行事不参加のキャンセル料は妥当ですか??

質問

小学生を対象としたボランティア団体主催の行事募集に参加の申し込み（開催１ヶ月前にメールで受付）があり、準備を進めていました。
しかし、１週間前に関係書類を送付した時点で、別の予定が入ったのでキャンセルしたいとの連絡がありました。
既に、プログラムで使用する物品の購入や講師の依頼（人数に合わせて複数人お呼びします）は済んでおり、団体から立て替えて支払った金額についてはお支払いください、と伝えたトコロ、納得がいかない、と言われました。

団体側の非ではないため、支払っていただくつもりですが、この判断は間違っているのでしょうか。
キャンセル料についての注意書き等はしていなかったので、記載していなかった団体側の非として、請求は取りやめるべきですか。

出来れば、どういった立場の視点（小学生の保護者、役員等の主催者等）からのご意見か合わせて書いていただけると有り難いです。

よろしくお願い致します。

回答No.2

noname#86507 · ベストアンサー

それは参加者の一人がキャンセルしたのでしょうか？
それとも、行事全体がキャンセルされたのでしょうか？

損失額の規模にもよりますが、参加者一人のキャンセルならば請求は取りやめるべきです。
なぜなら、質問者様のおっしゃるとおり、キャンセル料の注意書きをしていなかったからです。
病気、怪我、慶弔、その他の理由によって、都合が悪くなるのは、ある程度予測できるものです。
募集する側として、それくらいのリスクは考えておくべきです。
それに、注意書きがなかったのに請求すると、”悪徳だ”との噂を流されてしまいますよ。それでは今後の活動にも影響が出てしまいますよね。

今後は、途中で解約できる制度を設けるべきです。契約弱者である参加者を保護するべきです。
また、実施前に立て替え払いする金銭が必要ならば、募集申し込みの段階で集金してもよいでしょう。

世の中、契約を反故にする人がわんさかいますよ。
質問者様には同情しますが、ボランティア団体自体のリスクマネジメントができていなかった、という一言に尽きると思います。
勉強料だと思って、法的に整合性のある書面を作成することをおすすめします。

私の立場は、保護者でもあり、役員等の主催経験者でもあります。

お礼

ご回答ありがとうございます。
説明がわかりにくかったようで…、参加者１人のキャンセルです。

参加にあたり、各個人にかかる費用を個人が支払うというカタチで参加費を徴収しています。
ですので、今回のような参加者都合によるキャンセルの場合、既に支払った金額を徴収する先がありません。
団体自体もボランティアの集まりのため、団体運営費のようなお金がある訳でもありませんし。

ただ、もう少し広い視点で見た場合、そして今後のコトも考えると、団体として行うべきコトが多々あるようにも感じました。
早々に対応を検討したいと思います。

ありがとうございました。

回答No.1

cyabin

こんにちは。
小学生の子供を持つ親です。昨年は子供会の役員をやって
いました。

正直言って・・・。募集、申し込み時に「申し込んだ後に
キャンセルした場合でも、材料代は負担していただく」と
明記が無いなら、材料代の請求は難しいかも・・・と思います。

自分が行事をキャンセルして、材料代を請求されたなら
自分が悪くて仕方ないか・・と支払いますけど・・・。
（なので、とりあえず相手の方にも請求するのは悪くないと
思いますが・・・）。
世の中、いろんな方がいらして・・・。お金には
シビアな方もいらっしゃいますので・・・。
こちらの常識が通じない方には、何を言っても無駄なように
思います。

お礼

ご回答ありがとうございます。

確かに、様々な方がいらっしゃいますよね、…良い悪いではなく。
私自身も、相手の立場であれば請求に応じるため、あまり気にせず切り出してしまって。

今後は、きちんと記載しておこうと思います。
ありがとうございました。