インパクトのあるビジネスメールを送りたい

質問

ある継続手続書類をペーパーで郵送していたのですが、2014年よりインターネットのサイトから手続を行えるようになったため、ペーパーは送付しない旨メール配信したのですが、『書類が届かない』という問合せがきてしまいます。
メールは必ず見ているのですが、メルマガ的にとられているのか、インパクトが無いのか、記憶に残らないのです。

メールの文面には、黒赤青の３色のみ使用し、本当に重要な箇所にのみ赤と青の字体にしています。
フォントも変えていて、文章の途中の単語のみ大きくしたり。

相手のPCの状態により、文中に画像を入れ込むとセキュリティがかかってしまって見れなくなったりしまうので、フォントと文面で勝負しないといけません。

題名も含め、素敵なご提案をお待ちしております。

ちなみに、題名は
『○○のお知らせ　手続方法が変わります！』
としています。

よろしくお願いいたします。

回答No.1

noname#224282 · ベストアンサー

そもそもメールが届いてない、見てない、ゴミ箱直行という方も相当数おられるはずなので、一方的に書類の送付を止めてしまうのはリスクありませんか？（商売ならば）
インターネットによる更新はプラスしても、従来型の郵送をいきなり止めるのはまずいですよね。

移行期間をおいて、まだインターネットで更新していない人に繰り返し送るしかありません。それもメールだけではなく最終的には郵送で通知するべきでしょう。

なお、更新してもらってももらわなくてもどっちでもよい商売？（仕事）ならば、書類は郵送せずインターネットによる手続き説明だけを郵送して終わりでもいいです。でもメールだけでの促しは、そもそも「見てない」んだから工夫しても全数カバーは不可能でしょうね。

テキストメール設定にしてる人も多いのでフォントや色付けはあまり効果無いでしょう。

お礼

ありがとうございます。
移行期間を設けるべきでした。
メール設定はグループ会社なので私の会社と同じなのは知った上での文章作成をしておりますので、大丈夫かと。
敢えて個人的に変更していなければ・・・の話ですが。
確かに一斉配信だと見ないんですよね。それも分かった上での切り替えを試みているのですが。
次月の方針について再度検討していきます。

回答No.3

STICKY2006

こんちは。

移行期間を設けるべきでしょ。
ある日突然「やーめた」はリスク高すぎるかと。

>>メールの文面には、黒赤青の３色のみ使用し、本当に重要な箇所にのみ赤と青の字体にしています。
>>フォントも変えていて、文章の途中の単語のみ大きくしたり。

「ビジネス」で言うとしたら、「HTMLメール」は嫌われますよ？

「会社」に属している人だとしたら、メーラーの設定で、「テキストメールで受け取る」ように設定されていたり、
そもそも、「HTMLメールは受け取らない」とまで、セキュリティを徹底しているところすらあります。

>>フォントと文面で勝負しないといけません。

「勝負」って、継続手続きに関する案内でしょ。。。？

気付いてもらえるよう、目にとめてもらえるよう、勝負！って意味だとしたら、何かズレてる気が。

「確実に連絡取れるよう、伝わるよう」な方法を取るべきかと。。。

素人がテキトーに簡単に考える内容だとしたら、ともかくまずは今までどおり書類。
書類と同封して、Web化の案内出して、そっちに誘導。

後は、どうせ、Web側から、登録者は把握できるんだろうから、未移行の方に書面で案内出し続けるなり、なんなり。

広告メールじゃないんですから、気付いてもらえるように！とか、インパクトを！とかは、違う気がしますよ。

回答No.2

ijiigashinu

普通の文章にして下さいな。ビジネスコミュニケーションををコマーシャルか何かとおもってませんか？

＞『○○のお知らせ　手続方法が変わります！』
こんな物送られたきたら、会社なら一日に何百と来るであろう広告メールと思われて見ないで捨てられます。

IDXXXXXX様　契約継続手続きの件について

お互いしか通じ合わない名称での相手を指示して、内容、コレが一番インパクトがあるのです。
何処の誰でも通じる同じタイトルの物なんて、毎日のようにスパムで送られてますよ。