社内SEです。機種、ライセンスなどエクセルで管理しているのですが。。

質問

300人程度の会社で社内SEをしています。
下記項目をエクセルで管理しています。
*ユーザー名
*PCの機種
*PC番号
*型番
*PCのシリアル
*ユーザー名
*あるソフトウェアのライセンスキー <--これが一番のメイン
*その人の内線番号

300人のこれだけの項目をエクセルで管理しているのですが、すぐぐちゃぐちゃになってしまいます。

Aさんの内線が変わって、Bさんが退職。CさんとDさんは新しいソフトウェア買った。
さーて、これだけ変える作業なのに、途中に話しかけられたら、そのあと
「あれ？どこまでやったっけ？えーっと。あれ、この人内線変わって。えーっと、、」となります。分かりますよね？？

簡単に管理できるソフトって無いですか？もちろんフリーで。

回答No.6

Te-Sho · ベストアンサー

状況がなんとなく分かりました。
一番の問題は”データの正規化”が全くなされていないというところに有ります。データの正規化については参考URL、または該当の語句でネットを検索してみてください。

例として簡単な正規化を考えました。
ここでデータの正規化を行うために情報をグループ化します。
○ユーザグループ
*ユーザー名
*その人の内線番号
*PC番号

○PCグループ
*PC番号
*PCの機種
*型番
*PCのシリアル

○ライセンスグループ
*PC番号
*ソフト名（新規　・いままではシート名になると思いますが、それをここで管理するようにします。）
*ユーザー名
*あるソフトウェアのライセンスキー <--これが一番のメイン

単に管理を行うだけでしたら、このようにシートを分ければデータの重複は無くなります。
ただし帳票として出力する場合などExcelで行うときは関数やマクロなどを使う事となりますのでちょっと敷居が高くなるかもしれません。
単純にシートを作るのでしたらPCグループのシートにてユーザグループのシートからLOOKUP関数でPC番号を検索し、見つかったユーザの列を内容を表示させれば良いですね。
そして肝心のライセンスグループのシートですが、前述のPCグループシートから該当のPC番号をやはりLOOKUP関数でそのPC情報を検索して表示させれば良い事になります。
（ユーザにユーザ番号をつけてPCグループにユーザ番号を付加するほうが正規化としてはキレイだとは思いますが、今回は出来るだけ新しい項目を追加しない方向で考えて見ました。本当は使用ソフトも別シートにしても良いかも知れませんね。）
詳しくはLOOKUP関数の使い方などをヘルプ、または解説本などで参照しながら、別シートからの検索を実際にやって見てください。

また、このようなデータを正規化し、情報を共通項目（キー）にて接続（リレーション）することを一番得意とするのはデータベースソフトです。
やはりその中ではAccessが一番敷居が低いと思いますので、資産が増えていく前に一度検討して見たらどうでしょうか？

参考URL：

http://www.netlaputa.ne.jp/~hijk/study/ae/datnom.html

補足

ありがとうございます。
自分でLOOKUPを調べる前に１個教えて下さい！！

まず○ごとにシートを作るのでしょうか？？

回答No.5

violet430

ソフトは自分に合うかどうかが問題ですが、参考になれば
http://www.vector.co.jp/soft/winnt/business/se413220.html
もっと良いものは有償で探した方が良いと思います。

回答No.4

toku8

ACCESS　で管理するように
システム作成をしたらいいと思います

回答No.3

Turbo415

私もPCの資産管理をしています。No1さんの意見に賛成ですね。単純に「Excelで管理する」というのでそれほど問題ないように思いますけど。
例えば、PCの一覧表（社員コード、PCの機種、型番等）、内線の一覧（社員コード、名前、内線番号、部署名等）、ソフト管理一覧（社員コード、ソフト名、バージョン、導入日、シリアルナンバー、ライセンスキー等）と３つ作って、問い合わせはLOOKUP関数で簡単にできます。
それより、作業中にどこまでやったか忘れてしまうという作業手順自体を変えることが先決のような気もします。
たとえば、変わるところの情報って何かメモとかがあるのですよね。でしたら、終わったり、何か話しかけられたら、印をつけるとかするだけじゃないかと思いますけど・・・・
あと、手順としたら内線が変わった人だけまずやってしまう。
PCを買い換えた人をやってしまう、ソフトが変わった人をやってしまう
と言う風に変えるだけでかなり変わるのでは？と思ってしまいますが。
３００人とはいえ、こういう管理ってそうそう毎日、何件もはないと思いますけど。まあ、３００人がいっぺんにPC買い換えになるのならかなり重労働でしょうけど。それでも、Excelで管理できないレベルではないと思いますけど。

補足

ありがとうございます。
実はソフトウェアは１つや２つじゃないです。５つあります。
(A,B,C,D,Eとします。)

今のエクセルは、A,B,C,D,Eというシートを作りました。つまりソフトウェアごとにシートがあります。
それぞれに「ユーザー名」「PCの機種」「PC番号」「PCのシリアル」「*その人の内線番号」を記入しています。<---2度手間多いですよね。

この場合、少しの訂正なのに、わざわざ全てのシートを書き換えるんで、ものすごい二度手間だと思うんです。

例えばYさんが辞めました。A,B,C,D,E全てのシートを見てYさんを探さないとダメです。

例えばZさんが新しくPC交換したときなんか、PCの機種、PCのシリアルぐらいしか変更なありません。内線、ソフトウェアのキーはそのままです。
なのに全部のシート開いて、「Zさん、Zさん。。」と探して。。酔ってしまいそうです。ものすごい効率悪いです。

削除漏れなのか、かなり前に辞めた人の名前が残っていたり。。

他Aというシートにあるxxさんと、BというシートにあるXXさんのシリアルが違う！あれどっちが正しいの？っていうのが常時です！！

エクセルで解決できるなら、ぜひしたいです。こういう使い方を解決してくれる方法が書いてるサイトってありましたら、教えて下さい。

回答No.2

Te-Sho

事務の方ではなくSEさんですよね？

現在の状況から考えればフリーの管理ソフトを探すというのは選択肢の一つでしか無いように思えます。
私が思い浮かんだものとしては

１．現在のExcelにマクロ、フォームを作成し、VBAなどでオペレーションの負荷を軽減する。またシートを分散して管理情報を整理する。
・メリット　　現在のシートをそのまま使用できる。
・デメリット　使い勝手は少しだけ向上。ある程度の作成工数がかかる。

２．Accessなどのデータベースを使用して自分が管理し易いような簡単なシステムを作成する。
・メリット　　使い勝手は飛躍的に向上
・デメリット　Accessやデータベースの知識が必要。1より作成工数がかかる。

３．Ruby On Rails+MySQLなどフリーなプラットホームを使いWEBベースなデータベースアプリを作成する。
・メリット　　入力などを本人たちにオペレーションして貰う事により運用項数が減る。
・デメリット　プログラミングやデータベースの高い知識が必要。２より作成工数がかかる。

根本問題は一つのワークシートに対して全ての更新処理をまとめて行っている運用形態に有ると思います。
全てが管理できるフリーソフトが見つかっても運用形態を見直さなければ同じような問題がまた出てくる可能性が高いです。

項目数も少なく管理するテーブルも多くないと思いますので、もしAccessをお持ちでしたらAccessで管理すれば楽かと思います。

回答No.1

rokko-oroshi

私もその手のフリーウェアを探しましたが、どれも一長一短でうまくいきませんでした。
有償のものでいいのがいくつかあったので、見積もりを取ろうとしているところです。

今回のないようだと個人的には、パソコンに関する情報とユーザーに関する情報を別シートに分けて管理すれば、エクセルでも充分間に合うような気はします。