お詫びの受け方を教えてください

質問

昨年夏に某コンビニで買い物をするとポイントがたまるカードを申し込みましたが数か月経ってもカードも届かず、
クレジットカードですから万が一作れない場合の連絡も来ず、
心配になり申し込みを行った店舗に問い合わせたところ調査してくださったのですが、
「書類を紛失したとしか考えられません、申し訳ありません」と割とさらっと言われました。
紛失した書類は、(1)住所など書いた申込用紙、(2)本人確認のためにとった免許証のコピー、です。

そして誰が申込みの受付をしたのかもわからないというのです。
というのも、申込者と受け付けをした人物の名前を控えていた時間と何もしなかった時間があるそうで、
それを記録するアルバイトさんが当日いたのですが、そのアルバイトさんが夕方に帰ってしまってからは誰も記録をしなかったそうなんです。
私はその後者の時間帯に申込をしたため名前が残っていなかったといえます。
その点についても「こちらが甘かった」と謝ってます。

一応カードセンターにも問い合わせましたが、私の名前や住所での申込は受付の記録はなく書類も届いてないといわれました。

通常、そのカードの申し込み方法は用紙に記入したあと控えとしてコピーを取り原本は封筒に入れて本人がポストに投函するのが通常です。

今回私は新店舗のオープニングキャンペーンの際に申し込みましたので店舗の机で記入をし、あとはコンビニ関係者がやってくれました。
通常との違いは、控えをもらわなかったことと本人が投函しなかったことだけです。
控えをもらえないことに関して申し込みの際不安に思い、申込の記念品をくださった方の名刺をいただき、結果的にその通りになってしまいましたが、
私も私でその名刺を部屋のどこにおいたのかわからなくなってしまいました。

申込みをした店舗がある地域を統括している営業所の方がこういったことになって申し訳ない、お詫びに伺いたいとおっしゃってます。
個人情報のことですし、携帯の番号を書いたかどうかは忘れてしまいましたが、
夜中に非通知のワンギリが何度か続いていて今回の件と関係があるかどうかわかりませんが気持ち悪さがあります。

万が一紛失した書類で悪さをしようとした場合、免許証はコピーですから大したことはできないような気はしますが、
お詫びの受け方として、対面してお詫びの言葉を受けるだけでいいのか、これから万が一紛失した書類によって何か起きた時に責任をとってもらうための念書のようなものを書いてもらえばいいのか、ほかにこれからのために何か書いてもらったらいいものはあるでしょうか。
そのほか、紛失した旨を警察に届ける必要がありますか？

こういったお詫びを受けたり、書類をなくされたりしたことは初めてのため困惑してます。
どうかアドバイスをお願いします。

回答No.1

noname#77348

店舗に連絡先を確認して、こちらから連絡する。

念書はあった方が良い。

こんなものでいいでしょ。

以上