企画書や報告書など書類をよく作成される方に質問です。

質問

今、工場の作業工程（加工工程）を作成中です。
文章を書くのが苦手だし（学生時代は、小論文が何百人いる中で下から２番の成績でした）事務員なのでそういう書類を余り作ったことがないので、困ったことが起きました。
工場を見学したときに社長に説明していただいたのをすべてパソコンで文にしました。
それを読みやすい文にしたり短い文にしたり等、編集というのでしょうかそれをこれからしていこうと思っています。
その際、最初にパソコンで作成した文章は別ファイルとして残すべきですか？
それとも編集したのをどんどん上書きしていき、最初に作った文章は残さないようにするべきですか？
残すとなると編集するたびにファイルを作らなくてはいけなくなり、
混乱しそうです。
編集作業はどうすればいいのでしょうか？
すごく困っています。助けてください。

回答No.7

vonori · ベストアンサー

No.3, 4です

先回のレスで「その目的に応じて書き方が変わってきます。」と書きました。
が、１つだけ共通事項があります。

それは「他人に理解してもらう事」です。

この様に書いても、相手が理解してくれるか？
読む人のレベルに合わせているか？
無理に難解な表現や、単語を使っていないか？
同じ意味の単語なのに、１つの書類の中で、異なる表記をしていないか？
いろいろあります。

書くだけなら誰でもできます。
いかに理解してもらうかが肝要です。
これを考えながら書くので、非常に経験が必要になってくるのです。

補足

詳しく再度回答いただきまして、ありがとうございます。
説明していただいたことを意識していくようにします。
親切にありがとうございます。

回答No.6

GJ-Officer

たいせつなことについては他の回答者の方が答えていらっしゃいますので、私は参考になる本をご紹介いたします。

パソコンを使っての文書の作成のことのようですので、大平 健『ニコマコス流 アタマを良くするパソコン術』〔岩波書店〕をおすすめします。一度、読んでみてください。

独創的なアイデアを生むべく，脳ミソを完璧に働かせるにはどうすればいいのか．
どんなパソコンやソフトを用意すればいいか．
的を射たデータを集めるには？
発想を豊かにするには？
勉強しすぎてアタマを損なわないためには？
頭のよさの根本である「勘のよさ」を身につける方法とは？
ニコマコス流ならではのハウツーをマスターすれば，生活のあらゆる場面でアタマよく大活躍！

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回答No.5

skoncho

初めまして。スコンチョといいます。(^_^)

>初にパソコンで作成した文章は別ファイルとして残すべきですか？

はい。以前に削除した文章や単語を復活させるときに、結構忘れていたり、
「何で二度も打たなくてはならないのか」と反省してテンション下がったり
しますので、過去のファイルは残しておく方がベターだと思います。

その際には「○○○○ 10-06」のように日付で残しておけば、混乱せずに
見分けがつきますし、後からソート（並べ替え）しても楽ちんです。
ただし、いくつかの記号(. /)は使えませんから色々試してみてくださいね。

>編集作業はどうすればいいのでしょうか？

質問者さんを混乱させている原因は、一連の作業の目的が見えていない
ことから来ているかと思います。「作業工程をつくる」と「ビジネス
文書や書類作成のスキルアップ」を同時に両方やり遂げようとしている
ので、難しく感じられるのだと思います。そこでアドバイスですが、
業務命令でやる以上は仕事として「作業工程をつくる」ことに集中された
方がよいのではないかと思います。

手順としては「今なぜ、作業工程をつくるのか？」を社長ともども再確認
してください。おそらくは新人のマニュアルとして使いたいという目的
だと推察します。（これ以降はその前提で書きますね）ここのところは
念を押しておいた方がよいと思います。理由はつくっているうちに
「あれも盛り込みたい」とか「別の手順との比較をしたい」等々ハードル
を上げるリクエストが出てくる恐れがあるからです。その際に目的を
しっかり持っておけば「それって新人が理解するのに必要ですか？」と
ある程度防御できたり、「まずは基本的なものが完成した後に、そちらも
記載していきます」と後回しにできることもあります。

話を戻しますが、新人マニュアルとしての役割を第一に考えるなら、
一番作業を理解している人に「全体の把握と事実関係はあっているのか？」
を確認しながら、全くの部外者(家族や友人)に読んでもらってある程度
意味が通じるかを大事につくっていく必要があります。とくに業界内で
しか通じない単語には注釈をつけてあげると親切ですよね。それらが現在
求められている仕事の成果であり、質問者さんの書類作成スキルは仕事の
課題達成をいくつか重ねるうちに自然とついてくるモノだと思います。(^_^)
(これを機に勉強すること自体は悪くないことです！！)

依頼された以上は、誰でも見栄えの良いものや完璧なものをつくりたいと
考えます。しかし、最初につくるものが「頼まれた仕事の本質と乖離」
しいくさまは頼んだ方からすると悲しいものなのです。あまり気負わずに、
分かりやすい「作業工程 ver.1」を目指してください。もし足りない
ところや間違ったところがあっても、後々バージョンアップすればよい
だけなのですから。

お礼

気が楽になってきました。とても参考になります。教えていただいた事を考えつつ、今晩頑張ります。
ありがとうございました。

補足

お客様に見せるのです。カンタンな仕事だと思っているバイヤーさんがいるようで、わが社が労力と時間をどれぐらい犠牲にして仕事をしているか分かってもらうために作ってほしいと言われました。

回答No.4

vonori

No.3です

報告書、稟議書、プレゼン資料・・・など数え切れない程書き
それを発表しました。
いまでは添削する立場でもありますが、人からほめられる資料を作れるようになったのは３－５年くらいかかりました。

ビジネス文書でも
・メール
・稟議
・製造工程（QCなど）
・プレゼンレーション
・専門的な報告書（学術論文、技術報告書）
などいろいろあり、その目的に応じて書き方が変わってきます。
その購入した書籍が、上記どれに該当するか不明ですが
目的によっては、真似するべきでないケースがあります。
このあたりは要経験ですね。

補足

文章の書き方が分かるような本です。参考にしていいところと、してはいけないところの分別が難しいなあと思いつつ読んでいました。
経験が必要なのですね？どうりで難しいと思ったわけです。
ほめられる資料をつくるまでに３－５年もかかるのですか。経理や営業補佐や総務関係の仕事もしつつそういうのも勉強するのは大変だなあとちょっと恐ろしくなってきました。
でも、やらなければい前に進みませんので、頑張ります。
今日は、今から仕訳の仕事をします。それからまた文章練りです。
（世間は３連休ですが、わが社は２連休です）
再度回等ありがとうございます。
（やっぱりまだまだ文章は下手ですね・・・私）
目安まで書いていただいて大変うれしく思っております。

回答No.3

vonori

まずは紙とペンで下書きです。

いきなりPCで作っても絶対に失敗します。
文章を書く人間ですら、全体の下書きをします。

その後、PCで作るならどんどん上書きしていけばよいでしょう。
不安ならファイル名に
「○○○○ver.△」と変更し、ファイルを増やしていくのも手です。

書店に行けば報告書や企画書の書き方があります。
まずは真似することです。
今の実力では、せっかく書いても殆ど書き直しになるでしょう。

余談ですが、同じ内容で文章が短い人ほど、説明するのが巧いですね。

補足

今、先に手書きでまとめたのを、ワードに起こした段階です。
ビジネス文書の書き方が解説されている本（テーマを先に述べて読み手を安心さすとか色々書いてありました）を自費で買ったので、まずその本で文章の構成など学んでからまとめていこうと思っていました。でも、その本には、質問したようなことは書いておらず、質問した次第です。
殆ど書き直しになるでしょうなんて書かれると落ち込みます（笑）
でも、おかげで覚悟が出来ました。
今からしっかり読んで、回答いただいたことも参考にし、頑張って作っていきます。
大変助かります。ありがとうございます。

回答No.2

noname#60420

例えば、社長から説明を受けた文章はワードでざっくり入力しておき、１つのファイルで保存しておきます。

提出用の作業工程は文章だけだと分かりづらいので、「簡単なモデル図」＋「説明文」にすべきだと思います。

そのためにはパワーポイントで作業工程を作るようにします。

具体的には「簡単なモデル図」はパワーポイントのオブジェクトを使い、
「説明文」は先ほどのワードのファイルからコピー＆ペーストしていきます。

文章はなるべく箇条書きにして、作業の流れが分かりやすいフローになるよう、
図を目立たせるようにしたほうが良いと思います。

文章だけで説明するのが難しい上、ネットで探してもあまりよい例が無いため、
イメージしづらくて申し訳ありません。

補足

ワードでざっくり入力はしました。
詳しくありがとうございます。大変参考になります。
箇条書きがいいのですね。頑張って作成していきます。

回答No.1

sweet-soul

一番最初に作成したものだけを残してはどうでしょう？

それと最終稿を比較してみて
「何が無駄だったのか」を把握してみてはいかがですか？
そして今回一度だけでなく、何度も色んな機会を見て
同じように反復練習するのが良いと思います。

仕事の書類はとにかく無駄が無く、読み易いことが必須です。
そうする事で「何を伝えたいのか」が把握出来、
無駄な文を書く事が減る、と思います。

補足

あとあとのことまで考えてくださりとてもためになります。
無駄がなく、読みやすいことが必須なのですね。
頑張って作成していきます。
ありがとうございます。