面識がない方へのメールでのアポイントメントの取り方

質問

現在、日本に進出予定の外国企業で働いております。来月、上司と視察のため日本に行くのですが、その時に上司の友人が紹介してくれた方(日本人)と面会の予約を取ることになりました。

私の上司はできれば食事をしながら話がしたいということなのですが、面識がない相手にいきなりそのようなことを言っても失礼にならないでしょうか？

また相手が会社のトップであり、年齢も70代ということでメールの書き方に非常に不安を感じています。

以下、メールの下書きです。
間違いやおかしいところがあったらご指摘頂けると嬉しいです。

どうぞよろしくお願い致します！

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

○○株式会社
代表取締役　△△様

突然のメールで失礼致します。私、イギリス、●●会社国際企画部の山田と申します。

AB社のスミス様(【注】上司の知人)のメールでご存知だと思いますが、弊社代表ジョンソンと共に来月視察のため、日本に参ります。

滞在期間中に是非、△△様とお会いしたく、この度ご連絡差し上げた次第です。

お手数ですが、10月1日～15日の期間中でご都合のいい日時をお知らせ頂けませんでしょうか？

お忙しいところ、誠に申し訳ありませんがどうぞよろしくお願い致します。

●●会社
国際企画部
山田

回答No.2

osi_nari · ベストアンサー

個人的には、目上の人にいきなりメールで、というのには抵抗ありますが・・・スミスさんからもメールを送っているようなので、先方は日常的にメールを利用している人なのかな？

ま、そのへんは事情もおありでしょうからさておいて。

先方に会いたいのはジョンソンさんなんですよね？
そうしたら、「ジョンソンが滞在期間中に是非、△△様と直接お会いしてお話したいと申しております」となるのではないでしょうか。

また、文頭でも文末でも、本人ではなく代理人がメールを送る失礼を詫びるべきですよね。
例えば「本来ならば本人から直接ご連絡差し上げるべきなのですが、本人が日本語に不安があるとのことで、同行いたします私のほうからご連絡差し上げております。悪しからずご了承くださいませ」とかなんとか。
理由は適当で良いので。
「日程の管理を任されております都合上、私のほうからご連絡差し上げております」とかでも、まぁ悪くないでしょう。

＞お手数ですが、10月1日～15日の期間中でご都合のいい日時をお知らせ頂けませんでしょうか？

相手が会うことを了承している、という前提の文章になってますよね。
私だったら、「私どもは１０月１日から１５日まで滞在する予定でおります。こちらの都合で恐縮ですが、その期間中にお時間を割いていただくことは可能でしょうか？」とします。

次に、食事についてですが、これは普通に切り出しちゃって構わないと思います。というよりか、行っておかないと相手も昼間会いたいのか夜に合いたいのか大体どのくらいの時間を見ておけば良いのか想像がつきません。
「また、ジョンソンが「出来ればご一緒に食事などしながらゆっくりとお話させていただきたい」と申しておりますが、ご都合はいかがでしょうか？」てな具合ですね。
相手がＯＫと言って来たら、お礼のメールの中に「御社の近くということで〇〇近辺でお店を探しておりますが、お帰りの都合などで、他にご都合の良い場所がございましたらお教え願えますと幸いです」とか書いておけば、「じゃあオススメの店があるからそこに行こうよ」てな具合に話が進む可能性大です。

あとは、細かい点ですが・・・

＞AB社のスミス様(【注】上司の知人)のメールでご存知だと思いますが
ちょっと違和感感じます。私なら、万が一スミスさんからきちんと話が行ってなくても「何の話？」と思われないように、くどくない程度に経緯を書いておきます。
せめて「ご存知かと思いますが」の方が良いと思います。

お礼

詳細なご回答、どうもありがとうございます！

あぁ、本当に助かります！日本語を母国語としているのに、適切な表現や言い回し、ビジネスマナーをかなり忘れておりました。ご指摘の点、全て「あぁ、なるほど！」とパソコン画面の前でうなずいてしまいました。

>先方は日常的にメールを利用している人なのかな？

はい、外国企業とのビジネスがかなり多いようで、外国人とはメールでのやり取りがほとんどのようです。

上司は「友達の知り合いだからフランクに付き合える。」と思っているようなのですが、日本人の私にはご年配かつ地位のある方に失礼がないようにと気が気ではありませんでした。

本当にどうもありがとうございました！

回答No.1

gatetsu38

手間になりますが、
いきなり日時を決めるのはちょっと、無礼な気がしますね。

まずは挨拶、お会いしたい旨を伝え、
返事を待ってからご都合伺いをしてアポを取ると良いかと思います。
本当はメールの上、電話をすべきですが
それは難しいでしょうか？
年配の方なら尚更、メールだけの挨拶より
電話を入れた方が良いかと・・・

お礼

ご回答、どうもありがとうございます！

知人の紹介ということで上司はかなりフレンドリーな感じで面会できると思い込んでいるようなのですが、日本人の私としてはご年配かつ地位のある方にメールでいきなりアポを取る事にかなり不安を感じていました。

どうもありがとうございます！
もう一度、アポのとり方を検討してみます！