落ち込んでいます

質問

中小企業で秘書をして、早１年６ヶ月。ミスで落ち込んでいます。
人事異動の挨拶状を送るという作業を総務がしなくてはならなかったんですが、そのリストのチェックを押し付けられました。元になるリストは２年程前のもの。しかも私はスタッフ部門なので、上司（社長と顧問）以外の取引先についてはわかりません。最初は「メーカーと商社関係のみのチェック」だけだったので、反発はあったものの全てチェックを致しました。（最終170件)やっと自分のノルマが終わったと思ったら、「その他のリスト」はほったらかし。結局見るに見かねて、途中から私が引き受けた（押し付けられた）のですが・・・(最終307件)「その他」のリストから出したお客様から「住所が違う。役員が変わっている。」とのクレームが総務にあったようなんです。確かに、自分のノルマ程に力は入れなかったけど、それでも皆さんに確認したし、はっきりいってやな気分です。一件一件を誰に確認したのかなんて、忘れてしまったし（覚えているものもありますが）。ちなみに総務にも確認しておいてねとは声をかけたのですが・・・。
しかも、入力ミスが一件発覚し、それは私が悪いようなんです。（でも、きちんと入力したと思のですが。途中で保存するときに変なキーを触ってしまっておかしくなったか、誰か第三者がいじってしまったと私は思うのですが。でも、それは言ってもしょうがないことですよね。）
総務の責任感のなさにも頭にきますが、でも間違っていたらもともこもないし・・・営業や専務、常務、もちろん社長にも、全員にチェックはしてもらったのですが、やっぱりいやな気分です。
自分の無能感から、どのように立ち直ればいいのでしょうか？
皆さんも、ミスされてますか？また、無責任に仕事を押しつけられている方はどうされていますか？
うちの会社はほとんど全員が無責任なのですが・・・

回答No.3

kobutatyan · ベストアンサー

こんにちわ。

そうとうハードな仕事でしたね。元のリストが２年前とは・・・。ある意味すごいですね。でも、近頃は人事異動が頻繁に行われているので、常に正確な顧客管理は無謀にも思えます。

それにしても、毎年会社から顧客宛に年賀状や暑中お見舞い等のはがきを出されたりはしていなかったのですか？（経費削減でしない会社も最近は多いとか。）

そもそも、顧客管理は、各部署で管理している物を総務がまとめるのが一番早くて手っ取り早いんですよね。で、１年に１回くらいは相手先の総務部へ電話で確認するのが確実です。タイミング的には主だった会社の人事異動が新聞に掲載されたころですが。これが習慣になると、何も言わずに相手先から人事異動の通知が来るようになります。

社内の人間に（営業さんあたりですか？）聞くのも一つの手ではありますが、必ず相手先の総務部へ確認を入れることも大切です。

徐々に頑張っていってください。あまり根を詰めすぎると自分の首を自分で絞めかねることにもないかねませんから。

頑張ってください。

お礼

ありがとうございます。
当初、「各部門でまとめて、上がってきたものをチェックしたほうが早くて正確だと思う」と言ったのですが、無責任な総務部が、めんどくさいので昔のリストをだして勝手に回していました。もちろんフォローも何もなしで、期限がきれて一週間以上がすぎてもリストはほったらかしのままでした。
ひとまず、退職するまでに、アクセスで顧客データ管理を作ろうと思っています。せっかく事務所移転等の情報が総務に回るようになっても、更新するデータがなければ意味ないですものね。

回答No.2

yuki7755

こんにちは。
すてきな（？）３５才ＯＬです。
無責任なのはどこの会社でもそうでしょう。
みんな責任とりたくないもんね。
それなのに上司や社員なんて
自分で選べないのだから信用なんかできるわけない。
自分のことは自分で守りましょう。

たとえ自分に押し付けられたとしても
受けた以上は自分の仕事です。

入力ミスはミスと認めるしかないでしょうが
他の人がチェックする部分は
上司であろうが、同僚であろうが
どこからどこまでは誰がチェックしたのかリストを作る、
チェックしたらなら印をもらう、
またその日時を備考欄に記す・・・

くらいのことはすべきではないでしょうかね。

責任の「所在」を明確にし、
その部分は自分の責任でないという「証拠」
が残っていないことには
また同じようなことが起こりますよ。

お礼

アドバイス有り難うございます。なんだかすっきりしました。忙しい忙しいで、やっつけ仕事的にしてしまった私に責任あるんですよね。
今後は、どんなに忙しくても、立ち止まって順序を踏みたいと思います。
現在、これにこりて、会社の顧客情報データベースを作り上げようと計画中です。

回答No.1

maisonflora

１．名簿がきちんとメンテナンスできている会社なんて、数％にも満たないでしょう。
２．いい加減な会社も、あなたが選んで入ったのです。また、いい加減ということが分かったら、次は自分で、いい加減にならないために、自分で努力するしかありません。いつまでも、他人が悪いと言ってられませんしね（たとえ、責任が他人にあっても）。

お礼

お返事ありがとうございます。おっしゃっていることはわかるのですが、気持ちの回復がうまくいかないのです。
こんな状態ばかりが続いているので・・・
でも、下を向いても時間は過ぎていくことなので、これに懲りて次の対策を練ります。