株主総会議事録の保存期間及び保管方法

質問

株主総会議事録の保存期間及び保管方法

現在、自分ひとりの小規模な会社を株式会社として運営しています(新米経営者です)。
定款には議事録の保存期間は10年間となっています。

その１（保存期間について）：
この場合の10年間のカウントの仕方ですが、平成22年6月24日に定時株主総会（又は臨時株主総会）を開催して当日議事録を作成した場合、議事録は平成22年6月24日を保管の開始日に含めて（カウントして）、平成32年6月23日まで保管すればよいということでしょうか？それとも、平成22年6月24日を保管の開始日に含めずに（カウントせずに）、平成32年6月24日まで保管する必要があるということでしょうか？

その２（保管方法について）：
みなさんは、株主総会議事録（定時株主総会又は臨時株主総会）は、どのように保管なさっているのでしょうか？もちろん、保管方法などは法的には自由と思いますので、これと決まった保管方法は存在しないと思いますが、効率のよい保管方法などをアドバイスしていただければ幸いです。

私の場合、議事録は電磁的にではなく、書面（紙A3）での保管となります。そのため、最初はA3の議事録を二つ折りにしたA4の左背にパンチで二つ穴を開けて、事務所などでよく使用される以下のようなフラットファイルなどに、全ての議事録を一括して綴じていこうかとも思いました。
http://www.kokuyo-st.co.jp/search/1_detail.php?seihin_sikibetu=1&c1=01&c2=01B9&sid=100111531

しかし、議事録は重要書類みたいなので、穴を開けてよいのかどうかよくわかりません。
総務などに詳しい方がおられましたら、効率のよい保管方法のアドバイスお願いします。

よろしくお願いします。

回答No.1

TanakaHiro · ベストアンサー

その１

期間は、原則として初日不算入ですので、「平成22年6月24日を保管の開始日に含めずに（カウントせずに）、平成32年6月24日まで保管する必要がある」ということになります。
なお、会社法上、議事録の保管の期間は「株主総会の日から十年間」となってますので、基準は議事録作成日ではなく総会日となります。

その２

私の場合、クリアポケットファイルに入れてます。
（ぼんぼん入れていって入れっぱなし・・・みたいな感じです。）

穴をあけてフラットファイルに綴じても、契印に穴があかなければ問題ないでしょう。

お礼

TanakaHiroさん
ご回答、ありがとうございました。

参考にさせていただきます。

補足

TanakaHiroさん

>契印に穴があかなければ問題ないでしょう。
「契印」とおっしゃられていますが、TanakaHiroさんは議事録にA4用紙（複数ページを左背ホッチキス2箇所で綴じる）をご使用なのですか？

また、TanakaHiroさんは、議事録の作成をご自分で行われるのでしょうか、それとも、司法書士さんなどに頼まれるのでしょうか？

よろしくお願いします。