社員の住所録管理

質問

勤務する会社の総務担当です。
会社のファイルサーバの中に社員の住所録が保管されており、社員は誰でも見られるようになっています。
これって、個人情報管理としては問題ありでしょうか。もちろん、委託しているシステム管理会社で情報が外部には漏れないようにセキュリティは管理されています。そもそも社員の誰もが見られるようになっていることはあまりよくないことでしょうか。３０名ほどの中小企業ですが・・・。ただ、例えば総務などで管理するということになれば、社員同士で気軽に年賀状を出し合うなんてことはやりにくくなります。
他社さんはどうされているでしょうか。

回答No.2

yamaayamaa · ベストアンサー

貴社がどういう職種の企業かわかりませんが、自社の社員住所録といえどもおっしゃるような方法で管理されているとしたら大いに問題があるように思います。
もし退職者がいたら住所録すべてを持って退職することも可能では？外部に漏れる恐れが十分にあります。（疑うようで申し訳ありませんがすが内部の人だってわかりません）
自分の会社は数年前「財団法人日本情報処理開発協会」のプライバシーマークを取得しました。担当者によると全体的に審査は厳しいようです。（とくに住所録・名簿の類の管理）
いまではあちこちでこのマークのあるWEBページが見られます。
どこの企業も個人情報の管理は重大な関心事という流れであることは間違いないようです。

参考URL：

http://privacymark.jp/

お礼

ご回答ありがとうございます。
＞もし退職者がいたら住所録すべてを持って退職することも可能では？
おっしゃるとおりですね。うちの会社は今年から、入退社時に従業員に機密保持誓約を取り交わす事になりました。
厳重に管理する方向で考えたいと思います。

回答No.3

mitsu-gake

こんにちは。

ご参考までに・・・

当社（７０名規模）では、過去にストーカー行為があった為、住所録については配布しないようになりました。

現在は、サーバ内にＰＷを掛けた上で保管し、
そのＰＷは管理部担当者と直属の上司以外は知りません。

基本的に、他社員の住所を知りたい場合は、当人同士で教えあうようにしてもらっています。

古い社員さんからすると「自分の入社当時を考えたら、こんな風になるとは思わなかったよ」と言っています・・・

お礼

より具体的に回答いただき大変分かりやすくありがとうございます。
＞現在は、サーバ内にＰＷを掛けた上で保管し、そのＰＷは管理部担当者と直属の上司以外は知りません。
■弊社でもアクセス制限しているファイルがあります。この方向で考えます。

＞基本的に、他社員の住所を知りたい場合は、当人同士で教えあうようにしてもらっています。
■そうですね。これが良いでしょうか。

＞古い社員さんからすると「自分の入社当時を考えたら、こんな風になるとは思わなかったよ」と言っています・・・
■私も今いる会社は結構古いので、気持ちはわかります。

大変参考になりました。

回答No.1

error123

> 会社のファイルサーバの中に社員の住所録が保管されており、社員は誰でも見られるようになっています。
> これって、個人情報管理としては問題ありでしょうか。

こんばんは。もと人事部です。
個人情報保護法の規定から言えば貴社は対象外だと思います。（データベース5000件規定）
しかし従業員とはいえ、プライバシーは尊重されるべきです。もし社内でストーカー的行為があり、住所の入手先が会社のサーバーだとわかったらあなたの立場はどうなりますか？
そこのところを良くお考え下さいませ。

お礼

早々にご回答いただきありがとうございます。
確かにそうなんです。小さな会社ですので、そんなことはないだろうという考えは甘いですよね。
どんな環境だろうと、原則社内にも公開はしないということでしょうね。