会社での備品購入について

質問

こんにちは。いつもお世話になってます。

私は従業員２～３００人程の小さな会社で総務をやっているのですが、上司から「備品購入についての申告の基準を作れ」と言われて困っています。

消しゴムや鉛筆と言った小さなものを購入するたびにいちいち申告させるのは馬鹿らしいし、
かといって、２～３０００円くらいするUSBメモリを好きなだけ勝手に買えてしまうのも問題に思います。

皆さんの会社では備品の購入はどのように基準が定められているのか教えて頂けませんか？
お願いします。

回答No.3

saltmax · ベストアンサー

当社では
社員が会社に何か備品や消耗品を求める場合は
すべて
請求伝票を書きます。
消しゴムでも調達物資でも扱いは同じで
購入部署が総務か購買部かの違いだけです。
総務では
事務消耗品類は年間の使用量を考慮して
まとめ買いをしておいて請求伝票と引き換えに物を渡します。
（年間使用総量の把握と特定の人が突出した使用量ではないのかというチェックの為）
1つ10万円を超える様な物は請求前に上長の承諾が必要で
（ある程度の年間予算があり、許可する権限は上長にあります）
1つ50万円を超える様な事務用品、備品は稟議での決済が必要です。
USBメモリや外付けHDDを会社が社員に買い与えることはありません。
（電卓や印鑑と同じ扱いです）
持ち込みと使用には上長の許可が必要です。

お礼

回答有難うございました。

回答No.2

comattania

コレまでの傾向を把握されていれば、何がどれくらいの頻度で購入補充されてるかお分かりだと思います。アスクルhttp://www.bungul.com/askul/index.html?utm_source=overture&utm_medium=cpc
のような業者から纏め買いします。この方が単体より購入費用も安上がりだからです。
購入基準は、先ず、此処からはじめます。各企業ごとに内容は一律じゃないのですから、適応した基準作りは一年後に作るくらいの気持ちをもたれることです。
各部署で部品購入の手順も違いますから、各社のルールは参考とまりが宜しいでしょう。
わが社では、用度係りが在りますから、必要品の調達は全て此処で取り扱います。各部署のこうした備品購入については予算が組まれていますから、その予算内であれば、高額品も稟議を必要としません。叉、予算を早々と消費してしまった場合は、前借の形をとる場合と、各部署の長の自腹で責任を取ってる場合があるようです。決裁権は、１事案１００万円ですから、細かいルールなどありません。予算は、業績に比例させます。事務部門はもっとも監査が厳しく、別基準です。

お礼

回答ありがとうございました。

回答No.1

takuranke

私の勤め先は、極めてザルですが、
社員個々に発注はさせていません、
一応、発注する部署が決まっています。
ですが、欲しいと言ったら購入してくれるのでザルです。

申告の基準ではなく（物品が無ければ仕方が無いので）、
管理の強化がいいのでは。

各部署個別で発注させずに、
総務課（のような部署）が一括発注して、
無くなったり必要な場合には取りに来てもらう。
その時に消耗品台帳を作成し管理すれば、
どこが多く使用しているかすぐにわかります（手間がかかりますが、経費節減の初歩です、私の勤め先ではやっていませんが…）。

または、文具等の少額消耗品だけを、年度当初に割り当て分を決め、各部署に配布して管理させる。
USBメモリ等の多少値の張るものは、都度、発注管理する部署に発注依頼書をなどを提出させる。
急に必要になる可能性があるので数個の在庫を置いておく必要はありますけど。

消耗品の稟議に関しては、各部署で作らせないようにし、部門長に徹底させる。

お礼

なるほど。
ある程度の在庫を予め持たせておけば、総務課（のような部署）で一括受注⇒注文というかたちにしても、業務に支障をきたさないかもしれませんね。
ただ、結局のところ管理する部門がしっかりしていないと、御社のようにザルになってしまうのは間違いないですね。しかも責任は総務側にあり。となってしまいますね。
やはり多少値が張るものを中心にその「発注依頼書」などを提出させる形がいいように感じます。

ありがとうございました。