従業員さんに関する書類

質問

こんばんは。
総務職について初心者ですので皆様のお力をお貸しください。

従業員さんの、履歴書、年金手帳のコピー、欠勤届出書、
社会保険関係等の書類が、種類別にファイリングされています。
そうするとすでに退職された方の資料もずっと保管されてしまったり
また、退職が決まった方の資料を出す時に各冊から抜き出す作業が
必要です。また必要な方以外の情報も閲覧しながらですので個人情報
の観点からもまずいと思いました。

そこで、従業員さん個人個人のファイルにして背表紙には社員noを
書き、必要な人の分だけを取り出して閲覧できるようにしたい
のです。

皆様はどうやっていますか？このやり方はアリでしょうか？

回答No.2

taiken-23

３５人位の個人情報は，あかさたなはまやらわの順に１人づつファイリング「ファイルに上に個人名を記録」する。更に厚紙製ボックスに収納します。「側面にタイトルを書きます」さらにロッカーへ収納施錠をします。
要するに必要な時に個別に調べる事が出来て面倒がかからない方法がよいのです。火事だ・地震だというとその場合は事情が異なります。

お礼

アドバイスをありがとうございます。
やはり個人別ファイルのほうが良いのですね。
今はカギなしのロッカーですので、カギアリに
しまうようにします。

回答No.1

zorro

データ化したら？

http://www.pfu.fujitsu.com/raku2library/personal/

お礼

さっそくご回答をありがとうございます。
データ化と言いますか、ドキュイサイトにてファイリングは
しています。万が一（火事など）の為に、sdカードへ
バックアップを取り責任者（私が）金庫に保管しています。
ただ原本の保管はコンプラの為に必要です。累計従業員で３５人おりますので、すべて金庫に保管できません。
またお知恵がありましたらお願い致します。