トラブルの報告はメールに限る？

質問

私はなにか問題が起こると、上司に即、口頭で報告していました。
なぜなら、メールは相手が常に見ているとは限らないし、
メールでの連絡は失礼だと思うからです。
しかし、ある時から「報告はメールでするように」と言われるようになりました。

社内メールで送ると、あいてはいつ開封したかどうか送信側に通知が来ます。
しかし、メールで報告するようにと言われたのでメールで報告しているにもかかわらず、上司は数週間たってもそのメールをみていません。

口頭で法報告すると話を全部聞かずに「メールで報告して」と言われるし、メールで報告すると見ていないし、こういう上司、どうしたらいいんでしょう。

メール＋口頭で一言がいいのでしょうが、上司は急ぎであってもメール送りっぱなしにして「見ていないのが悪い」というタイプです。

回答No.3

sazann

上司がメールしてと言う以上はメールで報告するべきだと思います。

必要があれば上司から詳しく聞かせてくれと声をかけられるかもしれません。
上司からすれば忙しいから手を止めて報告を聞くのがイヤなのではないでしょうか。
melchenxさんからすれば上司は１人かもしれませんが、上司からすればmelchenxさんは
部下の１人ですよね、恐らく。

報告しているのに見落としていたら上司の落ち度なので気にされなくて良いと思います。

特に何も言われてなければ、melchenxさんのおっしゃるように口頭がいいと
思います。

＞社内メールで送ると、相手はいつ開封したかどうか送信側に通知が来ます。

これはメーラーによりますが。開封の通知をしないようにしているかもしれません。
昔クライアントからMLでいちいち通知が出るので、大人数に出している事と入社
して間もなかったので開封済の通知を全部拒否しました。
メールは読んでました。

このような事もあり得るので上司がメール見ているかどうかは何とも言えないかも
しれませんよ。。。

口頭で聞いて報告書を書いて提出であれば、メールで報告してもらった方が
一度で済むので上司のやり方次第なのかもしれません。。。

回答No.2

demerger

【「私はなにか問題が起こると、上司に即、口頭で報告・・（中略）・・あるときから「報告はメールでするように」】

なぜ？そういう指示になったのだろうか？と
上司の立場で考えてみるに。

問題について「口頭で言う」事と「文書化」する事の違いに、質問主様は気付いておられるだろうか？
という疑問を持ちました。

「口頭の」場合は。思ったまま、その瞬間の自分自身の視点からだけの感情のまま・・などが
発言の最初に来たり、
瞬間のある思い込みが強調されたりすることが、往々にしてあります。

（そして・・失礼ながら、そうした情報は、問題解決のためには・・上司の役に立ちません。）

ですが。
問題を抱えている本人が文書化すると、
文書化の途中で
問題の発生状況・経過・応答・周囲の反応、などなど「振り返り」の時間を得る事が出来ます。

口頭ではなく、文書化することに依る「当事者の見直しの時間」「自省・自制の時間」

問題解決のためには、実は、これが、とても大切な事が有ります。

つまり。必要なのは。「上司から質問主様への返信」ではなく。

問題発生時の「質問主様自身の言動（言葉・行動）」の
「振り返り」が必要だった可能性を
除去できません。

再度、考えてみてはどうでしょうか？
「メールという文書化を指示されたのは、なぜだろうか？」

「問題の本質を、自身で整理し、端的に表現できるよう、次のステップに上がってみませんか」
そういう上司の問いかけだったのではないでしょうか。
職場における教育の一環として。受け止めるのが良いように思いますが。

記述内容からだけですが。
とても良い上司に恵まれておられるように、お見受けします。

回答No.1

bfox

>メール＋口頭で一言がいいのでしょうが

ってもう答えがでているじゃないですか。
「～の件についての報告ですがメールで送っておきましたのでご確認ください」
って口頭で伝えればよいんじゃないですかね。
見るか見ないかは先方の勝手ですから。

基本的にメールでのやり取りを望むのは、履歴がしっかり残るからです。
後から何かあった時に、言った言わないの水掛け論になりますからね。
口頭だけでの
ビジネスの基本だと思います。