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役員の緊急時の対応の聞き出し方について

2019/07/29 22:41

新米の役員秘書です。社長含め役員3名の秘書を務めているのですがケガ・病気の際の緊急マニュアルを作るのにそれぞれの情報を聞き出したいと思っています。新米な上、経営陣が一新されたばかり、そして私は新設された秘書という立場で、どのように聞き出せば良いか悩んでいます。社長はプライベートなことを公開するのが恐らくあまりお気に召さないタイプだと思われ、ストレートに聞き出せません。どなたかアドバイスをください。上手く聞き出す方法を教えてください。

131924153215
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社会・職場
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専門家の回答 ( 1 )

専門家
榎本邦彦（@NISHISHINJUKU）婚活相談カウンセラー

2019/07/30 12:44 回答No.3

131924153215様 ★回答者(婚活、人間関係、専門家）の「NISHISHINJUKU」と申します。経験を活かし専門家としての立場で客観的に回答させて頂きます。 ❶＜役員の緊急時の対応の聞き出し方について＞・・・とのこと A）上記、自己紹介申し上げた通り、自らの経験を思い出し、今も昔も変わらない基本的な重要事項のみ回答申し上げます・ ✚・・が会社や企業によって詳細は違う事と存じますので、その辺の詳細は貴女が応用問題として解釈下さい。 ❷＜先ずは貴女の自称「新米の役員秘書」として＞・・・ A）そもそも、貴女の仕事、役務、責任は何であるか？を再認識する事から復習しましょう。 ✚書かれた通り、貴女は「社長含め役員3名の秘書を務めているのですがケガ・病気の際の緊急マニュアルを作るのにそれぞれの情報を聞き出したい」・・・という事が仕事の目的と言う事で間違い有りませんか？＊そうであれば、シンプルに考えて下記に挙げる事を必然的に貴女は3名に対して正確に把握出来なければなりません・・ ❸＜普通は、貴女がマニュアル作成などと言わなくても＞・・・ A）会社の既成マニュアルが有る筈だと思われますが、何も無いという事でしょうか？　 ✚何も無いから貴女自身で作成する・・という前提で質問されているなら、私だったら経験上、下記の通りにします・（有る筈だとも思って回答してます・再確認されることをお願いします。） ❹＜本当に貴女が独自でマニュアル作成をするように指示された＞・・・と言うなら A）貴女が、必ず秘書として知っていなければならない情報は最低でも下記の通りです。（１）役員3名の、住所、電話番号、携帯番号、メールアドレス（２）加えて、緊急時にのみ必要な（本人が連絡取れない様な場合に備えて）の緊急時の「代理人」の氏名、住所、連絡先、等々個人情報（３）緊急時に於ける事実を社内の誰に、優先的に伝達すべきか？（４）誰に、伝えなければならないか？　または誰にも伝言してはイケないか？（５）同時に貴女自身の緊急連絡先として個人（または会社の支給した）携帯番号を3名には必ず、名前をフルネームで登録してもらう事です。ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー ★以上は事前に登録~回答頂く事が可能な最重要マニュアルですので、貴女が形式を（会社側に相談し）例えば紙に記入し、提出頂くとか、社内メールが有るなら、それが相応しいか？とか役員に聞いてから決定して、3名の方に完全に記入した頂いて貰って下さい。 ◎◎・・引き続いて「緊急事態が発生後」に連絡すべきマニュアルとして・・（６）緊急時の実態の把握、何が起きたか？どの程度か？を聞き出すマニュアル（７）いつ、出社出来る可能性があるか？　病名、ケガ内容は何か？（８）何をどうすべきか？特別な指示が有るか？　詳しく指示頂く事。ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー ★以上は「緊急事態が発生後」に連絡すべきマニュアルですから、「どういう方法でも」必ず連絡が取れるようになさって下さい。本人が連絡出来ない場合は、代理人にも貴女から連絡が行く事を必ず伝えて貰っておいて下さい。 💚以上が、先ずは基本中の基本だけ回答申し上げました。応用問題は会社の指示や都合に従って調整下さい。 ★ちなみに「ダリア」の花をテーマ写真にしている理由は、同じダリアでも、これだけ種類がある様に人間も無限な「10人10色」を象徴してます。（PS） ★たまたま、今の瞬間に於いては、私は専門家回答者ランキングTOP（下記URL参照）におります・・・少しでも参考になれば、「お礼コメント」と「ありがとう」をクリック頂ければ励みになりますので、追加質問等があれば、ご遠慮なくお願いします。