部下への接し方

質問

こんばんは。

とある職場におりまして、現在部下を1人持っています。
尚、その部下は先月入社の中途社員です。

その部下との接し方について悩んでいます。

先ず書類の作成を指示するのですが、「もう直ぐ終わる」、
「あと少し」とチグハグな報告が続き、挙句には
「漏れがあり、まだかかります」という白旗返事が返ってきます。

どこを完成点としているのか、彼の考えが返事からは見えてきません。

反論されるのは、「口頭で指摘されたから、その修正作業が増えて
間に合わなくなった」など私に責任を負うようなことを言われます。

それを書類に入れて修正しろ、とは言っていませんし、責任転嫁だと
思います。

私は担当作業があり、手取り足取り全て面倒は見れません。

「自分としてはこう記述して書類をまとめたいので、そのためには
あとxx日で終わります」など自発的に完成系のイメージを持って
業務をしてもらいたいのですが、無理を言いすぎでしょうか？。

私にも不備があると思いますので、ご指摘など頂ければ助かります。

回答No.7

nimda_1969

これはプロセス管理ですね。
あくまで私の場合ですが、
まず、「何日の何時まで完成するか？」を部下にコミットさせます。
そのコミットに基づき「この部分を何日まで」とコミットさせ、その上で「じゃこの書類は○○日の○○時までできるな」などとして、提出先がある場合等についてはその部下の面前で「○○日の○○時に提出できます」と私自身がコミットします。
従って、私もコミットしていますから責任が当然あります。
「○○日の時点での進捗」「作成上の不具合」などについては必ず確認し、提出日の前日には「明日の○○時の書類、提出大丈夫か？」と確認します。

その時点で出来ていなかったら。
「どこまで作ってくれた？ありがとう。この先私が作ると言って部下を帰らせ徹夜でも完成させます」

それでも無理であったら。
部下を連れ立って「○○さん（部下）にも手伝ってもらった書類、間に合いませんでした。大変申し訳ありませんでした。」と時間をもう少し貰うなりします。コツとして徹底的に私が謝ります（そう、わざとです）
で、時間がもらえたら、部下に「時間がもらえて良かったな、手早く完成して提出しろ」と指示します。
でも、これは最悪です。

ですが、上記は一回だけです。
二度はありません。
二度目も同様の事があった場合、「すまん、頼んだ自分が悪かった」です。

>反論されるのは、「口頭で指摘されたから、その修正作業が増えて
>間に合わなくなった」など私に責任を負うようなことを言われます。
これはあり得ます。私自身も経験しています。
何より「これとこれ修正したとして、期限大丈夫？」と確認する事ですね。そうすれば本人の責任です。

回答No.6

ese_ee

>「自分としてはこう記述して書類をまとめたいので、そのためには
>あとxx日で終わります」など自発的に完成系のイメージを持って
>業務をしてもらいたいのですが、無理を言いすぎでしょうか？。

おそらく、部下殿にとっては上記は「意味不明」でしょう。
貴方が部下にそれを望むのであれば、
部下をそのように誘導して育てるのが貴方の仕事になりますが、

イメージ？等という「あとから何とでもいえる」ようなものを交えると
ゴールがブレますね。

具体的なゴールは上司である貴方が明確に設定するか、
部下と話し合うか部下にプレゼンさせて、
何をもってゴールとするかを
具体的かつ明確に、成果物の完成形と評価基準（モノサシ）と納期を決め、
双方の合意を得て進めます。
作業単位をブレイクダウンしWBS等に落とし込んで進捗管理させ、
細かく進捗をチェックします。

その上で．．．

>「もう直ぐ終わる」、
>「あと少し」

この時点でかなり危険な兆候とみますね。
こんな曖昧な報告をした場合、
具体的に「何がどれだけ？」を確認します。
ここで放置しては、たいてい納期は守れないです。

>「漏れがあり、まだかかります」

具体的に何処にどういう漏れがあり、原因と対策を考えさせ、
納得がいく回答をもらいます。
具体的な残作業とかかる日数見積と根拠を明確にさせます。

これを根気よく繰り返していけば、
仕事の精度向上が自他ともに認識できるようになっていくことがほとんどです。
誰でもある程度の期間は、このような環境で習慣付けていかないと、
マトモな社会人にはなれないと思っています。

まあ、一般的には、部下の不出来は上司の責任です。
貴方がどう言い訳しても、会社は貴方をそういう観点で評価します。

ご健闘を。

回答No.5

kinuaki

部下がした仕事内容の修正時間を考えて逆算した自分への報告日、時間を前もって決めて、エンドが来たら「まだ、できてない」と言われても途中までのものを見て朱書き訂正など入れてすぐ、これで「仕上げろ」と私だったら、やります。（やっています。）

仕事というものは、「約束を守る」ことが一番です。
お客様からの苦情も約束を守らないことが原因ですから・・・

さらに、内容確認して分かってないなと気づいたら、仕事のやり方を教えること、教えても無理なレベルだったら、資料の作成前に手ほどきしてやるしかないと思います。　

任せられるレベルに上げるには、一足飛びにはできません。スキルだけではなく、本人の自覚も上げないといけないケースが多いと思います。

上司である貴方の姿勢で部下も背中で育ちますから、根気良くやっていくしかないですね。

回答No.4

chobi001

私の同様の事を感じますね
自分自身で決めた日程に間に合わない
それでいて完成しない

細かく指示を出さなきゃ出来ないんであれば
そんな人はいらないって事にもなりますからね

私は経営者とは言っても
即、解雇などしませんが完成しない仕事は仕事を見なさいない
そのように考えていますし伝えてもいます。

確認するのは上司ではありません
部下が報告を行うべきであるし報告義務もあります。

ただ、入社されて期間も短いので
もう少し長い目でみてあげてください。
仕事を任せても完成されなければ上司の責任になるので
本来ならご自身でやってしまった方が早いとは思えるのですが
目安としては三か月くらい大目にって事ですね

じっと待ってあげるのも上司の仕事
部下を信用するのも上司の仕事
部下に失敗を恐れないで仕事をさせるのも上司の仕事
部下の失敗は上司が責任を取れば良いだけの話です。
（この上司とは役員を表します）

経営者が好む「山本五十六」の言葉で
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
1.「やってみせ　言って聞かせて　させて見せ　ほめてやらねば　人は動かじ」
2.「話し合い、耳を傾け、承認し、任せてやらねば、人は育たず」
3.「やっている、姿を感謝で見守って、信頼せねば、人は実らず」

これの「1.」が近いとと感じますが
遅れても完成したときは、褒めなければやる気にはなってもらえません
まぁ。私も好きな言葉ですのでよろしければ参考になさってください

回答No.3

joqr

＞どこを完成点としているのか

それはあなたが判断すべきことです
例えば書類を頼んで「書類はできていますか？」と聞くのでなく

作業の１つ１つに、期限をつける事です
これを、明日の１０時までの提出すること
作成指示と一緒に必ず明記します
で、途中であってもその時間が来たら内容を
報告させます
その時点で残作業を把握します
終わっていない場合は、残作業の項目の列挙
残作業に掛かる工数をその場で出させます
そして次の期日を言い渡します

その時作業手順に問題があれば改善を指示します
無駄な作業や、効率の悪い作業についても適切なアドバイスをします
このとき大切なのは相手の性格です
几帳面な人に、申し越し手を抜けと言っては、
人を上手く使うことにはなりません

＞反論されるのは、「口頭で指摘されたから、その修正作業が増えて
＞間に合わなくなった」
これも明確に指示を出して、確認をすべきことです
「提出期限は変更なし」と明確に伝えることです
その時「半日伸ばして欲しい」と相談されたら、できるなら受け入れればいいし、無理なら、「申し訳ないが期日厳守で」と伝えればいいことです

事前に問題点を指摘され工程の変更を相談されたら、力で押さえつけずに
きちんと話を聞いて調整します
しかし、自己管理もできずに勝手な判断で仕事を遅らせるようなことをしていれば、「１日は２４時間あります。１日８時間で４日分になりますよ」とわ言えませんが・・・かなり厳しく言っていいと思います

＞自発的に完成系のイメージを持って
＞業務をしてもらいたいのですが、無理を言いすぎでしょうか？。

それは、あなたの都合です
そうあれば良いことは間違いありませんが、上司がそうであっては
問題です。もしあなたの言う通りなら、その部下は上司より
仕事もできる有能な人材です

＞責任転嫁だと思います。

いいじゃないですか？　部下なんですから・・・
私には、仕事が上手く行かないのは部下のせいだと言っているようにも聞こえますよ

上司の本来の役目は、マネジメントだと思っています

使えない部下、部下を使えない上司
これは同レベルです
どちらも、コミュニケーション能力が低く自己都合が優先しがちです
自分はきちんと指示通りやっているつもり
自分はきちんと指示しているつもり
「つもり」これが非常に問題です

だからこそ、約束と、確認をきちんとした方がいいと思います

質問文だけでは全てを理解できませんが、
思いつくまま、偉そうなことを書いてみました
気に障ったらすみません

回答No.2

ufgnail

期日をつくり部下に期日までに仕事を完成させるよう指示をします。
おおまかな段取りを説明します。
その任せた仕事はお金を生む意味のある仕事と認識させ慎重に取り組む姿勢から始めたらいかがですか？
ただ上司の目の色伺いの仕事ではその場はよくても次につながりません。書類作成の意図と目的をしっかり伝え部下がその意図と目的を理解し作成する書類は今までとひと味違う仕事になっていくと思います。
口頭の指摘もありがたいアドバイスとなるようになれば良いですね。

回答No.1

000p

こんばんわ。
もしかしたら、その部下の方、結構焦ってしまって、その結果、貴方に失礼なことを言っているのではないでしょうか!?
あとどのくらいで終わるのか聞く時は、「急いでないんだけど」とか、「それは○○くらいまでに終わらして欲しいんだけど」など、彼に仕事全体の流れをわかるように言ってあげると親切かと思います。

入ったばっかりの時は、その職場が全体として作業していること、流れなどがなかなか頭に入りにくいので、是非もう習慣化している先輩方がいちいち説明してあげて欲しいと思います。

部下の方が勝手に失礼なのに、と腹が立つお気持ちも分かりますが、それ以上に今の職場の流れなど全体的なことがわかっていなかったりと余裕がない中、「あとどれくらい？」と聞かれて、「早く仕上げろ」という催促に聞こえ、苦し紛れの言い逃れをしているのかもしれませんよ。

お礼

有難うございます。

任せた業務は、もう数日間やってもらってます。
その間は定期的に読み合わせもしています。

終わりが見えずダラダラ続いた間もあり、ある程度は終わりまでの
計画を考えてもらいたい、という気持ちです。

苦し紛れの言い逃れをしているのは、薄々気付いていましたが、
それを私の指示のせいにするのは、単なる指示待ちの作業員なので、
もうちょっと何とかしてほしいところです。