仕事全体を見渡せるような、アドバイスお願いします

質問

出入庫に関わる事務をしています。時間毎に色々な締め切りに追われるお仕事のようです。
自分は時間の使い方がヘタなのと、元がスローキーなため、それらをカバーしたいと思っています。

まだ入ったばかりで、一つ一つの処理の仕方や、何に間に合わせればいいかを
順々に教わっていこうという段階ですが、慣れない職種でかなり不安です。
電話を取るようになったら‥などイメージしながら、どれを優先させる方がいいのかとか、
おいおい聞いていこうと思っています。
全体の流れもなるべくつかもうとしてるのですが、覚える事が多すぎて、中々繋がりません。
といってもまだ二日しか行ってないのですが。

恐らく慣れて任されるようになったら、時間毎に必要な処理をしつつ、
電話で急ぎの処理も頼まれ、それを問い合わせて返事待ちをしたり、
遅いようなら督促かけるなり何なりしたり‥とバタバタしたことになると思います。
締め切りを頭におくのと、優先順位をつけるのは必至です。

どのように覚えていったら、そういう慌しい状況になっても、
落ち着いて対処できるでしょうか。

あと私は「これ注意しなきゃ！」と思うと、他の大事な部分がすっとんでしまいがちな人です。
また、やるべき事を思い出すと、それで安心して、片付けてないのに忘れてしまったりもします。
また、毎日やってる作業にどのくらい暇がかかるか察知し、終わる目途を経て、
予測して動くというのが下手です。

仕事全体を見渡すのが苦手なようです。何かいいトレーニングのようなものないでしょうか。
アドバイスお願いします。

回答No.2

hiro-2005 · ベストアンサー

私のやりかたなので、他のかたに合うかどうかわかりませんが。

☆ひとつひとつの作業手順だけでなく、最終ビジョンも聞いておく(自分の作業範囲外でも)。
最終時に、どういう結果が求められているのかということを知っておくことです。

☆最終段階までに、途中ここだけは押さえなければならないポイント(ここで間違えると、修正が面倒になりそうなところ)を把握する。

☆上記を書き出す。(後述の付箋の方法を参考にしてみて)
締め切りを確認し、後ろから大雑把な時間割を作ってみる。すると、いつまでにはここまではやっていないとまずいという目安がわかります。もちろんそれ以前に終わるように組めば、間違いを修正する時間もとれるし、精神的な余裕も持てます。

☆予定作業中に、急な仕事が入ったら、それをどこに入れると効率的かを考える。(これも書いてみる。)

☆複数の業務が同時進行になると思うので、途中何回か手をとめて、現在の進行状況で間に合うか、優先順位の確認をする。
どう考えても無理、とわかったら早めに上司に相談し、指示をあおぐ。(ギリギリになって、一生懸命やったけどできませんでした、はまずい。)

書き方ですが、大き目の付箋に業務のひと手順を1枚ずつ書く。複数の業務があればそれも。
デスクまたはノートなどに貼る。
こことこことの間にこれをすると効率的、だとかを考えて並び替える。
後ろから所要時間の割り振りをする。
終わったら、チェックをつける。
これをすると、途中のところ、終わったところがすぐにわかります。
途中で発生した仕事の付け足しも便利です。

慣れると、これが頭の中でできるようになりますが、重要なポイントはやはり書いて貼ったほうがうっかりミスが防げます。
フクザツな電話とその処理のあと、「あれ今何をやっていたっけ?」と思うことがあり、私は目の前のボードの付箋を見て、そうだったと思い出すことがあります。

お礼

お礼が大変遅くなってすみません。アドバイスありがとうございます。

＞☆最終段階までに、途中ここだけは押さえなければならないポイント(ここで間違えると、修正が面倒になりそうなところ)を把握する。

これは大事ですね。今これを失敗しながら覚えているカンジです‥。
最終ビジョンに関しては、色々聞くようにしていますが、あんまりあれもこれも
教えても混乱するだろうと言われ、まだ教わってないことが色々あるようです。

付箋の方法は、早い段階で試してしまったので、うまく役立てられなかった
（慣れたらできる一連の作業を全部書いてしまった）のですが、覚える間に
急ぎのものの確認と、時間ごとにここまでできてるかどうかの確認は、
メモで確認するようになっていったので、このことを言われて
たんだなぁと後になって思いました。

とにかくいつでも確認できるようにしておきたいと思います。
そして、一度大きな締め切りも念頭において、細かいレベルでも洗いなおしてみたいと
思います。ありがとうございました。

回答No.1

chusuke_t

二日ですか。まあ、そりゃそんなにできちゃったら、先に働いてる人がかわいそうだなと思いますが。

どんなお仕事か分かりませんが、あなたは仕事ができる人になると思います。
どのように仕事ができるようになりたいかのイメージも持っているし、自分の欠点も把握している。

ですから、今のうちに、先輩の仕事の仕方を見て、盗んで覚えていけば良いと思います。
「あのようにすればいいんだな」とか、「あれは、あの人のやり方の方が良さそうだ」とか、自分なりに分析してみて下さい。

簡単な業務日誌のようなものを書いてみるのも良いかも知れません。
「こうすれば良かった」とか、先に述べた分析を書いておくとか。
後になって、初心を思い出すのにも有効だと思います。
もちろん、すごーく簡単に、メモ程度で構いません。

後は、プライベートで余裕が多少でもあるなら、本を読んでみる。
丸っと参考になる本はなかなか無いと思いますが、それでも欠点を補うためのヒントがあるかも知れません。

一応、お勧めをあげておきます。私の好みですから、必ずあなたに合うとは限りません。
色々見てみて下さい。

私が先輩だったら、おおいにあなたを応援します。
頑張って下さい。

参考URL：

http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4906638058/249-8404980-1117105

お礼

お礼が１ヶ月も遅くなってすみません。引継ぎが昨日までで、それまでかなり
必死だったもので、失礼しました。
お褒めの言葉＆回答ありがとうございます。仕事のやり方に関しては、私に
引継ぎしておやめになった先輩が一番無駄がなく正確な方法だったと思います。
だからおられる間に質問したおしました。
業務日誌は、アドバイス通りつけるようにしたのですが、途中からは仕事を
片付けるので精一杯で、今はちょっと止まっています。でも大事なことは
残すようにしています。
本は当分読む時間がなさそうですが、時間があいたら見てみたいと思います。
評価が少し分かれているようですが、画期的な本のようですね。
たくさんのアドバイス、本当にありがとうございました。