保護者宛て文書

質問

学校のクラス役員をしています。
クラス全員の連絡先を把握したいため保護者の皆さんにお手紙を出したいのですがどんな文書で出せば良いのかわかりません。
何か適切な文書があれば教えていただけませんか？
よろしくお願いいたします。

回答No.3

hukuponlog

済みません、補足の補足です。
１．「連絡先を把握したい」のは役員さんなのか、それとも名簿のような形でクラス全員に配布するのか。

それによって、#2の方の同意書の受け取り方（同意するか否か）も違ってくると思いますよ。回答者のお二人は、連絡網を作るという前提で回答されていらっしゃいますが、それで正解ですか?　提出してもらった連絡先情報がどのような形になるのかを、明記しておいた方が良いです。例えば
「ご連絡いただいた連絡先を元に、（電話連絡網・クラス名簿）を作成し、皆様にお配りする予定です」
「ご連絡いただいた連絡先は、クラス役員が保管し、緊急時の連絡や皆様からの問い合わせ等に利用させていただきます」

２．クラス名簿と連絡網は性格が違います

連絡網は機械的に作れるモノではありません。例えば家庭数で連絡の有無が変わったり、最初の方の人は複数の家に電話をしなければならなかったり、と配慮が必要です。また、電話が通じない場合の処置をどうするか・最後の人は誰に連絡を帰すのかなど、ルールも決める必要があります。
集めた情報で、役員さんが勝手に作ったら、不満を持つ方も出ますよ。

さらに、クラス名簿だったら自宅の電話で良いけれど、緊急連絡が入るのなら携帯電話も併記したいという人もいるはずです。もし、電話連絡網を作るなら、
・作り方とルールを書いておく
・自由記述の要望欄を設けておく
・緊急連絡先、FAX番号欄も有る方が良い

３．学校との関係はどうなっているのか

これもきちんと書いておく必要があります。最近は、電話連絡網や名簿を学校が保護者に配らない、というところも増えていますよね。担任との了解は取れているのか、学年・学校全体はどうなっているのか、ということも書かないと「自分のクラスだけが、役員の独走で勝手に作っているのか」と思われます。

回答No.2

ruck

No.1の方が上手に書いているので、補足です。
３人の子で何度か役員を経験しましたが、個人情報保護法ができてからは、
連絡先を聞く場合「同意書」が必要なようです。

連絡網作成のため連絡先を掲載（あるいは使用）することに
同意します　　　　　同意しません

の項目も設けた方がいいと思います。
子供の安全のためですから、よほどのことがない限り同意してくれると思いますが、面倒になったものです。
役員がんばって下さいね。

回答No.1

kiki_lala_

こんばんは。(*^。^*)
私は、よくお知らせを書いたり、報告文を書いたり
する機会が多いのですが、以下のように書きます。
参考になればと思い、書き込みをさせていただきます。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成２０年○月○日
保護者各位（或いは保護者の皆様）

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　○年○組クラス委員　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　　　　　　　　　連絡網作成にご協力のお願い　
（タイトルにアンダーラインを引かれると、分かりやすいでしょう。）
　暖かくなっていろんな花が咲き始め、我々を楽しい気分にさせて
くれています。このような中、新学期がスタート致しました。
　いつもクラス役員に何かとご協力いただきまして、
誠に有難うございます。
　さて、以下の目的のために連絡網を作成致したく存じますので、
何卒ご理解のうえ、ご協力の程よろしくお願い申し上げます。
　１）保護者同士の親睦を図るため
　２）緊急の連絡が必要になったときのため

　誠に恐れ入りますが、下記にご記入のうえ、
○月○日（○）までに
お知らせくださいますよう、よろしくお願い致します。
（この情報は、上記の目的以外のために使用することはありません）

・・・・・・・き　　り　　と　　り　　せ　　ん・・・・・・・　

　　　　　　お名前　（　　　　　　　　　　　）
　　　　　　ＴＥＬ　（　　　　　　　　　　　）　

クラス委員ご苦労様です。大変でしょうが、
クラスのために頑張って、１年間遣り通してくださいませ。
応援しています。(*^^)v