聞いた事を即座に脳内で考えようとする

質問

仕事の上で悩みがあります。
電話や連絡など、人から話を聞くと
勝手に自分の脳内で言葉を翻訳、というか
考えてから理解するというような癖があるのです。

それだけなら問題はないのですが、その考えたことが
相手の伝えたかった事とズレが生じてしまう事が結構あるのです。

連絡事項をメモに書くという単純な動作でも、
言われたとおりに書いたつもりでも言った人から見れば
言われたとおりに書いていないと言われる事が多々あります
言われたことをそのまま書け、とよく言われるのですが
そう思って書いたつもりでも違ってしまうのです。

今は一応書いたメモを見せて確認して貰うことでなんとか
対応できているのですが、変に考えないように
言われたことをそのまま書けるようになればこんな心配はしなくていいのに…
とも思っています。
どうすればいいでしょうか？

回答No.2

O_K-O_K · ベストアンサー

単なる伝言的な事なのか、それなりに判断しながらやりとりするような会話なのか、話しの内容が見えないので明確にはいえませんが、私もそんな事があります。

相手が一言「○○○の件なんですが～」とか言った時点で自分の頭の中で既に勝手な想像というか解釈が始まってしまって、メモを取る事に集中するより、頭の中の解釈の方が優先される場合が多々あります。
終わってみると、キーワードだけ！とか肝心な部分をメモしてなかったりとで中途半端なメモに終わってしまい、結局、自分の頭の中で解釈した勝手な事を「こう言う事だったハズ！」、「こういうつもりもあるハズ！」って付け足してしまうんですかね～？

解決方法になればいいですけど、
あなたが良く受けられる電話の内容を分析して見てください。
営業的な電話で注文とかが多いですか？
自分以外の方に対する伝言で、伝達事項や確認依頼などの電話が多いですか？
良く受けられる電話によって、これだけ聞けば必要十分って言う要素をピックアップして、伝言メモなどを作成すれば、誤解や余分な付け足しなどは無くなると思います。

例えば、注文的なものであれば。。。
(1)取引先の社名・(2)商品は何？・(3)いくつ？・(4)何時までに？・(5)納品は何処に？(6)担当者は誰？・・・みたいな感じでしょうし。
自分以外への伝言や依頼事項であれば。。。
(1)取引先の社名と相手の名前・(2)こちらの誰に対する要件？・(3)何の要件（依頼？確認？伝言？・・・）・(4)要件の内容は？・(5)折り返し返事等の必要性は？・・・
などなど、聞くべき事柄を予め整理した紙を用意しておいて、その紙に沿った形でメモを取り、復唱するようにすれば、確認漏れや勝手な解釈、余分な付け足しも無くなると思います。
あなたの職場、仕事内容に合わせて考えてみては如何ですか？

仕事上であれば、普段の会話も同じようなものです。
上から指示された仕事や自分で判断していく仕事など、事前に確認すべき事（５Ｗ１Ｈ＋α）を整理して考えれば大きなズレは無くなると思います。。。
それから、電話の場合はそうはいきませんが、職場内の会話であれば、不安や疑問に思った時には勝手に解釈せずに、再度質問する事も重要です。その時にはただ漠然と「もう一度」では無く、「自分はこう解釈したんだけど間違い無いか？」と言う質問の方がいいでしょう！
職場の上司や良く会話する人など、人に伝える技術にも上手下手はありますから、あなただけの問題とも言えないかもしれません。
あなたが頭の中で解釈した事、話しの中で分からなかったポイントを伝えてあげる事で、相手の話し方・伝え方も改善されるかもしれません。

お礼

ありがとうございます。
単なる伝言も考えるべきことも両方ともあるような所ですね。
そこが混乱しやすくなってる事もあるのかもしれません

起こりうる事態に合わせてあらかじめ考えておく、というのは
なるほど、と思いました

回答No.1

15baby

＞書いたメモを見せて確認して貰う
事ができるのなら、
初めからメモに書いたものを預かる方が安全のような気もします。
その書き方を、見習うという練習もできるかと思います。

電話などは、メモを取るときにクチに出して相手に確認を取りながらメモを取る。
そのあと、書いたメモを再度読み上げ、相手に確認してもらう。

何度も聞き返したりするのも相手に迷惑になるかもしれませんが、
仕事上、ミスするよりよいと思うので、相手に確認するしかないと思われます。
補足要求。
＞「言われたとおりに書いていない」
簡素に書いてしまうなど、どのように翻訳？してしまうのか
相手の伝え方が悪いのかもしれませんし、
書けなかった(伝わらなかった)という　ズレの例　をあげてくれませんか？
メモの取り方、電話でのやり取り等

補足

ありがとうございます。
ズレの例…と言いますと過去の経験から考えてみても、
本当様々なのです。
ただ言われた事に事足りないだけの事も、
逆に言われていない事を書いてたりしました。
全然意図と違っている事すらありました。

考えてしまう癖のせいか、手元に紙を置いてペンを手にとって
聞いていてもなかなかペンが進まない事も幾度かあります。
また、連絡事項で聞いた事を書いた紙を見せても
「何これ違うよ」と言われた事も何度か…