電話応対について

質問

会社での電話応対について教えてください。

(1)取り次ぐ相手がまだ出社していないとき（開始１５分前ぐらい）
(2)取り次ぐ相手が昼休憩のとき
(3)取り次ぐ相手がいるけども、電話に出れないとき

こんなときは「席を外している」でいいのでしょうか？他にも言い方があれば教えてください。よろしくおねがいします。

回答No.1

teahyun9 · ベストアンサー

基本的には、正直に伝えればよいかと思います。

（1）「○時に出社予定です。」とか、「始業が○時ですので、もうしばらくで出社する予定です。」など

（2）「あいにく、食事に出ております。」、
「昼休憩に出ております。戻りは○時の予定です。」など。

（3）「あいにく、他の電話に出ております。」とか、「手が離せないので、折り返しさせます。」など

クッション言葉として、事実を伝える前に、「あいにく」、「申し訳ございません」などをつけると、相手には、やわらかくお伝えできると思います。
「席を外している」は、トイレや、ちょっとした休憩（１０分程度）と相手に思わせてしまう可能性が高いです。外出、出勤前などは、言わないほうが良いと思います。

回答No.3

jade36

基本形は以下の通りです。
「あいにく○○、△△折り返しご連絡させていただきますが、よろしいでしょうか？」

○と△に入る言葉は以下の通りです。
１…まだ出社しておりません、出社いたしましたら
２…昼休み中でございます、戻りましたら
３…他の電話に出ております、終わりましたら

トイレなど、ちょっと言えない理由以外は「何故今電話を取り次げないのか」を明確に相手に伝え、必ずこちらからの連絡の必要を確認することが大事です。

お礼

遅くなりましたが、みなさまのおかげで電話応対が少しずつですが慣れてきました。本当にありがとうございます！みなさまにポイントをあげられなくて本当に申し訳ないです。

回答No.2

sakura0873

こんばんわ。
(2)と(3)の場合は「席を外している」でよいと思います。(1)の場合は「○○はあと15分ほどで出社しますので…」と伝えてから伝言もしくは折り返し電話を入れる等の処理をしたほうがよいかと…。万一出社しなかった場合(病欠、立ち寄りなど)に「席を外している」だとなんか変ないいわけになってしまいそう。
「席を外している」は会社にいるけれども電話に出られない状態の時に使うのがいいのではないでしょうか？