300人程度の会社で社内SEをしています。

質問

下記項目をエクセルで管理しています。

*ソフトウェアとそのライセンスキー <--これが一番のメインです。
(ソフトウェアはA,B,C,D,Eと５つあります。しかも全員違うライセンスキー。)

*ユーザー名
*部署
*PCの機種
*PC番号
*PCのシリアル
*型番
*その人の内線番号 (これはついでです。)

300人のこれだけの項目をエクセルで管理しているのですが大変で困っています。
現状を説明します。エクセルは、A,B,C,D,Eというソフト別にシートがあります。
ソフトごとに、縦軸にライセンスキー、横軸にユーザー名、PCの機種、etc..が書いています。

こんな感じ。
<シートA>
(ライセンスキー)
xxx-x24 田中 IBM-1234 経理部 ナイセン001
xxx-x67 山田 HP-2345 設計部 ナイセン002
xxx-x89 伊藤 HP-2345 工事部 ナイセン007

<シートB>
(ライセンスキー)
yyy-y44 田中 IBM-1234 経理部 ナイセン001
yyy-y99 山田 HP-2345 設計部 ナイセン002
yyy-y31 空き(使われていないキー)

下記の事で効率の悪さを痛感しています。
1)例えば田中さんが辞めました。A,B,C,D,E全てのシートを見て田中さんを探さないとダメです。

2)例えば山田さんが新しくPC交換したときは、PCの機種、PCのシリアルぐらいしか変更点ありません。
なのに全部のシートから「山田さん。。」と探して。

3)削除漏れなのか、かなり前に辞めた人の名前が残っていたり。

4)(買い替えの後多いのが) シートAの田中さんと、シートBの田中さんのPCのシリアルが違っていたり。

5)先日30台PC買い換えた時は、大変でした。

なんとか解決してくれる方法がありましたら、教えて下さい。

回答No.9

akina_line · ベストアンサー

こんにちは、#4です。

　「データベース」で手軽に使えるものは、マイクロソフトのAccessだと思います。
　　　1.データベースエンジン
　　　2.データベース管理（データを格納する『テーブル』や検索条件保存の『クエリ』などの作成）
　　　3.データ入力画面作成（一般ユーザがデータを対話的に入力する画面の作成）
　　　4.帳票作成（検索結果を体裁の整った帳票として印刷する）
　　上記、４機能があります。
　データベースを勉強するのであれば、本屋で入門書を買ってきましょう。そのとき、内容をざっと見て、上記機能の3を中心に書かれているものより、2を中心に書かれているものを買いましょう。また、複雑なデータをどのように分類してテーブルにするかを説明してあるものが良いでしょう。

　未使用のライセンスの取り扱いは、１シートで扱うならば、社員名を「未使用」とかにして登録する方法が考えられます。

では。

回答No.8

noname#79209

> そのデーターベース管理ソフトって何ですか？？
読んで字の如く「データベースの管理ソフト」です。
エクセルの仲間で言えば、オフィスソフトの中に「アクセス（Access）」というデータベースソフトがあります。
基本的には「テーブル」と呼ばれる「エクセルのシート」のような（シートと言うより巻物のイメージ）上のデータを使って、
特定の条件で検索したり絞り込んだりします。
また、エクセルシート的に言えば、一時的に列の並びを変えたり、必要な列だけ選んで表示させたり、複数のシートから列を組み合わせて表示させたり出来ます。
質問者さんの例で言えば、
1.ソフトとライセンス番号と使用者をまとめたテーブル（一本化）
2.従業員のテーブル
3.所属部課のテーブル
の3本立て＋αのテーブルで実現出来るでしょう。

なお、エクセル表からデータを取り込む（インポートと言います）ことも可能です。
単体もありますが、オフィスのプロフェッショナル版を買えば、入ってきます。

回答No.7

noname#79209

本来ならデータベースソフトを使いたいところですが、あえてＥＸＣＥＬということで．．．
ただ、基本的に
「誰が何を持っているか」ではなくて「何を誰が持っているか」だと思います。
例えば２０本のライセンス番号のうちどれが使用されていて、どれが空いているかのが問題でしょう。
ライセンス数が増えたり、人の増減がそう頻繁に行われる事はないと考えます。

私なら、
現状のシートに1枚シートを追加し、皆さんが言われている形式の表を作り、各ソフトのシートからリンク貼り付けでコピーします。
５つのソフトの各ライセンスが３００づつあれば１５００行になってしまいますが、フィルタ機能を使って絞り込めば楽になるでしょう。
あと、従業員のシートもあると便利ですね。
かなりダサイやり方ですが、かえって使いやすいかもしれません。

補足

すいません。そのデーターベース管理ソフトって何ですか？？

回答No.6

ape5

No4の方が言っているのはこういうことだと思いますよ。
-----------------------------------------------------------
(名前) (ソフトの種類) (Bのキー).....(機種) .........(部署) ...... (内線)
田中...A....xxx-x44....IBM-1234....経理部....001
田中...B....yyy-y11....IBM-1234....経理部....001
山田...A....xxx-x99....HP-2345......設計部....002
山田...C....aaa-a99....HP-2345......設計部....002
山田...D....zzz-z99....HP-2345......設計部....002
伊東...B....xxx-x89....HP-2345......工事部....007
伊東...C....yyy-y89....HP-2345......工事部....007
----------------------------------------------------------
言わんとするところは、同じユーザのデータが隣り合うので、視認性が高くなり、PCの取り換えなどで、PCのシリアルなどの不一致が減る。
同じユーザのデータは一か所にかたまるのでその人のデータを一度に確認できる。などがあるのかな・・・。

補足

なるほど、なるほど。。。だんだん近づきました。
最終質問です。

このやり方ですと、空き(余っている)ソフトウェアのライセンスはどこに記入したらいいんでしょうか？

教えて下さいませ！！

回答No.5

umeume7777

ＤＢ化するのも手ですが、そのままEXCELで使うには
・シートを１つにしてしまう。
・ソフト名を記入の欄を作る。
そうすればフィルタを使うことでだいぶ楽です。

回答No.4

akina_line

こんにちは。

　「ソフト別に4シート」というのが問題だと思います。

Excelシートを1枚にして、
　*ユーザー名
　*部署
　*PCの機種
　*PC番号
　*PCのシリアル
　*型番
　*その人の内線番号
　*ソフトの種類（A,B,C,D）
　*シリアルナンバー
という風に項目を設定し、同じ人が複数ソフトを使用している場合、複数行のデータを作り、*ソフトの種類（A,B,C,D）、*シリアルナンバーを各々入れます。（その他の項目は同じなので、1つめのソフトの行をコピーして2項目を修正します。）
こうすることで1シートですみ、ソートすれば各シートごとに修正していた名前やPC番号も（複数行あっても）一度に修正できるので楽になると思います。（オートフィルターで名前で絞り込んだりするとよいです。）

　このように、1件の社員データに対して複数件のソフトデータがある場合、データ表を別々に作成し、簡易なデータベースで管理するとよいのですが、いきなりデータベースを作るのはハードルが高いと思いますので、Excelで考えて見ました。

では。

補足

おー！そっかそっか！！
ベスト回答に近いです！！！
やっぱりユーザー名を縦にズラーっと並べる方法が一番ですかね？

(名前) (Aのキー) (Bのキー).....(機種) .........(部署) ...... (内線)
田中...xxx-x24....yyy-y44....IBM-1234....経理部....001
山田...xxx-x67....yyy-y99....HP-2345......設計部....002
伊東...xxx-x89.........-..............HP-2345......工事部....007

こんな感じですよね？？
これでもいいんですよ。でもこれだと「yyy-y31」のような、空きをどう管理するかそれが訳分からなくなるのを防ぐため、ソフトウェア別に管理しているんです。

どうしたらいいでしょうか？あと一歩です！！
教えて下さいませ。

回答No.3

k-josui

これはデータベースですね。
するとすでに回答されていますが、ExcelではなくAccessの守備範囲です。
Accessであれば簡単にできると思いますよ。

回答No.2

suzukikun

ExcelからRDBに移行するか、各ソフト会社に連絡をして必要ライセンス数分を同一キーで使えるように相談してみるのはどうでしょう？

回答No.1

Nigun

エクセルではなく、アクセスを用いてみたらどうでしょうか？
フォームとテーブルで管理すれば、そんなに時間を掛けずにいけるかと思いますが。