マンション管理組合 議事録の分割作成または抜粋作成について

質問

前質問を削除し、タイトル・分類を変更し、再質問させていただきます。
管理組合法人化しております、組合登記令では　変更事由(主として総会)が生じてから２週間以内に変更登記申請するよう義務付けられています(登記理事の変更等)。
しかしながら実態としては、数ヶ月要しているのが実状です。
また、変更登記の際　代表印として法人印を　代表者名で
法務局へ登録しています。
今回の相談は、総会で前理事が退任・新理事が選任され、その権限が
委譲された場合において、新理事(代表者)が変更登記する間の期間に
届出等の法律行為が発生した場合の
対処についてお願いします。
(1)基本的には、特例を除き　前理事(長)が署名・捺印することは
　　できないと考えられます。
(2)新旧理事長間で、変更登記が完了するまで、または印鑑登録の
　　変更手続き完了まで代表印の押印による問題発生も懸念されます。
　　契約・届出当事者間で了解されいれば問題ないと思いますが。
(3)したがって、一般の企業法人は、議決内容を記した議事録を予め
　　作成しておき、決議終了を待って、即日申請するような如き
　　対応をとって<このような空白を防いでいるようです。
(4)管理組合法人総会議事録は、区分所有法他、組合登記令等の
　　いろいろな規制要件を満たす必要があります。
　　特に区分所有法では、「議事の経過の要領」の記載を
　　求められており、上記(3)の対応が困難です。
(5)議事録を区分所有法対応と組合登記令対応と２種類作ることは、
　場合によっては原本不実記載その他虚偽記載誘発による
　適正な表現ではありませんが二重帳簿とみなせなくもありません。

以上については、組合員役員で頭を使い如何にしたら議事録を
早く完成できるかの努力に尽きることですが、１年交代の理事会では
なかなか理解いただけないのが現状です。

以下ご質問です。
(Q1)法人印と理事長印と印鑑を２個作り使い分けることの適否。
(Q2)議事録の分割という手法があるか否か。
　　　つまり、変更登記要件を満たす議事録を最初に作成し、
　　　残りの区分所有法の要件を満たす残りの部分の議事録を
　　　別に作成する方法。
→　この方法が可能であれば、その記載例を示すホームページ等
　　ご紹介ください。
(Q3)議事録の抜粋(変更登記要件部分のみ)という手法があるか否か。
→　この方法が可能であれば、その記載例を示すホームページ等
　　ご紹介ください。
(Q4)　(Q2) と(Q3)は、２つの議事録の同一性を
　　それぞれの議事録にどのように具体的に表現すればよいか
　　具体例が知りたいという意味です。
　　ご意見でも結構です、お知らせいただければと思います。

回答No.4

golf42 · ベストアンサー

No.1です。

「抄本あるいは抜粋といった表現は、登記用議事録に付記しておくのでしょうか。」

してはなりません。法務局はまさに「しかるべき機関」ですから。

登記用議事録には監査報告と決算承認の決議・役員変更承認の決議だけを記載してあらかじめ作成しておき、総会の終了直後に署名捺印をしてもらい、それ以外の議案については、通常の議事録の要領で記載すればよろしいかと存じます。

いずれにしても、このような公の場では、このような本音の話はあまりすべきではないかと存じます。あくまでも建前上は議事録は1つですから・・。しかし、現実は、99％の管理組合法人で議事録は2つあります。それをどうお考えになるかは、質問者の方の自由かと存じますが、建前ばかりを貫くと、問題が生じるだけであることも、質問者の方ご自身が一番ご存知かと存じます。

お礼

アドバイス有難うございます
機微なる相談に当方の胸のうちを推し量りいただき、
お答えいただいたことに感謝申し上げます。
ご示唆いただいた方法で今後の事務手続きが
円滑になされると思います。
今後、質問の内容には配慮するよう心がける
所存です。
本当に有難うございます。

回答No.3

golf42

No.1です。

書式例は法務局にも置いていますし、登記相談をすれば、該当箇所のコピーもとってくれると思います。

また、議事録を2つ作ることですが、「しかるべき機関」の担当者なら、好ましくないと答えます。私も、その立場なら、そう答えざるをえません。しかし、おそらく、99％の管理組合法人では、登記用と保存用の議事録を作成しているかと存じます。登記用議事録はあくまでも抄録ということですから、特に、総会などで作成の決議を経る必要はありませんし、むしろ、そのような議案を提出することは混乱を招くだけです。

補足

現実に即したアドバイスを有難うございます。
期待していたご回答です。
抄本あるいは抜粋といった表現は、登記用議事録に
付記しておくのでしょうか。
それとも、あえて抄本と申告する必要はないのでしょうか。
基本的には、登記要件のみを確認し、また管理組合法人の(通常)総会の議事録として体裁を整えているかを確認するといわれており、
決算報告、貸借対照表、監査報告も決議されているかも
上記を判断するための記載要件(通常総会の場合)としていると
説明を受けました。
(当方の判断)
総会に上程した　全議案につき　決議結果、経過を記した
議事録(抄本)を予め作成しておき、この議事録を登記用議事録とし、
区分所有法で要求している「経過の要領(質疑応答等)」を
記載した「保管用議事録(閲覧用)」とする　　という風に理解しました。
これでよろしいでしょうか。
ちなみに
「しかるべき機関」には、上記の説明をしても、好ましくないとの
回答でした。行政執行を簡素化・円滑な処理するための慣例なのでしょうか。
ご貴殿にご迷惑のかからない範囲でよろしくお願いします。

回答No.2

akak71

管理組合の書式集(書籍)が市販されています。
それを参考にすると良いと思います。

お礼

アドバイスありがとうございました。
おかげさまで本件　解決いたしました。
お礼申し上げます。

補足

お礼が遅れすみません。
虎ノ門・霞ヶ関に、たぶん農水省近辺に
官庁関係への申請書様式等を販売する書店があったように
記憶しています。
なにぶんにも　１０年前の記憶です。
地方の大所の書店で探しましたが取り扱っていませんでした。
ここで、書籍名等をお知らせいただくのはルール上
無理と思いますが何かヒントめいたアドバイスを
いただけたら幸いです。見つからない場合、だめもとで
国土交通省(1F相談部門)へいってみるのもひとつと思っています。
後は売店で探す　ぐらいしか思い当たりません。
アドバイス有難うございます。

回答No.1

golf42

(Q1)法人実印と法人認印の使い分けなら問題ないですが、ご質問の趣旨での使い分けは好ましくありません。

(Q2)は不可です。

(Q3)は可能です。下記の株式会社の書式に準じて作成してください。
要は、役員変更の事実が証明できればいいので適当な書式で大丈夫です。
http://www.moj.go.jp/ONLINE/COMMERCE/k11-1-04.pdf

(Q4)ですが、登記用の議事録と保存用の議事録を別々に作成します。この方法がむしろ一般的だと思います。

そもそも、総会から変更登記まで数か月もかかるというのが分かりません。手際よくすれば2日でできますよ？

補足

アドバイス有難うございます。
お礼が遅くなり申し訳ありません。
参考事例有難うございます。
本件、当局にも対応方法等相談していますが、
具体例についてはなかなかご提示しただけないのが現状です。
自分にはもっとものことと承知させています。
書籍としては、法人登記書式・・なる　ものの存在は
知っていますが高価なため手が出ません。
事例の調査目的のため購入等の理由付けも難しいです。
国会図書館で本書を調べることが小生に残された最後の
方法かも知れません。
ご指摘の通り、小生が一人で行えばできるかも知れません。
ご指摘の点は、恥ずかしく思っております。
しかしながら、管理組合の役員会は素人集団です。
独善・先行の印象を防ぐため　各担当者のご都合を優先しているのが
現状です。
過去、本件・申請に関するマニュアル(案)等理事会に提示していますが
ご理解いただいていないのが現状です。

"登記用の議事録と保存用の議事録を別々に作成します。この方法がむしろ一般的だと思います。"
本件は、しかるべき機関に相談しましたが、「二重帳簿」的要素を
含むため、好ましくないと　指摘を受けました。

この場合、総会で　「登記用の議事録と保存用の議事録を別々に作成する」旨　議案書で提案し賛否をとっておけば万全と考えればよろしいのでしょうか。
アドバイス　できましたらお願いします。