点検書類の改善方法について

質問

毎月1度、スーパーに納入している機械のメンテナンスを行なっており、
下記のようなシステムで点検書類を、現地→弊社の本社→客先本社に廻しております。

順序
１．スーパーマーケットで点検を行い、点検書類に当社の点検員が点検項目にチェックを
入れる。
２．その点検書類を、現地の客先に確認してもらいサインを貰う。
３．その書類を、弊社の本社に送り担当者が内容を確認する。
４．更にその書類を、本社客先に送付する。

この場合、点検書類は、すべて紙を使用しており、郵送で、現地→弊社の本社→客先本社
の順番に送っております。すると、送付するのに時間がかかるという問題がよく発生します。

なにか、上記を改善する方法はないでしょうか？例えば、ＰＣを使用する等の方法で、、、

回答No.2

pofmin · ベストアンサー

やはりFAXで先に送り、後日正式書類を
郵送するのが簡単でよいのではないで
しょうか？

うちの会社は物流倉庫へ出庫指示を電送
していますが、専用回線を引いたり、
プログラムを作ったりでかなり高額な
（はっきりとは金額は書けませんが）
費用がかかっています。

お聞きした程度の内容ならばFAX→郵送が
よいと思います。

ウェブで作業するのはセキュリティの
問題もあるのでどうなんでしょうか？
運用面もそれ専門の人間をおかなければ
ならないですし、コスト面で合わないと
思います。

お礼

お返事ありがとうございます。

やはりそうですか。大革新をしようと思ったのですが、
いろいろと問題があるのですね。

また、別の質問を近い将来させて頂きますので、その節はよろしくお願いします。

回答No.1

hallis

まず単純に業務改善したいのか、それとも点検項目等をデータとして吸い上げて分析などにつなげたいのか？

前者だとすれば現地で顧客のサインが入った書類をスキャナで電子的データに変換してEメール等で送ってもらうのはどうでしょう。また現場毎に個別の機器導入を避けたいのならばあなたの会社の本社にあるＰＣへ FAX モデムを付けてファックス・サーバ用のＰＣを用意しましょう。そこあてに現地作業員がファックスしてくれれば自動的に電子的な情報としてＰＣに蓄積されますし、メールソフトとの連携で受信したファックスの中身を自動転送させることも可能です。

補足

お返事ありがとうございます。

＞まず単純に業務改善したいのか

そのとおりです。

やっぱり、スキャナかＦＡＸを使用する方法しかないでしょうか？例えば、点検報告書を、ウエイブサイトのどこかに登録しておき、現地の点検時にはそこにアクセスして、チェックを入れて点検し、その結果を現地の客先に、電子サイン（？）してもらい、本社では、また、そこのウエイブサイトにアクセスして確認し、最期は、本社の客にも、そのウエイブサイトにアクセスしてもらうシステムは如何でしょうか？

そうしますと、書類を送付する作業がなくなります。見たい場合は、そのウエイブサイト
にアクセスすれば、よいわけですから

でも上記のシステムは、現実に可能でしょうか？