NPO法人の議事録署名について

質問

NPO法人の総会において議事録署名人に指名されました。
総会中メモをとり、総会終了後に正式に文章にして提出しようとしていたところ、理事長にそのメモを提出するよう言われ、自分でまとめるので文章にまとめる必要はないと言われました。
その後、議事録綴りのファイルを見ると、理事長の字で私の署名と印鑑が押印されているのを見つけました。

このような方法は適切なのでしょうか？またどこに相談するのが良いのでしょうか？

回答No.3

yumeiroyamaneko

適切とはいえないように思います。

議事録の作成に関しては，本来であれば総会を開催した運営側に一任し，
その運営側の責任において作成をさせればいいところではありますが，
それを完全にまかせきりにしてしまうと，
運営側に都合のいいように作成されてしまうおそれがあります。
そこで総会において出席者の中から任意に議事録署名人を選出し，
その議事録署名人に議事の内容が正しく議事録に記載されていることを確認させ，
その議事録に署名させることで議事録の真正を担保させるのが，
議事録署名人の制度の目的となっています。

なので議事録署名人は，署名を求められた議事録の中身を確認し，
それに誤りがなければそこに署名すれば足りるのであって，
議事録署名人がその確認用に議事の内容をメモするのは自由ですが，
それを提出させて議事録を作成するなんていうのは
本来的には誤った議事録の作成方法ではないかと思われます。
それに，たとえ議事録署名人のメモどおりに議事録を作成したとしても，
勝手に他人の名前を騙って署名するなどというのは，
制度の趣旨を無視したありえない行為といえるでしょう。

また，勝手に他人の名前で文書を作成したことになりますので，
作成者が私文書偽造に問われる可能性も否定できません。

そしてもしもその議事録の内容が問題になった場合，
そのような議事録が作成されていることを知りつつ
議事録署名人がそれを漫然放置していた場合には，
議事録署名人が責任を問われる可能性もありえるように思われます。

ＮＰＯ法人は県（政令指定都市においては市）が所轄庁になっているので，
相談するならそこにすることになるかと思われますが，
その前に，理事長がその行いを改めてくれるのであれば，
そこまですることもないようにも思われます。

まずは改善を要求してみることが必要かなと思います。

回答No.2

noname#221843

「その後、議事録綴りのファイルを見ると、理事長の字で私の署名と印鑑が押印されているのを見つけました。」ということは、文書偽造罪に該当するので、警察に被害届を出すか警察か検察庁に告発状を出せるでしょう。

回答No.1

tk-kubota

その議事録を原本として、例えば、登記するようなときには、法定記載要件がありますから、
それに従う必要がありますが、内部だけの議事録ならばかまわないです。
議事録の要旨は、4H1Wです。
相談は都道府県です。