電話で話をするときの注意点

質問

お世話になります。
内勤という仕事上、お客様と社員同士でも電話でのお話が主体です。
直接お会いしてお話しするわけではないので、こちらも声のトーンや話のスピードなどで相手に与える印象がずいぶんと違うんだろうな、と思いますし、大切なお話しをする際、電話だとお互いの思っていることがなかなかくみ取りにくいということがあります。
電話でお話をすること、電話で用件を伝える際に気をつけた方がいいこと、何か上手に話せる、理解できるアドバイス等があれば教えて下さい。

回答No.3

cyandy001 · ベストアンサー

女性の方ですか？
語尾を延ばしてしまうことって多いと思いますが
年配の方にはかなり不快のようです。
顔が見えない分、声の違いで相手の捉え方も
かなり違うようです。

ハキハキ分かりやすい言葉でしゃべって
大事な用件は復唱して確認すると
いいのではないでしょうか。

お礼

語尾のばしですね。
私も気をつけてはいるのですが相手につられてしまったり、気が付くとのびていたりします。
話し方が大切そうですね。

回答No.4

Jodie0625

伝えたい用件はあらかじめメモし、伝え忘れがないように心がけます。
電話番号、金額など数字に関わることは、念を入れて確認しましょう。

できれば、お伝えした内容の要点を、先方から繰り返してもらうのがベストですが、ＴＰＯによって判断が必要です。

お礼

ありがとうございます。
電話だと、聞き取りにくかったりするのでお互いの確認のためにも、きちんと復唱することが大切ですね。
やはり電話だと難しいことも多いですね。

回答No.2

yu--u

こんにちは。

私の場合はなるべくメールを作成して文章をまとめてから相手に送って、お互いにそれを見ながらもしくは送らない場合でも自分がそれを見ながら話すようにしています。相手に伝えたいことを簡潔にまとめるためには文章にしてみるのが一番だと思いますよ。
後は電話の場合は相手と同じものを見て話すと話が通じやすいです。

お礼

ありがとうございます。
メールの後に電話、というのは話が早く通じそうですね。
自分の頭の中でも整理ができるし。
場合によって活用してみようと思います。

回答No.1

rinring

こちらから用件があって電話をかける場合は、お伝えする内容を書いたメモや、書類を見ながら話すと良いと思います。

かかってきた電話に対しても、あわてずメモを取りながら受け応えすると良いと思います。

日時や大切なことは復唱して確認を取るのは基本中の基本です。

とは言っても相手の話の内容がクレームになると、慌ててしまいますね。結構しどろもどろになってパニックになることもあります・・・。

お礼

ありがとうございます。

メモと復唱ですね。
こちらから電話をかける場合は、メモは取っていなかったので、やってみたいと思います。