仕事を早くするコツ

質問

企画職、主にPCでデータ分析や資料作成が主業務です。
仕事のスピード・生産性を上げたいと考えているのですが、何に取り組めばいいか分かりません。
PCのショートカットキーをマスターする、辞書登録機能を使いこなすなどの他に何か方法論があれば教えてください。

回答No.11

ithi

nfukushima1983 さん、こんばんは。

PCで起きる現象のほとんどを自分で解決できるようにすることでしょうか？例えばトラブルとかですね。

回答No.10

nopne

まばらにお礼文付けるのって失礼ですね。
味方を付けること（≒知らないうちに敵を作る）に関しては下手そうな気がします。
フォローがあると助かりますし。

回答No.9

bakudanmentai

自分用雛形を作っておき、それをいつもベースとして使うと早くなります。

回答No.8

Fancyning

まずは、計画を立てることと思う。毎日することを重要性や緊急程度により、対応計画を作る。合理的に自分の時間を利用する。
次で、コンピューターなどの技術や能力を上げる。オフィスソフトのショートカットキーなどがオンラインで使い方が多く掲載されている、週末にちょっと時間かかって勉強する。以下はマイクロソフトの完全なショートカット キーの一覧で、ご参考してください。
https://www.microsoft.com/ja-jp/enable/products/keyboard/default.aspx?navIndex=4
そして、効果的なツールを使う。データ分析には、テンプレートがあれば、助けになると思う。あるソフトはおすすめ。https://www.edrawsoft.com/jp/edraw-max.php　Edraw Maxという作図ソフト。そのうちにデータ分析、インフォグラフィックに関してさまざまなテンプレートも含まれて、ご要望のものが見つけるかもしれない。ありあわせのテンプレートを使うのは時間を節約できる。
最後に、まじめに仕事をする。できれば一回で仕事を見事に完成する。
以上は、私自分の仕事経験であり、ご参考していただきます。
もし、余計なものがあったら、すみません。

回答No.7

noname#231195

#6です。

書き忘れたことがあるので再度お邪魔します。

もう一つフリーソフトを活用することがあります。
大概、自分で持ってきたソフトを会社のパソコンにインストールできないようになっていますが、ポータブルと呼ばれるインストール不要の物があります。
ファイアフォックスにもポータブル版ありますよ。

以下のような種類のソフトはあるいは便利かもしれません。
<ファイルマネージャー>
ウィンドウズにはエクスプローラー(IEではない)が標準でついていますが、これは一つのウィンドウに一つのフォルダーの中身しか表示されないです。他のファイルマネージャーの中にはウィインドウを2つとか4つとかに分割して、同時に複数の場所の中身を見ることができる物があります。
TotalCommanderなんかは有名な方かな？前の会社では標準ソフトになっていいました。ただTotalCommanderは今はシェアウェアになっています。以前はフリーだったように覚えているのですが。

<スクリーンキャプチャー>
私の場合、写真や図面を書類に張り付けることが多いので、こういうのは重宝しています。
以前は、ウィンドウズの標準ではスクリーンをキャプチャーするにはPrint Screen のボタンを押すしかなかったんです。
わざわざ全画面(あるいはアクティブなウィンドウ)のコピーを取って、必要な部分をわざわざ切り抜くのはわりと面倒です。ですから、最初からコピーしたい部分を選んでキャプチャーするソフトがあります。キャプチャーした後、編集できる機能も大概ついています。例えば余計な部分を塗りつぶすとかね。
ウィンドウズも7から、Snipping Toolがついていて、部分的に切り抜きができます。これはキャプチャーした後にフリーハンドで書き込みができるので便利です。Eメールに画像を添付するとき、特に注目してもらいたいところを丸で囲むとか、「↓ココ」とか書くというように使っている人も多いですよ。

<PDFリーダー>
アクロバットリーダーって遅く感じないですか?いろいろな種類のPDFリーダーがあって、中には早さを売り物にしている物もありますし、有名どころは少なくともアクロバットリーダーより早いような気がします。

<親指シフト>
日本語入力なら、親指シフトが断然早いと思うんですが・・・・あんまり普及してないですね。なんでだろう？

少なくとも私の勤めてきた会社で、この種の実行ファイルや圧縮ファイルをダウンロードできるところはなかったです。ですから、家でダウンロードして会社のパソコンにコピーしています。
まぁ、セキュリティーにうるさい会社だと、そもそもUSBメモリをパソコンにさせないとかあるかもしれませんけど、IT部門の顔色をうかがいながら試してみてください。

でも厳しく禁止されると、ほんと、仕事の能率にすごく影響あるんで私は困ります。

回答No.6

noname#231195

両手作業。

これ、製造ラインなんかじゃ当然の手法なんですが、同じ工場に勤めていてもオフィス勤務の人はそういう手法を考えようとしないんですよね。
極端な話、両手作業を計画して作業員に指導している当の製造技術エンジニアが、自分のオフィスの作業でそれを実践していないとかいうことが普通にあります。

PCで両手作業するとすると、こんなことが考えられます。つまり、左手にテンキーを持つことです。
キーボードのテンキーは右にあるから、例えばエクセルの上で、右手でマウスを使ってセルを選んで、右手でテンキーを打って数字を入力することのが普通かもしれません。
でも、左手でテンキーうつんですよ。キーボードを左手に持ってもいいし、私がお勧めするのはUSBで接続するテンキーが売っていますから、それを使うんです。
大概テンキーにはバックスペースがついていますから、かなりの場面で削除も左手でできるわけです。

両手作業の他のことと言えば、タッチタイピングは当然ですよね。
そのほかのことをご質問されているのだとは理解していますが。

ハード関係でいえば、5ボタンのマウスを使うものいいと思います。
つまり、右クリック、左クリック、スクロールホイールの他に2つボタンがついているマウスです。
4つ目と5つ目をコピーとペーストに割り当てれば、マウスから手を離さずに片手でコピー&ペーストができます。サンドイッチを食べながらかなりのPCの作業が可能(^_^;)

もう一つのハード関係でいえば、デュアルモニター。つまりモニターを2つつなげるのです。
CAD使っている人なんかは普通に2つ使ったりしていますが、いろいろな書類を同時に開いて作業するような場合、普通のOA作業でもとても有効です。
ただ、モニターは自分で買ってくるというには高いし、自分で買ったとしても「その2つ目どこから手に入れたの？」とか聞かれるとウザいので、ちょっと実現にはハードル高いかもしれないです。

お礼

ありがとうございます！
ちょっとチャレンジですが、是非試してみたいと思えるものばかりでした！
なるほど…

回答No.5

kaitara1

すべてを丁寧にやることでは。

回答No.4

返信は補足が多め（@happine）

ブラインドタッチ出来て、入力のスピードは速いですか？
もし遅いなら、ブラインドタッチをマスターして、速度を速くする練習をしてください。
毎日１０分の練習を数か月すると、速くなっています。
とんちんかんな回答でしたら、すみません。

回答No.3

skp026

・クリップボードユーティリティ
クリップボードを拡張するユーティリティは、
それほど難しくなく利用できると思います。
http://www.vector.co.jp/soft/dl/winnt/util/se512783.html
業務で使う定型文が複数あるなら、
検討すると良いです。
履歴機能もあります。

・マウスやキーボード操作の記録と再生。
http://www.vector.co.jp/soft/winnt/util/se115105.html
ちょっと難しいですが、使いこなせれば、
効率アップは期待できます。
データ分析なら使うツールが決まっていたりして、
操作も定型な部分があるかもしれないですよね？
そういったところを自動化するのに役立ちます。
最初は期待どおりの結果になるか、
何度もチェックが必要です。
ご利用は慎重に。

・ご自身の作業行程の見直し。
例えば、なにか待ち時間があるなら、
それを解消するか、その間に別の作業します。
他の人の作業に依存するところがあるなら、
その作業を請け負うことで、
かえって効率アップすることもあったりします。

・作成したものがどのように使われているか確認。
必要でなくなっているものもあったりしますので、
それらの見直しです。
ただし、これは目的が効率アップだけではないです。
作業が増えたとしても、よりよいデータ分析や、
喜ばれる資料につながります。

・同僚と食事。
ランチでOKです。
チーム単位でも良いし、なんらか連携したことがある人、
そんな感じであつまり、週１くらいなどの頻度です。
コミュニケーションは効率に影響します。

参考にならなかったり、余計なものがあったら、ごめんなさい。

お礼

ツールのことから、そもそもの仕事のスタンスの部分まで、確かに！と思えるお話ありがとうございました！

回答No.2

kimamaoyaji

統計学におけるデータの標準化　EXCEL　STANDARDIZE関数
統計的データーから顧客の嗜好が理解できるので，無駄な企画，開発がいらなくなる