管理文書

質問

客先との取り交わし文書で使用する検印ですが、以前は、ワードで作成した文書をプリントアウトして日付印を捺印して客先へ提出していました、今後は、電子印鑑を使用したいと考えます、
その場合、品質マニュアル又は規定要領書に電子印鑑に関する記述
が必要でしょうか、ご教示下さい。

回答No.1

noname#230359

ご参考にして頂ければ幸いです。
客先様との間で電子文書での契約文書取り交わしがＯＫであれば
上位標準となる文書管理規定で電子日付印付きの文書も有効とする旨の
標準改定を行い、それに関連する標準改定の教育記録等を揃えておけば
改定日以降、電子日付印の文書及び記録を保管していけば問題ないと
思います。

私もプリントアウトしてから日付印を押す作業に時間を取られていた
経験がありましたので、記載させて頂きました。

ご回答遅れましてすいませんでした。
内容的には、電子印も文書及び記録の日付に使用可とする旨を各部署の
文書管理担当者向けに、出来れば改定した標準を教育記録の添付として
確認してもらい、教育記録に署名して頂くと良いのではと思います。

お礼

ご回答有り難うございます。
参考にさせていただきます、出来れば、教育の内容をご教示いただければ幸いです。