紙書類の分類について

質問

紙の書類の分類に悩まされます。
食品のように情報の書いてある紙にもなんらかの
すててもいい期限はあるとはおもうのですが、
見極めがなかなかできなくて・・・。
紙の書類の効率のよい分類方法と期限の付け方を教えてください。
分類はどのくらい細かくしたらよいのでしょうか？
最近、グループごとにまとめるのが一番整理しやすくて、
小物や雑貨、衣類などはかごで分けています。
効率のよい分け方を模索しています。
分類アイテムのオススメで100均のものでよいものがあったら
教えてほしいです。
また、その他100均ではないけれど、これはいいよっていうグッズがあればよろしくお願いいたします。

回答No.3

noname#252332

紙をスキャンした結果の容量とのことですが、私の場合グレースケールまたはカラーでスキャンした昨年の領収書は309枚で83MBでした。小さなノートパソコンの空き領域の半分である100GBに1200年分38万枚の領収書が保存できることになります。これを紙で保管すると積み重ねた厚さ3.3m分になります。もっとも消えたら困るのでバックアップは必要になります。私は一日一回自動で外付けハードディスクにバックアップされる仕掛けです。サンプルは平均的なサイズの188kBで、
181215 旅費交通費 駐車場代 400.jpg
というファイル名を付けているので、181215でも旅費交通費でも駐車場代でも検索できます。また領収書はすべてこの形式のファイル名なので、このままファイル名リストのテキストファイルを作って一年分の領収書を、日付、科目、詳細、金額とEXCELに読み込むことができます。ご参考まで。

回答No.2

terepoisi

紙媒体のどういうモノを分類したいのでしょうか？
仕分けや保管期限のルールはご自身で都合の良いように決めていいと思います。
取説などはWebサイトで閲覧できますし、スキャンして電子媒体で保存すると省スペースかつ検索機能も使えますが、電源が落ちたらアウトです。ビジネスならなるほど効率的でしょうけど家庭の主婦でこういうやり方をしている人に会ったことがありません。家族の誰もがすぐに使えるという点で紙媒体のメリットはそれなりにあると思います。

私はいつでも見られるよう、洗濯機やトイレの取説はその場に置いています。
ストーブなど季節用品は本体と一緒に保管です。
その他は家電、家具、台所用品など大まかに分けてファイルケースに。
家計（申告・保険）に関する書類、住宅や設備の図面・書類、自動車関連、
通信関連、手紙など交際関係というふうにファイルして、年に1回はチェックします。
確定申告に必要なものは5年保管が義務付けられていますから
支出関連は確定申告後に整理しています。
家の修繕費などは来歴がわかるよう図面と見積書も保管しています。

説明がヘタですみませんが、日々溜まるDMや新聞紙は「賞味期限が過ぎたら捨てる」です。有効期限まで出したまま置いておく場所を決めておいて、それを過ぎたらストック場所へ移動して仕分け、資源回収に出します。

お礼

とりいれたいと思います。
ありがとうございます。

回答No.1

noname#252332

なにしろ紙は捨てるのが一番です。まず手にした紙をすべてスキャンして決まったフォルダに入れます。いつでも簡単にスキャンできる準備をしないと面倒になって破綻してしまいます。暇な時に、スキャンフォルダに貯まった文書の内容を見て、キーとなるファイル名を付け保存用のフォルダに移動します。データを分類して保存すべきでないのは、一つのデータに複数の検査キーが必要だからです。紙を保存すると物理的に一つの分類しか出来ず、これが紙は要らないという理由です。昔ならデータ管理のアプリが必要でしたが今ではフォルダ名にスペースを開けて検索キーを並べるだけで検索にも困りません。規則的なファイル名を付ければ、ファイル名のリストのテキストファイルを作りEXCELに読み込んでそのまま処理できます。領収書ならば、
日付 科目 内容 金額.jpg
などとスペースで区切ったファイル名を付ければ3月にそのままリストを作りＥＸCELで処理できます。紙は残したければ残してもいいでしょう。使いませんが。

お礼

スキャンには興味があり、スキャナー購入して、読み取ったらどんどん捨てるかな～とか考えてますが、今度はパソコンがぱんぱになるんじやないかって考えてしまって。
そんなことにはならないですか？