電話をとるのが怖いです

質問

他課の端末を借りて、自分の仕事をする機会があったのですが、その課は窓口業務、外部との電話対応の多い課でした。自分の課は内部業務中心の課なので、あまり外部からの電話はありません。
私がその課で仕事中に電話が鳴ったのですが、皆その課の人達は窓口等に追われ、出ることができないでいました。私が出ればよかったのに、情けないことにうろたえて、結局電話を取ることが出来ませんでした。
代わりにその課にいる臨時職員の方が、鳴り始めて随分経ってからとってくれたのですが、自分は正規職員なのにそれが出来ず、自己嫌悪に陥りました。
とりあえずとって、折り返しにすればよかったのに・・・と後から思い、へこんでいます。
昔から、どうしても電話対応が苦手で、できればとりたくない気持ちでいっぱいです。他課の電話とはいえ、もっと違った対応ができたはずなのに・・・。
この苦手意識はどうやってなくしていったらいいでしょうか。
ご意見等ありましたら、宜しくお願いします。

回答No.5

ookami1969

まわりの人に「電話が鳴ったら どのように出たらいいか」を聞いて
そのメモを目の前に貼っておきましょう。

で、電話が鳴ったら そのメモを棒読みでいいので読むだけ♪
（できれば 周りの人と同じテンションで言えた方が良いは良いですが無理なら 最悪読むだけで良い）

あとは 手元にメモ紙を用意しておきましょう。

相手の言う事が聞き取れなかった場合は
「恐れ入ります、もう一度 お願いします」等で良いでしょう。
相手も あなたに理解してもらわないと困りますし、あなたも うやむやな事を社内の人に伝えられないですよね。

回答No.4

gisahann

私も３番の方の意見に同調です。
あなた自身の課の業務であれば悠長なことは言っておれません。早く仕事を覚えることによって自然に解決されると思います。
（分からないことを同僚や上司に相談することをためらってはいけません）
他の課の業務は、その課の人が応対するのが原則。
「課内の者は今出払っております」「伝言でよければ承りますが」＝相手の社名・所属・名前などきっちりメモして担当者に伝えて下さい。

回答No.3

gampsaki

こんばんは。

社会人一年生。電話当番を任されて1ヶ月です。
とりあえず、電話は慣れるしかありません。最初のうちは会社名や名前を聞き取ることが難しいかと思いますが、だんだん聞き取れるようになります。
また、幸いこの時期は新人さんが電話番を任される時期なので、会社名などを聞きなおしても優しくはっきりと言いなおしてくれる人が多いです。
恐らくこれは、来月までは許されるかと思いますが、それ以降は対応が悪いなと思われてしまうかと思います。

ただし、窓口業務となると、電話での対応が会社のイメージに大きな影響を与えてしまう場合がありますので、部署内の人のみしか電話をとらないようにと言われるかもしれません。また、その部署によって電話の対応方法があったりする場合もあるので、一度その部署の人に電話がなった場合の対応について、確認をしておくのがいいでしょう（電話を受け取った方がいいか、受け取った場合の言葉など）。確認をとるまでは下手に電話を取らないほうがいいかもしれません。

以上、参考にしていただければと思います。

回答No.2

pyolo

昔から全然しゃべらない大人しい正確で、しかも自分の声を聞くのが大っ嫌いなくせに
電話アポインター、TVショッピングの電話受付、新幹線のワゴンサービス等を経て、
今はサポートデスクで電話対応をしているので、一応経験者です。

とっさの判断だと、どう話して良いか分からなくなってパニくりますよね。
私は、とにかくセリフのノートを作りました。

何かあったらノートのセリフを読みながら話すんですよ。
ノートに書いていないケースに遭遇してパニくった時は、電話を切ってから
「この場合はなんて話すんだろう」と考えてさらにセリフを追加します。
定型文にしてしまえば相当楽になります。
経験上、かなり有効だと実感しています。

ソツなくこなせる様になれば、苦手意識はなくなりますよ♪

回答No.1

mat983

＞この苦手意識はどうやってなくしていったらいいでしょうか

入社何年目か分りませんが、場数を踏むことです。
誰でも何度も何度も失敗し鍛えられるのです。
ひるんでいたら上達は絶対にしません。
失敗しても、「間違えちゃった」と笑って開き直れる図太さが必要です。