフォルダに色々な案件分のファイルが存在する状況なのでしょうか？
それとも案件ごとにまずフォルダが存在して、その中にその4つのフォルダが存在する状況なのでしょうか。

文面からまったくの想像で回答してしまいますが、質問者さんが把握できれば良いという前提で、私なら、
まず案件ごとのフォルダを作ります。
その中に特にフォルダは作らず、ファイル名をわかるように変えてその案件の関連ファイルを保存していきます。
業種もどちら方面かわかりませんが、例えばお菓子の会社だとして「じゃがりこ投　111201」→「じゃがりこ打ち合わせ　111203」→「じゃがりこ稟議（石塚さん）　111205」「じゃがりこ稟議（加藤部長）　111205」→「じゃがりこ修正　111205」「グリコ引用」→「じゃがりこ稟議（折衷案）　111206」→「じゃがりこ完成版」みたいに。（なぜじゃがりこかは深い意味はありません・笑　お菓子の開発の打ち合わせがそんなスピーディーに進むわけねーだろ！という突っ込みもまあ置いといてください）
完成版ができたらそれ以外のファイルは「過去」として全部1つのフォルダに入れてしまいます。完成版を探すときめんどくさそうなので。
それで、必要そうならエクセルとかで進捗状況的なチェックシートを作ると思います。訊かれた場合に「ああ、それまだ稟議中です。加藤部長チェックが入りまして」などとすぐに答えられるように。
違う案件をまとめて答えられた場合は、特に分けないで各案件のフォルダにコピーして入れると思います。開いて一瞬「？」となるかもしれませんが、まあ、すぐ目的のものは探せると思いますので。
長々と書きましたが、まったく参考にならなかったら申し訳ありません（笑）

補足

回答ありがとうございます。

＞この4つのフォルダに色々な案件分のファイルが存在する状況～案件ごとにまずフォルダが存在して、その中にその4つのフォルダが存在する状況なのでしょうか。

現在は、案件（大分類）→案件（中分類）→案件（小分類）→「自分で作成した書類の保存フォルダ」、「打ち合わせ記録フォルダ」、「稟議中・修正中のフォルダ」、「完成版のフォルダ」という感じです。

フォルダ数が全部で１４００強。ファイル数は、本日現在で１６，３８２個ありました（苦笑）。
（クロスリンクファイルは多いですが、一応重複がない状態）

あと、最初はわたくしも「じゃがりこ修正　111205」みたいなファイル名を付けていたのですが、途中からキレて、相手さんの送ってくるとおりのファイル名で保存しているので、非常にカオスな状態になっています。
本社のシステム管理が非常に「中途半端に」強いことと、なぜか今時16文字以上のファイル名が作成できないことがあるため（自分で作成する分には良いのですが、メールを介すると、突然16文字以下になる。理由はわからない）、じゃがりこ稟議（加藤部長）　111205ver1」の時点ですでにアウト。

本当は、部署内の共有ドライブで編集中ファイルを共有しておきたいのですが、容量が圧倒的に足りないことと、ファイルを壊されるケースがあまりにも多いので、やめました。

やっぱり、エクセル（orアクセス）で進捗管理とxml（or HTML)にてディレクトリ管理を並行していくしかないのかなあと思っています。