電話応対、教えてください。

質問

最近、派遣の仕事を始めたばかりで
今日、初めて電話を取りました。

あまり電話がかかってくる仕事ではなく
相手も同じ会社の人が多いです。

違う棟の同じ会社の人からでした。

かなり緊張した私「はい、○○会社でございます」
相手「○○会社の○○です」
私「・・お疲れ様です」
相手「お疲れ様です。佐藤さんいらっしゃいますか？」
私「・・・佐藤さんは、もう帰られました」
相手「そうですか、それではけっこうです」
私「あ、はい・・・・・」

で切りました。
「・」が一秒くらいとして、すべてにおいて
間が飽き過ぎて失敗しました。恥ずかしいです。
あと、佐藤に「さん」は付けて良かったかどうか
色々と悔やまれます。

同じ会社の人で、面識のない人との会話は
どのような話し方が好ましいのでしょうか。
次にかかってきた場合、カッコよくきめたいので
スマートな応対を教えてください。

よろしくお願い致します。

回答No.4

midori-33 · ベストアンサー

電話応対って緊張しますよね。私も慣れないころは電話がなるとびくっとしていました。内容をみると質問者様が気になさるほどの対応でなく、大きな問題はないと思うのですが、私が気付いたたことをいくつか書かせてていただきます。

会社名だけでなく、自分の名前を名乗ったほうが相手の方も安心すると思います。（また混乱を避けるため、そして、気も引き締まります）

佐藤か佐藤さんか・・・これは社内の人に使い分けを聞くのがいいかと思います。会社によって使い分けが全然違ったりするからです。たとえばランチのときなどに、みなさんはどうしていますか？？と聞いてみたらいかがですか。もし聞きにくい状況なら、周りの方の電話応対を聞いてみたら、どうですか。慣れてくると、あ、この会社はこういうときはこんな感じにしてるんだってわかってきますよ。

最後に、一番のポイントです。伝言があるかどうかは、やはり聞いておいたほうがよいと思います。もし、伝言をうまく聞く自信がないとき（時々、かなり難しい内容の伝言をしてくる人がいますよね、特に仕事内容がいまいち、つかめない最初のころは伝言もぴんとこないものです。）明日、佐藤の方から、電話をかけるよう伝えておきます。でも良いと思います。そして伝言を承ったとき、そうでないときどの場合でも最初のうちは電話番号や内線番号は必ず聞いておかなければなりません。私は最初のころ、あがってしまい、連絡先を聞いてないことがあり、注意されたことがよくありました。また電話番号を聞いておくと、安心です。そのうち、あ、この人は電話番号聞かなくても登録しているから、大丈夫とか分かってきます。
これについてもあらかじめ、この人からはよくかかってくるから、電話番号なんか聞かなくてもよい人を聞いておくと便利です。
私は以前、よくかけてくる人に、電話番号を聞いたとき、はあ？？何言ってんのみたいな言い方をされたことがあるからです。（お得意様など失礼にあたることになってしまいます）

もしも同じ会社の人なら、うまくできないときは不慣れで申し訳ないです。などいったらいかがですか（お客様ならちょっと言えないですけど）
最初は名前、会社名、連絡先は必ず（それを書いたメモなんか横に置いておけばいいかも）聞くぞ！！から、始めたらいかがですか？私なんか、なれないころ、ほんとにできてなかったです。（しどろもどろ、間もかなりある　変な敬語）でも今の３点だけできればどうにかなると思えば、少し気が楽になると思います。
それができるようになったら、今度は敬語の使い方、スマートな対応に進んでいけばいいと思います。私が参考になったのは、社内の電話対応のうまい人、また、かかってきた人で上手に敬語を使う人でした。

それと最後に声は大きいほうが失敗が少ないと思います。
私は最初のころ、みんなに自分のぎこちない電話応対を聞かれたくないと思い、小さな声で話していたら、お客様に何度も聞き返されるし、社内の人にもっと大きな声でと言われたこともあります。（恥をかきたくないと思う気持ちが逆にもっと恥をかいてしまった(~o~)）
ときどき社内に長くいるのに、電話応対があまりよくないと感じる人もいるのでmmeggさんのような心構えはとても好感が持てます。以上長々と失礼しました。参考になれば幸いです。

お礼

まず、なんて御親切な方だろう、、と思いました。
とても私の心理状態を察していただき、ご自信の体験も交えてわかりやすく回答いただいたこと、本当にうれしかったです。少し会社の場に慣れてきた今、確かに周りの方をマネするというのが良さそうです。あれから一度も電話を取らずに済んでいますが、いつかは取るので、あがらないようにメモに書いておこうと思います。大変参考になりました。ありがとうございました。

回答No.3

v6v6

初めての電話対応だとわからないことだらけですよね。普通、自分の会社の人間に対しては上司であっても「さん」はつけません。ですから「○○さんいますか」と質問されたなら「○○は席をはずしております」などと答えるのが一般的です。

例
★「はい、○○会社でございます」
◎「○○会社の○○です」

★「お疲れ様です」
◎「お疲れ様です。佐藤さんいらっしゃいますか？」

★「佐藤は、もう帰宅いたしました」
◎「そうですか、それではけっこうです」

★「何か伝言はございますでしょうか」
◎「いえ、大丈夫です」

★「かしこまりました。お電話ありがとうございます。失礼いたします」

お礼

会社の人間同士なら呼び捨てオッケーですね。
スマートな応対で、こんな感じ良いなぁと思いました。とても参考になりました。ありがとうございました。

回答No.2

tyunji

普通の対応と思います。
社内ならさんを付けても問題は無いですよ。
別部署で面識が無い方で有れば、お疲れ様より、こんにちは、の方が適切なような気はします。
社内でも別の場所の方で有れば、最後は切る前に「何かご伝言が有ればメモを残しておきますが..」は必要ではないかと思います。

お礼

あまりかしこまらなくても良いんですね。
あたふたしてしまい、メモを取ることまでは思い付きませんでした。
ご回答ありがとうございました。

回答No.1

goobest_2004

いや、まず相手はそんなに気にしてないと思いますよ。
それで気にすると上手く話せないですよ。
サクっとやりとりをする方が大事だと思います。

他社からかかってきた場合は、身内は呼び捨てでいいかと。

相手「○○会社の○○です」
私「あ、どうもお疲れ様です」
相手「お疲れ様です。佐藤さんいらっしゃいますか？」
私「佐藤は、もう帰宅しましたが、何か伝言致しましょうか？」
相手「そうですか、いえ伝言はけっこうです。ありがとうございました。」
私「はい、どうも」

くらいで良いんじゃないですか。社内なら「どうも」が意外に便利です。
社内で社長と会って挨拶にこまった時にも「どうも」は決して失礼じゃないとテレビでやってましたし。

困った時の「どうも」お忘れなく＾＾

お礼

「どうも」って便利な言葉ですよね。気楽にサクッとご回答にあるような対応ができるよう頑張ります。
ありがとうございました。