官公庁への礼状の書き方

質問

自分は16歳の高校生なんですが、
レポートを書いていて市の担当部署に電話で質問したところ部署の中でもその事柄には担当ではない方ですが大変親切にしていただき資料や記録を調べて教えてくれたのですが、「担当ではないからやはり自分では余り詳しい事は教えて差し上げられないので、たらい回しになってしまって申し訳ないが詳しい者を探してこちらからお電話します。」とその後その事柄に詳しい課の課長の方に繋いでいただけ、その方が終業時間が過ぎたと思われる時間帯にわざわざ先方から電話を頂け、その事について懇切丁寧な回答をして頂けました。
その後そのレポートで県大会に出場にすることになったりだったのですが、いざお礼状を書こうとして思ったのですが、そのお二人は役職と苗字しか分かりません。
その上課長に繋いで下さった担当で無い方は役職も○○課××調整担当という役職なのです。課長は××課長様で良いとは思うのですが、担当という役職の場合どうすれば良いのでしょう。
後、官公庁に対してのお礼状はどのような文章が最も良いのかというのもご教示下されば幸いです。
ひどい文章ですがどなたかよろしくお願いします。

回答No.1

o24hi · ベストアンサー

こんばんは。公務員です。

　まず宛先は、課長は「○○課　△△課長　様」、担当者は「○○課　××　様」、でいいと思います。

　次に文面ですが、

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成16年11月○○日

　(宛先)　様

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　(あなたの住所)
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　(あなたの名前)

　　　　　　　　　　　お　礼　状

　謹啓 晩秋の候　貴職におかれましてはますますご清祥とお喜び申し上げます。
　さて、先日は、大変お忙しいにもかかわらず、私の質問に丁寧にお答えいただき大変ありがとうございました。おかげをもちまして、お教えいただいたことを基に作成しましたレポートで県大会に出場することとなりました。お礼かたがたご報告申し上げます。
　また、親切にお電話をお繋ぎいただきました、担当者様にもよろしくお伝え下さい。
　本来でしたら拝眉の上お礼申し上げるべきところではございますが、手紙にて失礼致します。本当にありがとうございました。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬白

　ちょっと堅苦しいようですが、目上の方ですからこれぐらいでもいいと思います。
　なお、担当の方には礼状は不要と思います(代表の課長だけでいいと思います)。

お礼

o24hi様、自分のような高校生に大変丁寧なご回答ありがとうございます。
例文までご教示いただき本当に有難く思います。
参考にさせて頂きます。
礼状ひとつまともに書けませんが、ご教示本当にありがとうございました。

回答No.4

o24hi

こんにちは。

＞一通のみの場合ですが、ik-cjmの住んでいる市は県庁所在地の180万規模のマチで、市長に宛てて書き、肝心のお二人に渡るのだろうかという点が心配になります。

　わたくしのところの場合、基本的には対応課で保管しますので、文面に課長さんの所属（○○課）を書いておかれれば、その課に転送されます。
　ただ、全国には３０００ぐらいの自治体があり、それぞれのやり方もあろうかと思いますので、普遍的なこととは言いかねますので、最初に書きましたとおり、その課に出されるのが一番かと思います。その方が、その課長さんと担当者さんの喜びもひとしおかと思います。

お礼

PC不調でお礼を書き込ませていただくのが遅れました。
これを参考にお礼状を現在書いています。
o24hiさん、nobugsさん度々有難うございました。

回答No.3

nobugs

なぜ、市長宛にするかと言うと、最近の常識的な役所では、住民対応について大変気を使っています。
特に、自治体改革を進める上で、市民との対話に基づく協働が不可欠であり、相互理解を必要としています。
高校生の各種行政資料提供についても、市としての基本的な住民サービスの一部として位置づけています。

ただ、これら成果は具体的な形にならず、唯一礼状としてしか評価されません。
適切な行政サービスが、これからも継続して行われるためにも、役所内部で成果として、他の職員の目に触れる必要がるので、個人宛ではなく、市長宛が最善と言えます。

お礼

何度も申し訳ありません。度々の対応有難うございます。
補足項についてもお答えいただけると幸いです。

補足

つい先ほど当初の質問文に脱落個所が有る点に気づきまして、お二人は「○区××課」の方なんです。

乱暴な書き方なのですが自分に要約させて頂きますと「お二人には出さずつまり市長のみで良い」といった事にになるのでしょうか？

nobugsさん、申し訳ありませんがもう一つ気になりまして一通のみの場合ですが、ik-cjmの住んでいる市は県庁所在地の180万規模のマチで、市長に宛てて書き、肝心のお二人に渡るのだろうかという点が心配になります。

その二点、宜しければご教示頂ければ幸いです。

回答No.2

nobugs

礼状を出すのであれば、市長宛に出す方がいいでしょう。
高校生ですから、あまり形式に捉われず、素直に書いた方が好感が持てます。

○○市市長　×野○雄様

私（僕）は現在○○高校に通う者ですが、このたび、○○に関するレポートで、調査のため市に電話をしたところ、○○課××調整担当△△様、並びに××課課長△○様から・・・（以降はこの質問での経緯を書く）
その結果、県大会へ出場する事が出来き、大変感謝に耐えません。
手紙で失礼とは思いますが、御礼とさせていただきます。

住所　○×県×△市
氏名　ik-cjm

質問の文章もしっかりしているので、自分の思った事を詳しく書いていけば大丈夫です。