他部署で鳴っている電話でもとった方がいいですか？

質問

うちの課では私ともう一人の女性が主に電話を取っています。
他グループ（同じ部屋）宛の電話でも取れる人がいなければ取っていますが、
他部署宛の電話はまったく出ていません。
本当は他部署宛でも鳴り続けていたら出た方がいいのでしょうか？

私としては、余所の部署だから関係ないというより
対応できないかも知れないから出ない方がよいかもと思っています。
転送や呼び出しが個人的に苦手なので
外部の人からそれを頼まれて失敗したらどうしようとか…。
実際、以前他部署の電話を取ったとき
別の失敗をして文句を言われてしまったこともあります。

うちは客商売でないので電話に出ないと不利益ということはないですし、
また誰かに他部署の電話でも取って欲しいと言われたこともありません。
でも取るか取らないかで言えば取った方がいいのではとも思います。
ご意見をお聞かせ下さい。

回答No.4

tinycat19

取らなくて良いです。
二十代のころ、その問題に散々悩みましたが、回線が別なら、とらなくて良いと思います。
他所の部署の人にお願いされていたり、管理職レベルで話がついているなら別ですが、回線が違うと、別支店の人が出ているのと同じことです。責任が負えないので、出なくて良いです。
自分の労働時間というのは、配属先で貴重な時間です。その配属先のために特命を負っているのですから、管理職が承認していないなら、他所の部の仕事をする必要はありません。
不在なら、その部署の電話はなりっぱなしでそれでいいのです。よそ者が出ても責任は負えないことは間違いありません。

お礼

ご回答ありがとうございます。
「余所の部署の仕事をする必要はない」に納得しました。
質問では省略しましたが隣の部署は総務で、
電話対応も仕事みたいなものだしややこしい電話も来そうな印象です。
他の回答者様はとるべきというご意見ですし
どうするかはまだ迷っていますが、たいへん参考になりました。

回答No.3

tanuchi

よその部署でも電話に出ようと思えば出られる場所にいるわけね。例えば同じ部屋で区切りがあるみたいな感じで。

あなたがよその電話に出ることで自分の仕事に支障はあるの？もう一人の人が同時になん本も受けなきゃなんないとかってことない。もしそうなら止めた方がいい。問題なければ親切心で取るのは賛成。でももう一人の人はどう思ってるの？同じ意見？あなたが受けるようになったらもう一人の人もやっぱりやらざるを得なくなってくるでしょう。
その電話って外線？内線だけ？
客商売じゃないと言っても、よそ様からかかってきた電話鳴りっぱなしって礼儀じゃないよね。第一うるさくない。リンリンいつまでも鳴られるのって。
転送が苦手ったってやらなきゃずっと苦手なままだよ。経験しなけりゃうまくなれないよ。失敗したのはたまたまでしょ。
メモって、それを当人に伝えればいいんじゃない。

その部署の人たちしょっちゅういないの？もしそうなら誰か置いてくれるか、自分たちが受けるかって相談してみれば。仕事量が増えるから必ずしもうれしいことばかりとはいえないと思うし、もう一人の人の意見も聞いてみた方がいいとは思うけど。

お礼

ご回答ありがとうございます。
電話の鳴りっぱなしは礼儀でないというのはごもっともだと思います。
……申し訳ないですがあんまり言い方が上から目線なもので、
素直にアドバイスを受け取る気になれません……。

回答No.2

frozenN

同じ会社内のことなので取ったほうがいいと思います。
基本は「名前」「用件」「連絡先」を聞いて折り返しで良いと思います。

ただ部署の方針があると思いますので、その部署の人に取り方を確認してみたらいかがでしょう。

お礼

ご回答ありがとうございます。
隣の部署の人にそういうときどうすればいいか聞ければいいのですが、
電話が鳴りっぱなしの時はあまりない上に
聞けそうな人もいない…で誰にも聞けずにいます。

回答No.1

samonji

取るべきでしょうね。
受け応え出来ない内容なら、
他部署で判らない事を相手に伝え、
社名・名前・連絡先を聞いて折り返しにするのが基本です。

お礼

ご回答ありがとうございます。
「他部署なのでわかりません」はもっともですね。
もし他部署の電話に出ることがあればそう言おうと思います。